Модернизация таблицы

Мы создали базу данных, в которую включили про­стую таблицу и попробовали ввести в нее данные. Однако возможности Access намного превосходят такие скромные запросы пользователей. Теперь мы познакомимся с расши­ренными возможностями Access. Сначала мы создадим новую таблицу на основе уже существующей.

1. В окне базы данных в Области переходов вы­делите значок таблицы Сотрудники. По правой кнопке мыши из контекстного меню выберите команду Копировать.

2. Щелкните на кнопке Вставить. На экране появится окно диалога Вставка таблицы, как показано на рисунке 17.

3. В поле Имя таблицы введите текст Заказчики, установите переключатель Только структура и щелкните на кнопке ОК. В Области переходов появится новая таблица Заказчики.

Рисунок 17

4. Открыть таблицу Заказчики,щёлкнув дважды мышью в Области переходов.Таблица Заказчикиоткроется вРежиме таблицы. С помощью кнопки Вид,расположеннойна Панели быстрого доступа, перейдите в режим Конструктор.

5. Замените имя поля КодСотрудника на КодЗаказчика. В стро­ку свойства Подпись для этого поля введите текст Код заказчика.

6. Щелкните на маркере выделения строки для поля Та­бельный номер и аналогичным образом выделите поля Имя и Отчество. Поочерёдно нажмите клавишу Delete.

7. Измените название поля Фамилия на Фирма. Соответству­ющим образом измените подпись для этого поля.

8. Выделите поочерёдно строки для полей Должность, Код отдела и Дата найма. Удалите эти поля из таблицы.

9. Добавьте в таблицу новые поля Адрес и Город. Выдели­те их и перетащите вверх, чтобы поместить перед по­лем ЭлектроннаяПочта.

10. Замените имя поля РабочийТелефонна Телефон. Изме­ните подпись для этого поля.

11.Добавьте новое поле Код-Города с соответствующей под­писью. Размер поля – 30. Теперь структура таблицы выглядит так, как показано на рисунке 18.

12. Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в Режим таб­лицы. Сохраните изменения в структуре таблицы.

13. Закройте таблицу Заказчики.

Рисунок 18

Создание форм

Вы уже знаете, как можно использовать формы для ввода и просмотра информации, содержащейся в таблицах. Сейчас мы созда-дим форму для ввода информации в таблицу Заказчики.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Создание, щёлкнуть на кнопкеДругие формы. Выберите вариант МастерРисунок 19 форм. На экране появится следующее окно

диалога, как на рисунке 19.

2. Чтобы выбрать все доступные поля таблицы, щелкните на кнопке », затем - на кнопке Далее. Появится второе окно мастера.

3. Установите переключатель В один столбецрисунок 20.

Рисунок 20

4. Выбрать стиль формы. Доступные стили можно просмотреть в списке справа, а слева показан внешний вид формы согласно выбранному стилю. Выберите вариант Обычнаяи щелкните на кнопке Далее.

5. Сохраните предложенное имя формы. Установите пе­реключатель Изменить макет формы и завершите работу с мастером, щелкнув на кнопке Готово. Форма откроет­ся в режиме конструктора. Результат смотрите на рисунке 22.

Рисунок 21 Рисунок 22

Окно формы в режиме конструктора разделено на три области: заголовок, область данных и примечание. В заголовке формы обычно содержится название фирмы или дата. В области данных расположены элементы управления.

6. Если область данных не видна на экране целиком, не­много растяните макет формы.

7. Один раз щелкните на подписи к полю Электронная поч­та. Access выделит как само поле, так и подпись к нему.

8. Еще раз щелкните на подписи к полю. Оно будет выделено другим цветом, и вы сможете изменить текст подписи. Измените текст на Эл. почта.

9. Щелкните на кнопке Сохранить.

Рисунок 23

10. Щелкните на кнопке Вид. Откройте форму в режиме формы.

11. Теперь введите данные согласно таблице, приведенной ниже. Напоминаем, что для перехода к новой записи и от поля к полю используется клавиша Tab.

12. Закройте форму.

Лабораторная работа №4

Установка связей между таблицами

Устанавливая связи между таблицами, можно вклю­чать данные из нескольких таблиц в формы, запросы и отчеты. Обычно такие связи создаются с помощью так называемого внешнего ключа. Таблицу с ключом можно назвать родительской, а таблицу с внеш­ним ключом — дочерней. Данные в поле внешнего ключа могут быть не уникальными, но каждое из них должно встречаться в первичном ключе родитель­ской таблицы. Access это гарантирует, так как обеспечи­вает ссылочную целостность данных. Создайте новую таблицу, которую назовем Заказы.

4.1 Создание новой таблицы

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Создание. Нажать на кнопкуКонст-руктор таблиц.

2. Заполняем её, как показано на рисунке 25.

Рисунок 24

Щёлкните на селекторе (маркер выделения) строки для поля КодЗаказа.

Чтобы сделать это поле ключевым, щелкните на кнопке Ключевое поле на Панели быстрого доступа.

3. Задайте полям следующие свойства, смотрите таблицу 1.

Рисунок 25

Таблица 1

4. Сохраните таблицу под именем Заказы и закройте окно.

Создание реляционных связей между таблицами

Теперь создадим реляционные связи между таблицами.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Работа с базами данных. Щёлкните на кнопке Схема данных. На экране появится окно Схема данных и откроется окно диалога Добавление таблицы.

Рисунок 26

2. Из списка таблиц выберите таблицу Заказчики. Чтобы поместить ее в окно Схема данных, щелкните на кнопке Добавить.

3. Аналогичным способом добавьте таблицу Заказыи за­кройте окно Добавление таблицы.Окно Схема данных бу­дет иметь вид, показанный на рисунке 26.

4. Щелкните на поле КодЗаказчикав списке полей табли­цы Заказчикии перетащите его в список полей таблицы Заказы.

Рисунок 27

На экране появится окно диалога Изменение связей(рисунок 27).

5. Чтобы согласовать данные в полях обеих таблиц, установите флажок Обеспе-чение целостности данных. Обратите внимание, что в нижней части окна диалога установ­лен тип отношения один-ко-многим. Это означает, что каждой записи роди-тельской таблицы (Заказчики) может соответствовать несколько записей в дочерней таблице (Заказы).

Рисунок 29

6. Щелкните на кнопке Создатьдля создания связи. Access покажет на схеме отношения между таблицами. Значки 1 и °° означают отношение «один-ко-многим».

7. Закрыть схему данных.

Проведем небольшую проверку.

1. Откройте таблицу Заказы и введите данные в одну за­пись, как показано на рисунке 28. Для перехода между полями используйте клави­шу Tab.

2. Обратите внимание, что мы пытаемся ввести несуще­ствующий код заказчика. Access не позволит вам завер­шить ввод данных в запись, пока вы не введете верный код. Введите код 4578 и завершите ввод записи рисунок 29.

Рисунок 28

3. Закрыть таблицу Заказы, и со-хранить изменения (рисунок 29).

Рисунок 29

Access предоставляет более удобный способ работы со связанными таблицами.

1.Откройте таблицу Заказчики(рисунок 30).

Перед столбцом Код заказчика появился новый столбец.

Рисунок 30

Если щелкнуть на значке «плюс» в этом столбце, на экране появятся поля для ввода данных в связанную таблицу (Заказы), соответствующие записям для данного кода заказчика.

2. Введите следующие данные для заказов рисунок 31. Для установ­ки флажка в поле Выполнение нажмите пробел при вы­делении рамки флажка. Для ввода даты достаточно вводить данные в виде 01,01,99. Access корректно пре­образует их в длинный формат.

Рисунок 31

3. Закройте таблицу Заказчикии откройте таблицу Заказы. Обратите внимание, что все введенные в таблицу Заказ­чики записи появились в новой таблице.

Рисунок 32

Лабораторная работа №5

Запросы

Запросы используются для того, чтобы получать инфор­мацию из таблиц базы данных.