Студенты ∞-∞ Дисциплины 1-∞ Преподаватели

Таблица Преподаватели

Создание межтабличных связей

В окне базы данных выбрать объект Таблицы.Щелкнуть по кнопке «Схемаданных» на панели инструментов или выполнить команду «Сервис» Þ «Схемаданных», используя командное меню. На экране появится окно «Схемаданных» и окно «Добавлениетаблицы» (рис. 18).

Рис. 18. Диалоговое окно «Схема данных» и диалоговое окно «Добавление таблицы»

В окне «Добавлениетаблицы» на закладке «Таблицы» перечислены все таблицы базы данных. Для создания связей между таблицами их нужно переместить из окна «Добавлениетаблицы» в окно «Схемаданных». Для переноса таблицы ее надо выделить щелчком мыши и щелкнуть по кнопке «Добавить». После переноса нужных таблиц закрыть окно «Добавлениетаблицы».

Перенести все таблицы в окно «Схемаданных». Изменить размер окон таблиц, чтобы был виден весь текст (рис. 19).

Чтобы создать связь между таблицами Студенты и Оценки в соответствии со Схемой данных надо подвести курсор мыши к полю Код студента в таблице Студенты и при нажатой клавише мыши перетащить это поле на поле Код студента в таблице Оценки, а затем отпустить кнопку мыши. Откроется окно «Изменениесвязей» (рис. 20).

Установить флажок в свойстве «Обеспечениецелостностиданных», щелкнув по нему. Установить флажки в свойствах «Каскадноеобновлениесвязанныхполей» и «Каскадноеудалениесвязанныхполей». Это позволит редактировать записи только в таблице Студенты, а в таблице Оценки эти действия со связанными записями будут выполняться автоматически.

Для создания связи щелкнуть по кнопке «Создать».

Рис. 19. Внешний вид схемы данных базы данных «Деканат ТФ» до наложения связей

Рис. 20. Диалоговое окно задания параметров связи между полями таблиц

Аналогично в соответствии со Схемой данных создаются связи между остальными таблицами (рис. 21).

Рис. 21. Схема данных базы данных «Деканат ТФ»

При закрытии окна схемы данных ответить Да на вопрос о сохранении макета.

Созданные связи между таблицами базы данных могут быть изменены.

Для изменения связей нужно вызвать окно «Схемаданных». После этого установить курсор мыши на связь, которую нужно изменить и щелкнуть правой клавишей мыши. Появится контекстное меню (рис.22):

Рис. 22. Контекстное меню связи

Если выбрать команду «Удалить», то после подтверждения связь будет удалена. Если нужно изменить связь, выбрать команду «Изменитьсвязь». После этого в появившемся окне «Изменениесвязей» (в его верхней части) выбрать поля в таблицах, которые нужно связать и щелкнуть по кнопке «Создать».

Запросы

Для отбора или поиска данных из одной или нескольких таблиц используются запросы. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчётов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, а также выполнять вычисления над группами записей.

Мы будем разрабатывать запросы в режиме Конструктора.

В Access можно создавать следующие типы запросов:

· Запрос на выборку. Является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Для изменения условий отбора надо изменять запрос.

· Запрос с параметрами. Это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные или значение, которое требуется вставить в поле. Эти данные или значение могут меняться при каждом обращении к запросу.

· Перекрестный запрос. Используется для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

· Запрос на изменение. Это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

1. На удаление записи. Этот запрос удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

2. На обновление записи. Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Позволяет изменять данные в таблицах.

3. На добавление записей. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

4. На создание таблицы. Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

· Запросы SQL. Создаются при помощи инструкций языка SQL, используемого в БД.

Создание запроса на выборку

Создадим запрос Зарплата, в котором должны отображаться фамилии преподавателей, их заработная плата, должности и названия преподаваемых ими дисциплин. Эти сведения хранятся в двух таблицах: Преподаватели и Дисциплины.

Для создания запроса в окне базыданных выбрать объект Запросы (рис. 23). Дважды щелкнуть по строке «Созданиезапросаврежимеконструктора». Либо один раз щелкнуть по строке «Созданиезапросаврежимеконструктора», а затем по кнопке «Открыть» на панели инструментов (рис. 23).

Рис. 23. Внешний вид Конструктора Базы Данных с открытым разделом «Запросы»

Открывается бланк запроса на выборку и окно «Добавлениетаблицы» (рис. 24).

Рис. 24. Добавление таблиц в открытый запрос

Выбрать таблицы Преподаватели и Дисциплины, используя кнопку«Добавить».Закрыть окно «Добавлениетаблицы» (рис. 25).

Рис. 25. Форма бланка запроса с добавленными таблицами «Преподаватели» и «Дисциплины»

После этого надо перенести нужные поля в нижнюю часть бланка запроса. Для этого, последовательно устанавливая указатель мыши в нижней части бланка запроса, в окне с названием «Поле» два раза щелкнуть по соответствующим полям в таблицах.

При этом в строке «Поле» появляется название перенесенного поля, а в строке «Имятаблицы» - название таблицы, из которой взято это поле (рис. 26).

В строке «Сортировка» можно задать способ сортировки (по возрастанию или убыванию) или отсутствие сортировки. Добавить в запрос поля «Фамилия», «Заработная плата», «Должность», «Название дисциплины» (рис. 26)

Рис. 26. Сформированный бланк запроса

При закрытии бланка запроса дать ему имя Зарплата (рис. 27).

Рис. 27. Сообщение с запросом о имени нового запроса

Для изменения запроса нужно его выделить и щелкнуть по кнопке «Конструктор» или воспользоваться соответствующим контекстно-зависимым меню (рис. 28) в окне базы данных. Откроется бланк запроса, в который можно внести изменения.

Запускается запрос двойным щелчком по его имени. На экране появляется результат выполнения запроса в виде таблицы (рис. 29).

Записи в этой таблице могут быть отсортированы несколькими способами.

Рис. 28. Вызов режима конструктора запросов при помощи контекстно-зависимого меню

Рис. 29. Результат работы созданного запроса

Если интересуют преподаватели, у которых заработная плата выше 10000 рублей, в нижней части бланка запроса в колонке «Заработнаяплата» в строке «Условиеотбора» нужно набрать условие: >10000 (рис. 38).

Рис. 38. Задание условие отбора по полю «Заработная плата» > 10 000

 

При выполнении этого запроса будут выведены фамилии тех преподавателей, у которых заработная плата больше величины, указанной в условии.

 

 

Рис. 39. Результат работы запроса с условием, заданным на рис. 38

 

Если интересуют преподаватели, заработная плата которых больше 5000 рублей и меньше 10000 рублей, то должно быть задано условие: >5000 and <10000 (рис. 40).

Если интересуют преподаватели, заработная плата которых больше 10000 рублей или меньше 7000 рублей, то должно быть задано условие: >10000 or <7000.

Если интересуют преподаватели, заработная плата которых больше 5000 рублей и меньше 7500 рублей, то должно быть задано условие: between 5000 and 7500.

Если интересуют преподаватели, которые ведут дисциплину Специальные главы «Информатика», то для поля Название дисциплины в строке условия отбора указать: Специальные главы «Информатика» (рис. 41-42).

 

 

Рис. 40. Задание условие отбора по полю «Заработная плата» > 5 000 and < 10 000

 

 

Рис. 41. Задание условие отбора по полю

«Название дисциплины» = Специальные главы «Информатика»

 

 

Рис. 42. Результат работы запроса с условием заданным на рис. 41

 

Создание запроса с параметром

Чтобы не редактировать запрос при изменении условия отбора (например, интересуют другие пределы по заработной плате или другое название дисциплины), они могут быть заданы в виде параметра, конкретное значение которого задается при выполнении запроса.

Например, если интересуют преподаватели с заработной платой выше некоторой величины, то в условиях отбора для этого поля надо ввести: >[Введите минимальную заработную плату] (рис. 43).

 

 

Рис. 43. Задание условие отбора по полю «Заработная плата»

>[Введите минимальную заработную плату](Запроса с параметром)

 

При выполнении запроса на экране появится окно для ввода условия отбора с текстом, заданным в квадратных скобках (рис. 44).

 

Рис. 44. Окно для ввода условия отбора	Рис. 45. Условие отбора = 10 000

 

После набора нужного числа щелкнуть по кнопке ОК (рис. 45).

 

 

Рис. 46. Результат работы запроса с условием, заданным на рис. 45

При формировании запроса, в котором в качестве параметра выступает название дисциплины, в условиях отбора для поля Название дисциплины надо ввести: [Введите дисциплину] (рис. 47).

 

 

Рис. 47. Задание условие отбора по полю «Название дисциплины»

[Введите дисциплину](Запроса с параметром)

 

Задание

1. Создать запрос Оценка студента, выводящий оценку заданного студента по заданной дисциплине (рис. 48).

2. Создать запрос Список, выводящий список студентов заданной группы (рис. 49).

3. Создать запрос Список успевающих, выводящий список студентов заданной группы, получающих стипендию (условие отбора в поле Стипендия - Да) (рис. 50).

Рис. 48. Создание запроса «Оценка студента»

Рис. 49. Создание запроса «Список»

Рис. 50. Создание запроса «Список успевающих»

Создание итогового запроса

Создадим запрос Средняя зарплата, выводящий среднюю зарплату и число преподавателей каждой преподавательской должности.

Для создания такого запроса нужно в бланк запроса из таблицы Преподаватели перенести поля Должность, Заработная плата и Код преподавателя (рис. 51). Далее включить строкуГрупповые операции (нажать кнопку ∑ на панели инструментов или в меню «Вид» выполнить команду «Групповыеоперации»).

Затем в строке «Групповыеоперации»щелчком мыши следует установить следующие режимы: для поля Должность – Группировка(стоит по умолчанию), для поля Заработная плата выбрать из списка – Avg (эта команда подсчитывает среднее значение), для поля Код преподавателя выбрать из списка – Count(эта команда суммирует число записей) (рис. 52).

Задание. Создать запрос Отличники, выводящий список круглых отличников. Потребуются поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Студенты и поле Оценки из таблицы Оценки (рис. 53).

 

Рис. 51. Создание запроса с полями «Должность», «Заработная плата» и «Код преподавателя»

 

 

Рис. 52. Создание группового запроса

 

 

Рис. 53. Создание запроса «Отличники»

 

 

Рис. 54. Задание свойств запроса «Отличники» - способ вывода

данных – выводить «Уникальные записи» (Неповторяющиеся)