Установка значения по умолчанию

Свойство Значение по умолчанию определяет значение, ко­торое Access вставит в таблицу автоматически.

1. Щелкните в поле ЭлектроннаяПочта. Перейдите в область свойств поля.

2. Установите курсор в первую позицию строки свойства Значение по умолчанию и введите @dom. ru.

Теперь в каждой новой записи в поле ЭлектроннаяПочтабудет появляться текст @dom.ru. Чтобы получить возмож­ность внести изменения в заданное по умолчанию значе­ние или добавить к адресу имя пользователя, просто щелк­ните в этом поле таблицы или выделите его и нажмите клавишу F2.

Обязательное поле

При вводе данных можно случайно пропустить (не заполнить) некоторые поля. Чтобы этого не произошло, назначьте свойство Обязательное поле.

1. Щелкните в поле КодСотрудника и перейдите к строке свойства Обязательное поле. Щелкните на кнопке со стрел­кой и выберите вариант Да.

2. Повторите эту операцию для всех остальных полей.

Другие свойства

Поговорим немного об индексированном поле. Когда вы задали ключевое значение поля КодСотрудника, то програм­ма Access указала, что это поле является индексирован­ным и совпадения в нем не допускаются (в строке свой­ства Индексированное поле указан вариант Да (Совпадения не допускаются). Индексированными могут быть текстовые, числовые, денежные поля, а также поля даты/времени. Индекс ускоряет операции выполнения запросов, поиска и сортировки по данному полю. Однако введение индекса немного замедляет ввод, редактирование и обновление данных, так как индексы автоматически обновляются для всей таблицы.

Свойство Условие на значение предназначено для задания ограничений на вводимые данные. Тип вводимых данных мы уже установили, но в любое время вы можете доба­вить к ним некоторые параметры данных. Числовые поля можно определить так, чтобы программа допускала ввод только указанных значений. Знаки больше (>) и меньше (<) помогут установить диапазон вводимых чисел.

Проверка изменений

Вернемся в режим таблицы.

1. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Вид на Панели быстрого доступа и выберите вариант Режим таблицы. Access попросит подтвердить необходимость сохранения таб­лицы. Щелкните на кнопке Да.

2. Просмотрите отдельные поля и обратите внимание на внесенные изменения.

Поле Имя электронной почты теперь по умолчанию содержит текст @dom.ru. При попытке ввода номера телефона на экране отображается маска ввода, позволяющая ввести в поле точно семь цифр номера. Давайте внесем в таблицу новую информацию.

1. Щелкните в поле КодСотрудникановой записи и введите 1258. Нажмите клавишу Enter.

2. Введите в таблицу следующие данные:

При вводе данных обратите внимание на особенности, кото­рые обусловлены изменениями, внесенными в таблицу.

Лабораторная работа №3

3 Работа с записями

В данном разделе опишем несколько простых спосо­бов работы с данными и поиска необходимой информации. Найдите сотрудников с фамилией Иванов.

Рисунок 15

Поиск записи

Access позволяет легко выполнить поиск определенной записи (или записей). Рассмотрим на примере.

1. Выделить любую фамилию, для чего подведите курсор к левой границе поля и, когда он примет вид значка «плюс», щелкните мышью.

2. Щелкните на кнопке Найти на панели инструментов . Появится окно диалога, как показано на рисунке 15.

3. Щелкните на строке заголовка окна диалога и перета­щите его в сторону, чтобы вы могли видеть необходи­мые записи.

4. Введите текст: Иванов в поле Образец. В списке Совпаде­ниевыберите вариант С любой частью поля. Щелкните на кнопке Найти далее. Access выделит первую найденную запись.

5. Для поиска следующего элемента снова щелкните на кнопке Найти далее.

6. Для выхода из режима поиска щелкните на кнопке От­мена.

Перемещение полей

По « умолчанию» поля воспроизводятся на экране в режиме таблицы в том порядке, в котором они вводились при со­здании таблицы. Чтобы изменить порядок следования полей, достаточно выделить поле и перетащить его на но­вое место. 1. Выделите поле с подписью Дата приема на работу, щелк­нув на заголовке этого столбца.

2. Перетащите поле влево. При перемещении между столб­цами появляется разделительная линия, которая ука­зывает новое расположение столбца.

Рисунок 16

3. Когда разделительная линия будет находиться слева от поля Имя, отпустите кнопку мыши. Теперь выделенный столбец занимает третью позицию слева, как показано на рисунке 16.

Сортировка записей

Для поиска определенной записи (или записей) очень ча­сто применяется сортировка.

1. Выделите поле Фамилия, щелкнув мышью на заголовке соответствующего столбца.

2. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов . Рядом находится кнопка Сортировка по убыванию.

3. Щелкните на правой границе заголовка столбца Фами­лияи перетащите его границу в сторону, чтобы смогли увидеть фамилии на экране. Теперь фамилии рас­положены в алфавитном порядке.

4. Закрыть таблицу Сотрудники, сохранив её.