ПЕРЕЛІК ОСІБ, ЯКІ МАЮТЬ ПРАВО ПІДПИСУ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ

Склав___________________________гол. бухгалтер

Згідно П(С)БО 9 «Запаси» оцінку запасів слід розглядати на на­ступних етапах їх руху: при надходженні запасів, при вибутті і на дату складання фінансової звітності (рис. 8.3).

Оприбуткування запасів здійснюється за первісною вартістю, яка складається з наступних елементів:

— суми, що сплачується відповідно до договору постачальнику;

— суми ввізного мита;

— суми непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, що не відшкодовуються підприємству;

— витрати на заготівлю, вантажно-розвантажувальні роботи, транспортування запасів до місця їх використання, включаючи ви­трати на страхування перевезень;

— інші витрати, що безпосередньо пов'язані з придбанням за­пасів і доведенням їх до стану, придатного до використання в за­планованих цілях.

Особливістю оцінки товарів в підприємствах роздрібної торгівлі є можливість їх оприбуткування за цінам продажу. При виборі та­кого виду оцінки при оприбуткуванні товарів нараховується торгі-вельна націнка.

На собівартість запасів, що списані внаслідок їх використання, продажу або списання, впливає обраний підприємством один з ме­тодів оцінки вибуття, визначений п. 16 П(С)БО 9 «Запаси».

За методом ідентифікованої собівартості оцінюються запаси, що не є взаємозамінними; запаси, призначені для конкретних замов­лень, та дорогі запаси. Цей метод застосовується при невеликій но­менклатурі запасів на підприємстві і припускає облік фактичної со­бівартості за кожною конкретною одиницею запасів.

За методом середньозваженої собівартості собівартість розрахо­вується шляхом розподілу загальної вартості всіх запасів (вартість залишку запасів на початок місяця плюс вартість запасів, що на­дійшли за місяць) на кількість одиниць цих запасів. Собівартість запасів, розрахована за методом середньозваженої собівартості, бу­де залежати від покупки запасів за більш високою ціною наприкін­ці місяця. За рахунок питомої ваги дорогих запасів, куплених на­прикінці місяця, у загальній сумі запасів середньозважена ціна одиниці запасів буде вище, а відповідно, собівартість запасів, що вибули, збільшиться.

Метод ФІФО припускає, що на собівартість запасів,_ що вибули, списується вартість перших покупок, а залишок запасів на кінець місяця оцінюється за цінами останніх покупок.

Метод ціни продажів можуть застосовувати підприємства роз­дрібної торгівлі, що мають значну номенклатуру товарів із прибли­зно однаковим рівнем торгової націнки. Собівартість реалізованих товарів визначається як різниця між продажною (роздрібної) варті­стю реалізованих товарів і сумою торгової націнки на ці товари. Торгова націнка при цьому визначається шляхом розрахунку її се­реднього відсотка.

П(С)БО 9 «Запаси» передбачений ще один метод оцінки вибуття запасів — метод нормативних витрат. Він полягає в застосуванні норм витрат на одиницю продукції (робіт, послуг), що встановлю­ються підприємством з урахуванням нормального рівня викорис­тання запасів, праці і виробничих потужностей. Для забезпечення максимального наближення нормативних затрат до фактичних но­рми затрат і ціни повинні регулярно у нормативній базі перевіряти­ся і переглядатися. Оцінка продукції за нормативними затратами коригується до фактичної виробничої собівартості.

У звітності запаси відображуються за балансовою вартістю, тобто за найменшою з двох оцінок: первісною або чистою вартістю реалізації.

Чиста вартість реалізації визначається за кожною одиницею запа­сів шляхом вирахування з очікуваної ціни продажу суми очікуваних витрат на їх реалізацію. Сума, на яку первісна вартість перевищує чисту вартість реалізації, списується на витрати звітного періоду.

Методи обліку транспортно-заготівельних витрат. Транспо­ртно-заготівельні витрати — це витрати на заготівлю запасів, оплату тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування запасів усіма видами транспорту до місця їх ви­користання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспор­тування запасів.

Згідно п. 9 П(С)БО 9 існує два методи розподілу ТЗВ:

— метод прямого розрахунку;

— метод середнього відсотка.

Метод визначення суми ТЗВ шляхом прямого розрахунку пе­редбачає можливість розподілити їх між одиницями запасів, що на­дійшли, відразу. Цей метод застосовується, коли точно можна ви­значити витрати, пов'язані з транспортуванням тих чи інших одиниць запасів у вартісному чи натуральному вираженні.

Метод визначення суми транспортно-заготівельних витрат за середнім відсотком полягає у віднесенні цієї суми на окремий суб­рахунок, тобто загальна сума транспортно-заготівельних витрат відбивається на окремому субрахунку рахунків обліку запасів. Су­ма транспортно-заготівельних витрат, що узагальнюється на окре­мому субрахунку рахунків обліку запасів, щомісяця розподіляється між сумою залишку запасів на кінець звітного місяця і сумою запа­сів, що вибули за звітний місяць.

Сума транспортно-заготівельних витрат, що відноситься до за­пасів, що вибули, визначається як добуток середнього відсотка транспортно-заготівельних витрат і вартості списаних запасів з ві­дображенням її на тих же рахунках обліку, у кореспонденції з яки­ми відображено вибуття цих запасів. Середній відсоток транспорт­но-заготівельних витрат визначається розподілом суми залишків транспортно-заготівельних витрат на початок звітного місяця і транспортно-заготівельних витрат за звітний місяць на суму зали­шку запасів на початок місяця і запасів, що надійшли за звітний мі­сяць.

Організація документування операцій з запасами.Організа­ція документування операцій з запасами починається з вибору форм первинних документів з переліку типових форм, рекомендо­ваних Комітетом статистики України. Якщо окремі типові форми документів не відповідають вимогам підприємства, воно може роз­робляти власні форми документів за умов наявності усіх обов'язкових реквізитів.

Документування операцій з запасами залежить від виду запасів.

Виробничі запаси та товари оприбутковують на підставі супро­відних документів постачальників, який можна розділити на три групи:

1. Товарні (матеріальні) документи— засвідчують кількість і якість запасів. До таких документів відносяться накладні, товарно-транспортні накладні, ярлики, сертифікати якості, довідки про ре­зультати лабораторних аналізів і ін.

2. Транспортні документи — підтверджують факт відправлення та транспортування вантажу і служать підставою для його одер­жання і пред'явлення претензій транспортної організації при неста­чі або псування вантажу.

3. Розрахункові документи— є підставою для перерахування платежупостачальникам запасів. Вид розрахункового документа залежитьвід форми безготівкових розрахунків, що застосовується: рахунокна оплату, платіжна вимога-доручення, платіжна вимога.

Для одержання запасів на складі постачальника або транспорт­ної організації уповноваженій особі (експедитору) видається дові­реність на одержання товарно-матеріальних цінностей типової фо­рми. Вона є підставою для одержання особою-працівником підприємства-покупця конкретного найменування і кількості запасів.

Виписка довіреностей здійснюється відповідно до Інструкції «Про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних дові­реностей на одержання цінностей», затвердженої наказом МФУ від 16.05.96р. №99. Довіреність виписує уповноважена особа— ре­єстратор. Звичайно такою особою виступає бухгалтер з обліку то­варно-матеріальних цінностей. Підписують даний документ керів­ник і головний бухгалтер або інші особи, що уповноважені наказом керівника. Видані довіреності реєструються в Журналі реєстрації видачі довіреностей, їх повернення і використання. Журнал має ти­пову форму, де вказуються дата видачі довіреності, П.І.Б. одержу­вача, постачальник, номер і дата договору, рахунка, специфікації абоіншого документа, підпис одержувача, відмітка про викорис­тання довіреності.

Довіреність залишається на підприємстві, яке відпустило цінно­сті. Одержувачу запасів видається накладна, товарно-транспортна накладна, яку він не пізніше наступного дня має надати реєстрато­ру довіреностей.

Приймання запасів здійснюється за кількістю і якістю, тобто кі­лькість і якість запасів, що надійшли фактично, звіряються з доку­ментальними Даними. Порядок приймання за кількістю і якістю визначено Інструкцією про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількіс­тю, затвердженою постановою Державного арбітражу при Раді Мі­ністрів СРСР від 15.06.1965 р. №П-6 і Інструкцією про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за якістю, затвердженою постановою Дер­жавного арбітражу при Раді Міністрів СРСР від 25.04.1966 р. № П-7. При відсутності відхилень запаси оприбутковується на підставі супровідних документів. Оформлення прийому запасів може здійс­нюватися двома способами:

1. Шляхом проставлення матеріально відповідальною особою штампа на всіх екземплярах супровідних документів. У штампі вказу­ється дата приймання запасів, номер і дата супровідних документів, вартість прийнятих запасів, підпис матеріально відповідальної особи.

2. Шляхом складання на підставі супровідних документів по­стачальника прибуткового ордера (ф. № М4).

Якщо при прийманні виявляються розбіжності між фактичною і документальною кількістю та якістю запасів, одержувач має призу­пинити приймання, забезпечити збереження цінностей і не допус­тити їх змішування з іншими цінностями.

Призупинивши приймання, одержувач має викликати для пода­льшого приймання і складання прийомного акта представника по­стачальника. Представник одноміського постачальника має з'явитися не пізніше наступного дня після одержання виклику, як­що в ньому не зазначений інший термін, а відносно швидкопсувних запасів протягом 4 годин після одержання виклику.

Представник іногороднього постачальника має не пізніше на­ступного дня після одержання виклику повідомити покупця, чи бу­де направлений представник для участі в подальшому прийманні товарів. Неотримання відповіді на виклик надає право одержувачу здійснювати подальше приймання самостійно. При згоді представ­ник іногороднього постачальника має з'явитися не пізніше ніж у 3-х денний термін після одержання виклику, не враховуючи часу на проїзд, якщо іншого терміну не передбачено в основних умовах по­стачання або в договорі. Постачальник, як правило іногородній, може уповноважити на участь у прийманні цінностей підприємст­во, що знаходиться в місці одержання вантажу.

В акті перелічують тільки ті запаси, за якими виявлені розбіж­ності. Матеріальні цінності, щодо яких розбіжностей немає, в акті не вказуються, про що здійснюється запис «За іншими товарно-матеріальними цінностями розбіжностей немає». Водночас в су­провідних документах зазначається номер і дата акта приймання запасів.

Оприбуткування запасів, що надійшли без документів, здійсню­ється на підставі акта про фактичну наявність цінностей, в якому зазначають види відсутніх документів.

Запаси у виді готової продукції або товарів зі складів можуть відвантажуватися представнику покупця, транспортної організації •№ доставлятися покупцеві шляхом централізованого постачання, Тобто транспортом постачальника.

Запаси передаються представнику покупця тільки при наявності Належним чином оформленої довіреності. Матеріально відповіда­льна особа звіряє прізвище представника в довіреності з докумен­том, що засвідчує його особистість, а також найменування і кіль­кість цінностей, що підлягають видачі. Довіреність залишається у підприємства-продавця, а представнику покупця вручається пакет супровідних документів.

При відвантаженні запасів транспортній організації на кожну пар­тію вантажу продавець має надати комплект транспортних докумен­тів, форми бланків яких затверджені наказом Міністерства транспорту України від 19.11.1998 р. № 460. До цього пакету входять:

— накладна;

— дорожня відомість;

— корінець дорожньої відомості;

— квитанція про приймання вантажу.

Накладна є обов'язковою двосторонньою письмовою формою угоди на перевезення вантажу, що укладається між відправником і залізницею на користь третьої сторони— одержувача. Накладна разом з дорожньою відомістю супроводжує вантаж на всьому шля­ху його руху та після доставки видається одержувачу. Квитанція про приймання вантажу до перевезення видається відправнику.

В день прибуття вантажу на станцію призначення залізниця має повідомити про це одержувача із зазначенням найменування і кіль­кості вантажу, а також виду і кількості вагонів.

Вручення вантажу підприємству-покупцю здійснюється тільки після погашення їм зобов'язань перед залізницею за доставку та інші виконані роботи (збереження, розвантаження і т.п.) і пред'явлення доручення, що виписується на підставі повідомлення. При дотриманні зазначених умов представник покупця одержує за­лізничну накладну, в якій зазначено номер вагона, його піднімаль­на сила, маса та вид вантажу, час відправлення, видачі і т.п. Ця на­кладна є підставою для пред'явлення позову до залізниці у випадку затримки вантажу в дорозі. Крім того, покупець розписується в до­рожній відомості про одержання вантажу.

При централізованій доставці запасів оформлюється товарно-транспортна накладна (ТТН), що поєднує в собі товарний і транспортний документ. Порядок оформлення ТТН встановлений Пра­вилами перевезення вантажів автомобільним транспортом, затвер­дженими наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 р. №363.

ТТН виписуються в кількості не менш 4-х екземплярів. Перший екземпляр ТТН залишається у постачальника (є підставою для спи­сання товарів зі складу, а також для обліку виконаних робіт з їх пе­ревезення); другий передається вантажоодержувачу (є підставою для оприбуткування товарів і обліку розрахунків за їх доставку); третій і четвертий екземпляри передаються перевізнику (призначе­ні для обліку товарів на шляху їх проходження). Всі екземпляри даного виду документу підписують матеріально відповідальна осо­ба, що відпустила цінності зі складу, експедитор, що прийняв запа­си до перевезення, а також матеріально відповідальна особа підприємства-одержувача.

У товарно-транспортній накладній зазначаються: підстава на відпуск цінностей (замовлення, розпорядження і т.п.), номер авто­машини, номер дорожнього листа, прізвище водія й експедитора, найменування організації-одержувача вантажу, найменування, кі­лькість, ціна та сума цінностей, сума транспортних витрат, пред'явлених до відшкодування покупцю.

При внутрішньому переміщенні запасів між структурними під­розділами підприємства (торговельними секціями, відділами, скла­дами і т.п.) матеріально відповідальна особа підрозділу, що його передає, виписує накладну в 2-х екземплярах. Один екземпляр служить підставою для списання запасів, другий — для їх оприбут­кування. Внутрішнє переміщення здійснюється тільки на підставі письмового розпорядження керівника підприємства і головного бу­хгалтера.

Особливості документування реалізації товарів за готівку.Вартість реалізованих за готівку товарів у підприємствах роздріб­ної торгівлі, де товари обліковуються за продажними цінами, спи­сується з матеріально відповідальної особи в розмірі виторгу, що отримано в операційні каси. Під операційною касою вважаються контрольно-касові апарати, що розташовані на робочих місцях касирів-операціоністів. Сума грошового виторгу визначається напри­кінці робочого дня (кілька разів у день при значних обсягах реалі­зації) за показниками лічильника електронно-касового апарата. Касир-операціоніст здає виторг у центральну касу підприємства, що оформлюється прибутковим касовим ордером. На підставі кви­танції до прибуткового касового ордера здійснюється запис у вида­тковій частині товарного звіту, а реалізований товар списується з матеріально відповідальної особи.

Порядок звітування прорух запасів.Матеріально відповіда­льні особи на підставі прибуткових і видаткових документів скла­дають матеріальні (товарні) звіти та у встановлений графіком тер­мін передають їх разом з первинними документами бухгалтеру з обліку матеріальних (товарних) операцій. Складання матеріальних (товарних) звітів сприяє контролю за збереженням і рухом ціннос­тей, а також за діями матеріально відповідальної особи.

Періодичність складання звітів встановлюється підприємством взалежності від інтенсивності руху запасів. Матеріальний (товар­ний) звіт складається з двох розділів: надходження та вибуття запа­сів. У ньому зазначають найменування постачальників і покупців, номери і дати супровідних документів, суми запасів, що надійшли та вибули, а також ПДВ.

При здаванні до бухгалтерій первинних документів матеріально відповідальна особа може формувати реєстр здачі документів. Мета даного реєстру— забезпечення збереження документів. У ньому зазначають: найменування, кількість і номери зданих документів.

Бухгалтер здійснює арифметичну і формальну перевірку звітів і реєстрів, що надійшли від матеріально відповідальної особи, після чого відомості з них переносяться в облікові регістри.

Організація аналітичного обліку запасів.З метою здійснення контролю за збереженням запасів на складах, за їх своєчасним оприбуткуванням і списанням, а також за своєчасним поповненням запасів матеріально відповідальні особи ведуть облік запасів у міс­цях їх зберігання (складський облік).

Складський облікведеться за найменуванням, сортам, кількіс­тю тацінами запасів. В залежності від організації складського гос­подарства облік матеріально відповідальною особою може бути сортовим або партіоним.

Сортовий спосіб обліку запасівздійснюється за умов їх збері­гання за сортами. З цією метою на кожен сорт і артикул запасів відкривається окрема картка кількісного обліку, в якій на підставі первинних документів відображають надходження та вибуття цін­ностей. Після кожної операції матеріально відповідальна особа розраховує документальний залишок.

При наявності умов зберігання запасів на складах за партіями може застосовуватися партіоний спосібобліку. Під партією розу­міється кількість цінностей, що надійшли згідно одного транспорт­ного документу. Кожної партії привласнюється номер, що звичайно відповідає номеру супровідних документів. Даний номер простав­ляється на ярликах, що приклеюються до кожної кіпи (тарного міс­ця) партії і зазначається в первинних документах, якими оформля­ється рух товарів даної партії.

Матеріально відповідальна особа на кожну партію запасів від­криває картку партіоного обліку, в якій зазначаються кількість кіп і їх вартість. Після реалізації всієї партії картка закривається і пере­дається в бухгалтерію.

Паралельно зі складським обліком здійснюється аналітичний облік запасів в бухгалтерії. При цьому запаси обліковуються за ма­теріально відповідальними особами, найменуванням, сортам, кіль­кістю, ціною і вартістю. Підприємство залежно від особливостей діяльності може застосовувати один з наступних методів натураль­но-вартісного аналітичного обліку запасів.

1. Сортовий метод. При даному методі бухгалтер використовує картки натурально-вартісного обліку, зміст яких дублює картки складського обліку. Різниця полягає у тому, що в бухгалтерії в кар­тках відображають не тільки кількість, але і вартість запасів.

Для зіставлення даних складського і бухгалтерського, а також аналітичного і синтетичного обліку матеріально відповідальна осо­ба складає сортову оборотну відомість, де зазначаються кількість і суми надходження, вибуття і залишку запасів за кожним сортом. Підсумкові суми відомості звіряються з оборотами і сальдо за ра­хунками класу 2 «Запаси».

2. Партіоний метод. Бухгалтер як і матеріально відповідальна особа відкриває на кожну партію окрему картку, що приводить до дублювання аналітичних даних складського і бухгалтерського об­ліку. Після реалізації всієї партії запасів показники складських кар­ток і даних бухгалтерського обліку звіряються, що дозволяє вчасно виявити нестачі цінностей.

Звірення даних аналітичного і синтетичного обліку при даному способі здійснюється шляхом складання оборотної відомості, де вказують кількість і суму руху і наявності цінностей за кожною партією. Підсумкові суми відомості звіряються з даними рахунків класу 2 «Запаси».

3. Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод. Підприємст­ва, що застосовують даний метод, здійснюють натурально-вартісний (кількісно-сумової) облік запасів за найменуванням, сор­там і артикулам як і при сортовому способі. Бухгалтерія веде тільки вартісний облік запасів за матеріально відповідальними особами. При застосуванні даного методу має бути організовано достатній контроль за регістрами складського обліку, оскільки не здійсню­ється дублювання даних у бухгалтерії. У зв'язку з цим бухгалтер видає матеріально відповідальним особам картки складського облі­ку в пронумерованому вигляді під розписку. Використані картки передаються в бухгалтерію, де вони зберігаються разом з регістра­ми синтетичного обліку.

Для звірення даних за картками складського обліку складається сальдова відомість, де записують кількість і ціну залишків кожного виду запасів. Після визначається загальна сума наявних цінностей, якаЗвіряється із сальдо за рахунками запасів. Періодичність зві­рення даних встановлюється власником або уповноваженою осо­бою залежно від розміру залишків запасів і інтенсивності їх руху.

Ознаки аналітичного обліку запасів залежать від виду запасів (табл. 8.2).

Таблиця 8.2