Личная карточка работника

Личная карточка работника - основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

С утверждением Правительством РБ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ведение личных карточек формы N Т-2, обязательно.

Поскольку названные Правила относятся к актам трудового законодательства, неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:

- расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

- включения дополнительных строк (включая свободные);

- включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Личные карточки заполняются на работников на основании приказа о приеме на работу. В соответствии при заполнении карточки используются сведения из документов, предъявляемых работником: паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Личная карточка состоит из 11 разделов.

I. Общие сведения

II. Сведения о воинском учете

III. Прием на работу и переводы на другую работу

IV. Аттестация

V. Повышение квалификации

VI. Профессиональная переподготовка

VII. Награды (поощрения), почетные звания

VIII. Отпуск

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

X. Дополнительные сведения

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, в которые записываются сведения о работнике.

Правила оформления карточек требуют, чтобы заполнялись все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму N Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.