Запросы на выборку

Запросы на выборку позволяют выбрать из одной или нескольких таблиц нужные данные. Можно создавать запросы с помощью мастера запросов или в режиме конструктора.

Создание запроса на выборку с помощью конструктора

1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне «Новый запрос» выберите команду Конструктор и нажмите кнопку OK.

3. В диалоговом окне «Добавление таблицы» перейдите к вкладке, которая включает объекты, содержащие требуемые данные.

4. Для добавления объектов в запрос выделите объект и нажмите кнопку Добавить или дважды щелкните кнопкой мыши на имени объекта. Нажмите кнопку Закрыть.

5. Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, убедитесь, что между собой их соединяет линия. Для Microsoft Access это означает, что данные связаны. Если же связей нет, создайте их (см. определение связей между таблицами).

6. Добавьте поля в запрос, перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса.

7. Внесите в запрос необходимые усовершенствования: определите условие отбора, порядок сортировки, создайте вычисляемые поля (для вычисления суммы, среднего значения, пересчета и других действий с данными).

8. Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов чтобы сохранить запрос. Введите имя и нажмите кнопку OK.

9. Нажмите кнопку Запуск на панели инструментов чтобы выполнить запрос.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно внести изменения в запрос в режиме конструктора. Для этого следует нажать кнопку Вид на панели инструментов.

Окно конструктора запроса

Окно конструктора запроса состоит из двух частей. В верхней панели окна находятся списки полей тех таблиц, которые вы выбрали для данного запроса. Нижняя панель является бланком, в котором вы будете выполнять всю работу по созданию запроса. Каждый столбец бланка может быть полем одной из выбранных таблиц, вычисляемым полем, значение которого вычисляется на основе данных других полей, или итоговым полем, использующим одну из встроенных функций Access.

Бланк запроса имеет несколько строк (табл.):

Таблица

Для одного поля или для нескольких полей можно ввести дополнительные условия отбора. Если выражения находятся в разных ячейках, но в одной строке бланка запроса, то автоматически используется оператор Andдля связи этих условий. Это означает, что будут выведены только те записи, которые отвечают всем условиям отбора одновременно.

Если выражения находятся в разных строках бланка запроса (т.е. используется строка «Или:»), то автоматически используется оператор Or. Это означает, что выведены будут записи, отвечающие любому из условий отбора.

Операторы сравнения

В условии отбора можно использовать операторы сравнения. Рассмотрим основные из них.

Not (не) – отрицание.

And (и) – условия должны выполняться одновременно.

Or (или) – хотя бы одно из условий должно выполняться.

Between (между) – позволяет задать диапазон значений.

Кроме операторов сравнения, описанных выше, в условиях отбора используют и знаки сравнения (>, <, =, <>, >=, <=).

Формы

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Microsoft Access. Формы напоминают бумажные бланки и часто разрабатываются для отображения одной записи исходной таблицы или запроса на экран. В форме могут быть представлены данные из нескольких связанных таблиц.

Можно также создать формы, обеспечивающие различное представление одних и тех же данных (например, в виде колонок или таблицы).

Создание формы с помощью Автоформы

1. В окне базы данных выберите вкладку Таблицы или Запросы.

2. Выберите таблицу или запрос, на основе которых необходимо создать форму, или откройте их в любом режиме.

3. Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите элемент Автоформа.

Создание формы с помощью мастера

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне «Новая форма» выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих исходные данные, на основе которых будет создана форма.

5. Нажмите кнопку OK.

6. Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически.

Для выбора формата формы используйте команду Автоформат меню Формат, находясь в режиме конструктора.

Создание формы с помощью конструктора

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне «Новая форма» выберите пункт Конструктор.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма. Если форма не будет содержать данных (например, если форма будет использоваться как кнопочная для открытия других форм или отчетов или как специальное диалоговое окно), ничего не выбирайте в списке. OK.

5. Добавьте на форму нужные поля и элементы управления.

6. Сохраните форму с помощью кнопки Сохранить на панели инструментов.

Для того чтобы добавить на форму поля исходной таблицы или запроса нужно нажать кнопку Список полей на панели инструментов или выполнить команду Список полей меню Вид. За тем с помощью мыши перенести нужные поля из списка полей на форму.

Основные элементы (разделы) формы

Основными элементами формы являются:

· заголовок формы;

· область данных;

· примечание формы.

В заголовке формы и в примечании формы выводится информация или элементы управления, которые не будут меняться от записи к записи. Чтобы добавить или убрать заголовок и примечание формы выполните команду Заголовок/примечание меню Вид.

Основная информация в форме размещается в области данных. В этот раздел помещают поля исходной таблицы или запроса из списка полей.

Для форм существует три вида отображения данных на экране: в режиме формы, в режиме конструктора и в режиме таблицы. Переключение между режимами осуществляется с помощью кнопки Вид на панели инструментов или с помощью меню Вид.

Основные элементы управления

Чтобы добавить на форму какой-либо элемент управления нужно вывести на экран панель элементов управления с помощью команды Панель элементов управления меню Вид или с помощью кнопки Панель элементов управления на панели инструментов.

К основным элементам управления относятся: надписи, поля, группы, выключатели, переключатели, флажки, поля со списком, списки, кнопки, рисунки, разрывы страниц, линии, прямоугольники, наборы вкладок.

Создание элементов управления

1. Откройте форму в режиме конструктора формы.

2. На панели элементов выберите инструмент создания элемента нужного типа.

3. Выберите в форме или отчете место, в которое помещается верхний левый угол создаваемого элемента управления.

Если нажать и отпустить кнопку мыши, Microsoft Access создает элемент управления стандартного размера. Для того чтобы создать элемент управления другого размера, нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте указатель, пока элемент не достигнет нужных размеров.

Создание вычисляемого элемента управления

1. Откройте форму в режиме конструктора формы.

2. Выберите на панели элементов инструмент для создания элемента управления, который будет использоваться как вычисляемый.

Примечание. Обычно элементом управления, используемым для вывода рассчитанного значения, является поле, но допускается использование любого элемента управления, имеющего свойство Данные (ControlSource).

3. В форме выберите место, в которое следует поместить элемент управления.

4. Выполните одно из следующих действий.

· Для поля допускается ввод выражения прямо в элемент управления.

· Если элемент управления не является полем или, если требуется ввести выражение в поле с помощью построителя выражений, убедитесь, что нужный элемент управления выделен, нажмите кнопку Свойства на панели инструментов или выберите команду Свойства из контекстного меню данного элемента управления, затем введите выражение в ячейку свойства Данные (ControlSource) или нажмите кнопку Построитьна панели инструментов чтобы открыть построитель выражений.