Перекрестные запросы. Макросы

С помощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности).

В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму - заголовками столбцов.

Для преобразования итогового запроса-выборки необходимо перейти в режим его Конструктора и выполнить команду Запрос/Перекрестный.

После этого в бланке запроса строка «Вывод на экран» будет замещена строкой «Перекрестная таблица». В этой строке нужно задать, как будет использовано данное поле в перекрестной таблице: в виде заголовок строк, полей или значений (рисунок 18.1).

Рисунок 18.1 - Вид окна перекрестного запроса

Существует возможность вывести данные в перекрестной таблице без создания в базе данных отдельного запроса. Для этого следует использовать «Мастер сводных данных». В сводной таблице пользователь имеет возможность изменять заголовки строк или столбцов, что позволяет анализировать данные различными способами.

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в первом столбце таблицы, а второй - в верхней строке.

Удобно создавать перекрестную таблицу в интерактивном режиме с помощью мастера «Перекрестный запрос». Обращение к Мастеру значительно упрощает процесс создания перекрестной таблицы.

Мастеру необходимо указать исходную таблицу, которая может быть таблицей из базы данных или являться результатом выборки данных из нескольких таблиц. На основе исходной таблицы или запроса Мастер создает итоговую выборку, в которой группирует и сортирует данные по полям, используемым в качестве строки и столбца перекрестной таблицы, а также вычисляет итоговое значение по заданному полю данных.

При создании перекрестной таблицы следует перейти на вкладку «Запросы» и выбрать кнопку «Создать»,а затем в окне диалога выбрать опцию Перекрестный запрос (рисунок 18.1).

Эти действия запустят Мастер создания перекрестной таблицы, который шаг за шагом будет задавать вопросы о параметрах создаваемой таблицы.

На первом шаге Мастер предлагает выбрать исходную таблицу или запрос.

На следующем шаге вам необходимо указать поля, значения которых будут использоваться в качестве заголовков строк. Можно указать от одного до трех полей путем их переноса их переноса из списка Доступные поля в список Выбранные поля.Затем вы переходите в окно диалога определения заголовков столбцов. В качестве заголовка столбцов может использоваться только одно поле.

На предпоследнем шаге создания перекрестной таблицы нужно задать поле, которое будет использоваться в качестве источника данных для итоговых вычислений, и тип итоговых вычислений для каждой пары строка/столбец (рисунок 18.2).

Рисунок 18.2 - Вид окна для определения типа группировки

В этом же окне диалога можно добавить столбец, который будет содержать итоговое значение по каждой строке результирующей таблицы.

На завершающей стадии создании перекрестной таблицы нужно задать ее имя и выбрать опцию просмотра результатов запроса или изменения структуры запроса в окне конструктора запросов.

Для завершения процесса создания необходимо нажать кнопку «Готово», на экране появится построенная перекрестная таблица.

В перекрестной таблице, созданной с помощью Мастера, присутствует дополнительный столбец Итого, в котором отображаются суммарные итоги данных.

Макросы

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Макрос может быть как собственно макросом, состоящим из последовательности макрокоманд, так и группой макросов, т.е. набором связанных макрокоманд имеющих общее имя. В некоторых случаях для решения, должна ли в запущенном макросе выполняться определенная макрокоманда, может применяться условное выражение.

Запуск окна создания макросов осуществляется кнопкой «Создать», в окне диалога «База данных» при выбранной категории «Макросы» внешний вид окна «Макрос» представлен на рисунке 18.3.

Рисунок 18.3 - Окно диалога «Макрос»

В верхней части раскрывшемся окне «Макрос» имеется два столбца: «Макрокоманда» и «Примечание». В столбце «Макрокоманда» осуществляется выбор макроса из раскрывающегося списка, в котором более 50 различных макрокоманд, составляющих базовый набор MS Access. Создаваемый макрос может включать в себя множество макрокоманд, каждая новая команда должна записываться в новой строке.

Заполнение столбца «Примечание» не является обязательным, однако в большинстве случаев его заполнение позволяет быстрее разобраться в действиях макроса, особенно когда в нем множество макрокоманд.

В большинстве случаев макрокоманды имеют аргументы, в этом случае они отображаются в нижней части окна в разделе «Аргументы макрокоманды». В общем случае рекомендуется задавать аргументы макрокоманды в том порядке, в котором они перечислены, поскольку выбор одного аргумента может определять возможные значения следующего аргумента.

В некоторых случаях, при создании сложных макросов может потребоваться ветвление, т.е. использование условий, например, выполнять или не выполнять ту или иную макрокоманду в зависимости от ситуации. В этом случае потребуется добавление нового столбца «Условие» в бланк макрокоманд. Добавить столбец «Условие» можно командой Вид - Условие. Условие можно создать через построитель выражений командой контекстного меню – Построить.

Таблица 18.1 – Макрокоманды MS Access

Продолжение таблицы 18.1