Ввод данных в ячейки таблицы
3 Выполнение операций с БД.
1 Создание таблицы БД в режиме конструктора
База данных (БД) – поименованная совокупность данных, предназначенная для использования в одном или нескольких приложениях, например, телефонный справочник – это БД телефонных номеров объектов, список студентов группы – БД студентов, составляющих академическую группу и т.д.
Access - это система управления базами данных (СУБД), т.е. комплекс программ, предназначенный для хранения больших массивов данных в определенном формате (формате таблицы) и их автоматизированной обработки, например, расчет налогов, заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты.
Access входит в состав пакета приложений MS Office, который работает под управлением операционной системы Windows, поэтому в Access все операции (вырезать, копировать, вставить данные из любого приложения Windows и др.) выполняются по одним правилам. Данные Access просто комбинировать с данными СУБД Paradox, Dbase, с табличным процессором Excel.
Access - это реляционная СУБД (от англ. relation- отношение) Это означает, что БД может содержать несколько связанных между собой отношениями таблиц БД, что помогает упростить структуру данных, исключить их дублирование и облегчить выполнение работы.
Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной
таблицей Excel - в системе адресации - в таблице Excel адресуется и обрабатывается каждая ячейка отдельно, а в таблице БД – текущая запись со всеми полями. Второе отличие - в таблицу Excel можно сразу вводить любые данные, а в таблице БД её полям сначала нужно задать тип вводимых данных. Третье отличие – файл Excel сначала создаётся, а потом сохраняется командой Сохранить (Сохранить как…), а для БД Access сначала в
памяти создаётся своя папка, а затем в неё автоматически сохраняются все её таблицы, формы, запросы и отчёты.
По умолчанию БД, созданные в Access 2002 сохраняются в формате
Access 2000 для совместимости их с предыдущими версиями программы, Access 2000 и Access 97. Для использования всех средств Access 2002 нужно установить в компьютере соответствующий формат командой Сервис\Параметры\вкладка Другие, в поле Формат файла по умолчаниюраскрыть список форматов и выбрать Access 2002, затем нажать клавиши Применить и ОК.
В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей – Мастера, Шаблоны, Выражения, встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications), позволяющий программировать сложные процедуры обработки данных и др.
Мастер(Wizard) - специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем сама создает этот объект, выполняя всю черновую работу. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.
Шаблон – заготовка базы данных конкретного типа (Склад, Контакты, Ресурсы, Расходы и др.), в которой уже созданы таблицы с заданными полями, формы, отчёты и форматы вывода отчётов на печать. Пользователю остаётся только заполнить таблицы БД своими данными. При необходимости можно выбрать поля таблицы и форматы распечатки из предлагаемых списков, ненужные таблицы шаблона БД можно удалить.
Построитель выраженийиспользуется для создания сложных математических и логических формул и выражений как для проверки различных условий, так и для выполнения вычислительных операций.
БД может содержать следующие составляющие - таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты. Все они в Access хранятся в одном файле.
Таблица –массив для хранения данных, состоит из записей (строк) и полей (столбцов) в таблице данных Access
Запрос –средство обработки данных в таблице, служит для просмотра, анализа и изменения данных из нескольких таблиц БД.
Форма – фрагмент таблицы данных, служащий для ввода, редактирования, просмотра и удаления данных.
Отчёт –средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации.
Объект –идентификатор,формула, рисунок, диаграмма, таблица,
отчёт, форма и др. элемент данных или БД.
Структура таблицы БД и типы данных. Основным структурным компонентом БД является таблица. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о сотруднике может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.
Структура таблицы определяется:
названиямиполей, из которых она состоит,
типамиполей и
размерами полей.
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя (название), которое может содержать не более 64 символов (нельзя использовать символы !, .,%, $,#) и задаётся один из основных типов данных. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора.
В табл. 1. представлены типы данных Access и их описание.
Таблица 1
| Тип данных | Описание |
| Текстовый | Текст или числа, не используемые в вычислениях, например, номера телефонов (до 255 знаков) |
| Числовой | Числа различных форматов, используемые в математических расчетах |
| Дата/время | Значения даты и времени с 100 по 9999 год включительно |
| Денежный | Числа в денежном формате и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части |
| Поле MEMO | Длинные текстовые данные, для хранения комментариев; до 2 16 = 65535 символов |
| Счетчик | Последовательные числа, автоматически назначаемые записям - порядковые номера записей. В таблице может быть только одно поле этого типа, оно выступает в качестве ключевого и его значения счетчика обновлять нельзя |
| Логический | Может иметь только одно из двух возможных значений: True (Истина) и False (Ложь) |
| Поле объекта OLE | Объект (например, таблица Ms Excel, документ Ms Word, рисунок, звукозапись или др. данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access из другого приложения |
| Гиперссылка | Ссылка на другой файл или место на Web-странице, позволяет перейти от поля к сведениям из другого файла. Это строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки, который может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Вставка адреса гиперссылки в поле или в элемент управления выполняется командой Вставка\ Гиперссылка |
| Мастер подстановок | Создает поле, которое значения из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля |
создание пустой таблицы в Access возможно четырьмя способами:
Использование Мастера БД для создания всей базы данных (содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы) за одну операцию. Мастер БД может только создавать новую БД, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу;
Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества предлагаемого списка;
Режим таблицы. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;
Режим конструктора. Определение всех параметров макета таблицы.
Режим конструктора является основным, т.к. позволяет не только создавать пустую таблицу, определять все параметры её макета, но и изменять таблицы, созданные другими методами (с помощью мастера БД, мастера таблиц и в режиме таблицы) – изменять и добавлять поля, устанавливать значения по умолчанию, ограничения, маски ввода и др.
2 Ввод данных в ячейки таблицы
Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом - поставить курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (для поля с типом данных Счетчик данные не вводятся, так как значения
в этом поле появляются автоматически).
Основные операции при вводе данных:
если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение; клавиша Escтакже восстанавливает удалённое значение;
если нажать клавиши Enterили Таb, то в ячейку заносится новое значение;
выделение содержимого ячейки выполняется двойным щелчком мыши или нажатием клавиши F2;
выделение записи или поля производится щелчком мыши по заголовку строки или столбца;
выделенная ячейка при нажатии клавиши Delочищается;
перемещение в ячейку поля справа выполняется клавишами стрелка вправо [ ] или Tab, поля слева – клавишей стрелка влево [ ];
перемещение по записям осуществляется клавишами-стрелками вверх и вниз;
перемещение в первую ячейку записи производится клавишей Home, в последнюю - клавишейEnd.
для типов данных Числовой, Денежный, Дата/время, Логический приложение Access автоматически проверяет правильность их ввода и выдаёт сообщение об ошибке.
Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо во вкладке Общиепоставить курсор в поле Условия на значение и ввести ограничение на данные.
Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение на числовое поле будет таким: < 70. Ограничение на текстовое поле задаётся словами, которые не могут присутствовать в данном поле, например, слово Доцент в поле Профессия.
Вводить ограничения можно также с помощью Построителя выражений. При установке курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Примеры создания выражений приведены в Справке Построителя.
параметр Значение по умолчанию задаёт данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Если большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются, например, значение Мужв поле Пол для воинского подразделения, то следует ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию. все ячейки поля Пол примут значение Муж и надо будет лишь изменить значения ячеек для лиц другого пола.
Данные можно также вводить перемещением и копированием из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.
Access позволяет обрабатывать пустые значения. Для каждого типа
данных (кроме типа данных Счетчик) возможно пустое (нулевое) значение, которое бывает двух типов: пустые (Null) значения и пустые строки, Если пустое поле имеет Null-значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не введены. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что данные вообще не существуют.
3 Выполнение операций с БД
1 Редактирование данных. Редактирование данных производится средствами Windows – поставить курсор в нужную ячейку, удалить старые данные клавишамиDel (символ справа) илиBackspaсе(символ слева) и ввести новые данные.
Удаление записей после их выделения выполняется нажатием клавиш Space(Пробел), Delete, Backspaсе, отмена удаления – клавишей Escape. При этом появляется окно подтверждения удаления записей.
Если таблица большая, то поиск редактируемых данных производится с помощью команды Правка\Найти. Для этого нужно перевести курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открыть пункт меню Правка и выполнить команду Найти. В появившемся окне ввести образец искомых данных и щелкнуть по кнопке Найти. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку.
Для замены большого количества одинаковых данных на другое значение нужно в пункте меню Правка выполнить команду Заменить, в появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить и щелкнуть по кнопке 3аменитьили 3аменить все.
2 Сортировка данных. Кнопки сортировки на панели инструментов 
(или команды меню Записи\ Сортировка\Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию) ) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию данных. Для выбора поля сортировки нужно поместить курсор в любую его запись и щелкнуть по кнопке сортировки - данные отобразятся в отсортированном порядке.
В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних полей, а затем выполнить по ним сортировку. сортировка записей начнётся с крайнего левого выделенного столбца. записи таблицы будут отсортированы сначала по левому столбцу, затем (для одинаковых значений в нём) – по второму столбцу и т.д. Для восстановления прежнего порядка записей используется команда меню Записи\ Удалить фильтр.
3 Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры трех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр
Дата добавления: 2015-11-10; просмотров: 2435;