Ввод и редактирование данных в ячейках таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным способом – вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете её активной, и вводите в неё данные.

Особенности ввода следующие:

ü При нажатии клавиши [Del] ячейка очищается;

ü Если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу [Esc], то восстанавливается старое значение;

ü Если нажать клавиши [Enter] или [Tab], то в ячейку заносится новое значение.

Можно редактировать текущее значение, меняя в нём отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу [F2].

Редактирование данных осуществляется следующим образом: курсор переводится в нужную ячейку, старые данные удаляются ([Del], [Backspase]) и вводятся новые данные.

Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив.

Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Это делается следующим образом: курсор переводят в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открывается меню Правка – Найти.В появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке Найти. Если значение найдено, курсор перейдёт в эту ячейку.

Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть меню Правка – Заменить.В появившемся диалоговом окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заменяемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке Заменить, а если нет – один раз щедкнуть по кнопке Заменить всё.

Для всех типов полей (кроме типов Счётчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70.

Можно использовать ещё один удобный инструмент при вводе данных – параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, должность большинства преподавателей – доцент. Если ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» примут значение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счётчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (“”)), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности. Кнопки сортировки на панели инструментов (лил команды меню Записи – Сортировка – Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию)) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию.

Если вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи – Удалить фильтр.