Основні аспекти управління процесом змін

А) Принципи управління процесом змін

Здійснення змін - це спільна робота лідера, менеджерів і співробітників організації. Запорукою успіху проведення перетворень є дотримання принципів управління процесом змін.

Існує кілька принципів управління процесом змін.

По-перше, необхідно узгодити методи і процеси змін зі звичайною діяльністю та управлінськими процесами в організації. Можлива боротьба за обмежені ресурси: деяких людей можуть хотіти використовувати як для планування, або розробки змін, так і для виконання поточних справ.

По-друге, керівництву слід визначити, в яких конкретних заходах, якою мірою, і в якій формі воно має прямо брати участь. Основний критерій - складність виконуваних дій і їх важливість для організації. Заохочувальні послання з боку керівництва служать важливим стимулом у здійсненні змін.

По-третє, необхідно узгодити один з одним різні процеси перебудови організації. Може також статися так, що один з відділів розробив важливі пропозиції і слід переконати інші прийняти їх, а для цього відмовитися від існуючої системи або своїх пропозицій. У таких ситуаціях вище керівництво повинне втручатися, дотримуючись такту.

По-четверте, управління змінами включає різні аспекти - технологічні, структурні, методичні, людські, психологічні, політичні, фінансові та інші.

По-п'яте, управління змінами включає рішення про застосування різних підходів і способів втручання, які допомагають правильно почати, систематично вести роботу, справлятися з опором, домагатися підтримки і здійснювати необхідні зміни.

Б) Класифікація видів змін

На внутрішньофірмовому рівні організаційні зміни можна класифікувати по різних підставах, виділяючи: планові та позапланові (спонтанні, випадкові). Планові здійснюються в відповідності з розробленою стратегією, планом. Мета таких планів - підготувати організацію до можливих змін середовища, протистояти несприятливим впливам випадкових факторів. Позапланові (реактивні) зміни - це непередбачені відповідні дії організації на непередбачені обставини у міру їх виникнення.

Суттєві і несуттєві (другорядні). Кількісні та якісні. Формальні і неформальні. Регулярні і епізодичні. Глобальні і фрагментарні (часткові).

Намічаючи контури, а в подальшому і приступаючи до розробки програми змін, менеджери повинні визначити їх рівень (масштабність) і змістовну частину, тобто виділити напрямки, за якими будуть проводитися зміни.

Основні види організаційних змін:

1. Поточні (звичайні) зміни. Несуттєві зміни, що стосуються окремих аспектів функціонування організації; найм, переміщення і звільнення персоналу; перерозподіл повноважень у зв'язку з відпустками, відрядженнями, навчанням і хворобою співробітників; створення робочих груп (команд) для вдосконалення профільної діяльності та виконання спеціальних проектів.

2. Помірні перетворення. Нарощування обсягів продукції, що випускається, освоєння нових ринків. Підготовка до виробництва нових товарів і послуг. Створення нових підрозділів (відділів, служб). Реорганізація окремих напрямків діяльності фірми.

3. Радикальні перетворення. Значне розширення (скорочення) виробничої діяльності та відкриття (закриття) філій. Вихід на міжнародні ринки. Злиття з іншими організаціями та поглинання конкурентів. Перегляд (корекція) принципів організаційної культури. Оновлення організаційної структури та реорганізація системи управління.

4. Перебудова організації. Фундаментальні перетворення, обумовлені необхідністю зміни галузі, продукту, дилерської мережі. Формування нової організаційної культури, бачення, цілей і місії організації.

В) Основні складові організаційної досконалості

за Харрінгтоном

Більш струнким і застосовним до організації є підхід Дж. Харрінгтона. Модель організаційного досконалості вибирає об'єктом дослідження як раз недосконалості та дії, які є найкращими для усунення цих недосконалостей. Зміни націлені на безперервне і грамотне управління п'ятьма стовпами організаційного досконалості, що забезпечує постійний розвиток компаній. Отже, п'ять стовпів, на яких спочиває ділова досконалість всякої організації, - це досконале управління:

• процесами. Ми зобов'язані вміти управляти всіма процесами і безперервно їх удосконалювати, оскільки саме ними визначаються способи ведення бізнесу організації;

• проектами. Проекти також вимагають адекватного управління, оскільки саме за допомогою виконання проектів організація здійснює вдосконалення всіх своїх процесів;

• змінами. Організація не повинна втрачати керованість в умовах хаосу, який обумовлений характером і масштабами проведених змін;

• знаннями. Організація зобов'язана уміти керувати своїм найбільш цінним капіталом - знаннями, якими вона володіє (це важливий елемент конкурентоспроможності організації, оскільки у наш час будь-яка технологія може бути запозичена, перероблена і впроваджена в будь-якій точці земної кулі буквально за кілька днів);

• ресурсами. Всі ресурси та активи організації вимагають належного управління, від їх правильного використання залежать результати її діяльності.

Вони разом повинні брати участь в управлінні компанією, і кожна з них важлива для постійного задоволення потреб усіх зацікавлених сторін.