Принципи підготовки фінансової звітності.

Для прийняття економічно обґрунтованих рішень суб'єктам господарської діяльності необхідна інформація про фінансовий стан, результати діяльності та зміни в структурі господарських засобів і їхніх джерел. Зазначені інформаційні потреби зумовлю­ють необхідність складання всіма підприємствами фінансової, статистичної, зовнішньої та внутрішньої періодичної річної звіт­ності. Виходячи з цих умов, раціональна організація бухгалтер­ського обліку, контролю й аналізу в системі управління підпри­ємством, зокрема організація складання звітності, є передумовою вчасного, повного та вичерпного надання інформації користува­чам і, як наслідок, — організації ефективного управління госпо­дарською діяльністю підприємства.

Для одержання зведених показників під час складання звітних форм потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв.

Разом з тим слід звернути увагу на такий складний момент.

Підготовка даних для звітності та сам процес складання звітності - це два самостійних стани.

Кожен з них, у свою чергу, розпадається на декілька підетапів, які можуть бути розглянуті як самостійні процеси-етапи.

Існують значні відмінності в разі підготовки даних та скла­дання звітності поточного характеру (місячного, квартального тощо) і річного. Але оскільки підготовка та складання річного звіту включає всі роботи, які належать до поточної звітності, роз­глядатимемо тільки роботи з організації річного звіту.

У розділі «Організація облікового процесу» була визначена методика одержання підсумкових (узагальнюючих) даних бухгал­терського обліку за будь-який період у формі балансу періоду (табл. 3.16). Баланс періоду є основою складання будь-якої звіт­ності за даними бухгалтерського обліку.

Було визначено, що для складання балансу періоду потрібно спочатку закрити рахунки класів 7—8—9 та визначити фінансо­вий результат, після чого закрити решту рахунків та скласти баланс періоду за формою табл. 3.16. Але оскільки складання різ­них видів звітності (особливо фінансової) потребує підтверджен­ня реальності даних рахунків поточного обліку на основі інвен­таризації, взаємної перевірки зобов'язань, боргових вимог тощо, під час яких часто проводяться коригування даних залишків, ви­значених на рахунках поточного обліку, балансу періоду, тому під час складання звітності за рік доцільно складати баланс періо­ду за формою, поданою в табл. 11.1.

Організація складання пробного балансу вимагає поділу робіт на 2 етапи: оформлення попереднього балансу та уточненого на основі інвентаризації.

Важливим елементом робіт у період підготовки до складання річного звіту є перевірка й уточнення накопичених даних за 11 місяців поточного року.

Процес організації складання звітності здійснюється на основі даних підсумкового обліку балансу періоду, який іноді назива­ють балансовим узагальненням.

Це самостійний об'єкт організації облікового процесу, його можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображають стан та зміни стану гос­подарських фактів — явищ та процесів — і результати виробни­чої та господарської діяльності підприємства за певний період.

Найбільш складним є організація складання фінансового звіту.

Основою організації та технології складання річного фінансо­вого звіту є вимоги законів і нормативні акти, які регламентують обсяг, порядок означених дій, їхню методику та техніку і порядок подання до відповідних органів управління й контролю. Такими документами є Закон про бухгалтерський облік і фінансову звіт­ність в Україні та Положення (стандарти) бухгалтерського обліку.

Ураховуючи тривалість складання річного фінансового звіту, весь комплекс робіт доцільно розчленувати на окремі етапи. Ви­діляють такі етапи робіт: організаційну підготовку (жовтень), річ­ну інвентаризацію (листопад — грудень), складання річного бух­галтерського пробного балансу, фінансових звітних форм, пояс­нювальної записки тощо (січень), заключні роботи (лютий).

Кожний етап складається з окремих видів робіт. Наприклад, на етапі інвентаризації виконують такі роботи: інвентаризацію основних засобів, матеріалів, товарів на складах тощо. Склад ро­біт визначає головний бухгалтер, виходячи з конкретних умов господарства.

Важливим елементом організації робіт зі складання звітності є вибір методу організації. Найбільш придатним є графічний метод табельної форми.

При складанні графіків найбільш оптимальним є послідов­ність виконання робіт з урахуванням установлених строків по­дання звітності, досвіду роботи, рекомендацій.

Для організації складання звітності кожне підприємство повин­но мати загальний табель звітності. Для його складання насампе­ред визначають користувачів підсумкової інформації, установ­люють перелік адресатів і форм звітності, визначаються особи, відповідальні за виконання. Цей табель дає змогу простежити за своєчасністю подання даних у відповідні органи, а також впливає на зміст заключних робіт з організації звітності.

При організації руху носіїв облікової інформації цього етапу робіт необхідно визначити:

• перелік робіт, які треба виконати під час заповнення окре­мих форм звітності;

• взаємозв'язок окремих форм;

• склад осіб, що відповідають за підготовку даних для запов­нення тієї чи іншої форми;

• строки підготовки даних (дні, години);

• спосіб передачі даних виконавцю;

• технічні засоби, які використовуються для підготовки зведе­них даних, тощо.

Організація звітності починається з виявлення складу обліко­вих номенклатур, що мають бути відображені у відповідних під­сумкових носіях інформації. Ці номенклатури являють собою сис­тему показників, що характеризують стан та зміну стану госпо­дарських фактів — явищ і процесів, - а також активів, пасивів затрат, доходів та результатів діяльності.

Важливими факторами виявлення номенклатур звітності с: форма звітності, періодичність цієї звітності, строки її подання, джерела одержання інформації. За даними ознаками номенклату­ру поділяють на такі групи:

1) за характером — на фінансову і внутрішньогосподарську;

2) за змістом — на статистичну, оперативну та бухгалтерську;

3) за періодичністю складання — на поточну і річну. При цьому до періодичної відносять разову, місячну, квартальну, пів­річну та дев'ятимісячну.

Внутрішня звітність формується відповідно до потреб управ­ління, оцінювання діяльності відповідного підрозділу.

Організація зовнішньої звітності залежить від вимог, постав­лених до неї державними органами та контрагентами, тому облі­кові номенклатури зовнішньої звітності регламентовані законо­давчими актами і стандартами бухгалтерського обліку.

На підставі табелів розробляють загальний графік підготовки, складання та подання річного звіту. У графіку передбачають такі підрозділи: загальні питання, інвентаризація, уточнення показни­ків, складання балансу за грудень, окремих форм звітності в січ­ні, підготовку пояснювальної записки, обговорення, здавання, за­ключні роботи. У кожному розділі передбачають відповідні види робіт, які потрібно виконати.

З метою конкретизації загального графіка робіт і складання звітності з окремих видів робіт (інвентаризація, уточнення показ­ників поточного обліку, складання різних форм, пояснювальної записки тощо) оформлюють окремі графіки.

Особлива увага має бути приділена на підприємствах органі­зації зі складання форм фінансової звітності. Це дуже важливий етап організації річного звіту. Для організації цих робіт спочатку вибирають форми, що необхідно скласти відповідно до вимог нор­мативних документів. Складання кожної форми фінансового зві­ту доцільно доручати конкретній особі, яка ознайомлена з ін­структивно-методичними документами, таблицями форм та зміс­том показників у цих формах. Форми заповнюються спочатку простим олівцем. Потім вивіряють взаємозв'язки між ними.

Для складання кожної форми розробляють окрему таблицю. Приклад наведено в табл. 11.4.

Таблиця 11.4