Обоснование целесообразности использования операционного подхода к проектированию организационных структур

2.2.1. Основные определения и положения современного операционного подхода. Прежде чем определить современные понятия операционного подхода, необходимо определить его сущность и провести ретроспективный обзор и анализ основных этапов его становления.

В научной литературе встречается несколько подходов к использованию термина «операция» и «операционный».

1. Операционный менеджмент. В рамках данного подхода операцию рассматривают как действие, имеющее отношение только к производству, в лучшем случае как управление им. Фактически, операционный и производственный менеджмент начинают выступать как синонимы [23,30,31,36,67].

2. Операционные решения. Принятие кратковременных, текущих решений. Фактически операционное управление превращается в управление оперативное [23,31,36,67].

3. Исследование операций. Математические методы, предназначенные для поиска оптимальных (или субоптимальных) комбинаций неких составляющих элементов [22,41].

И только в редких работах поднимался вопрос о необходимости общего определения терминов «операция», «операционная система» и «операционный подход» [15,49,73].

Изначально, термин «операция» (от латинского operatio – действие) имел два взаимосвязанных значения (Большая Советская Энциклопедия, электронная версия):

1) законченное действие или ряд действий, направленных на решение определённой задачи, достижение поставленной цели;

2) очередное, периодически повторяющееся действие, входящее в круг функций, задач данного учреждения, предприятия или их отдела и пр.

Однако, используя подобные определения, авторы многих работ совершенно исключают широкое значение термина операция и низводят его до использования в рамках трех вышеперечисленных подходов. Такое «упрощение» искажает смысл термина и ведет к ограниченному пониманию самого операционного подхода.

Очевидно, что исходное значение термина операция должно быть сформулировано для условий управленческой науки следующим образом:

Операция – это деятельность, направленная на преобразование входных элементов (ресурсов) в выходные элементы (результаты), получение которых является ее целью.

Данное определение обосновано использованием термина «операция» в приложении не только к производственной деятельности организации, а также вторым значением термина «операция» приведенном выше.

Следствия из предложенного в работе определения перечислены ниже.

1. Операция всегда является сознательно управляемым мероприятием или действием, так как обладает целевой природой.

2. Ресурсами и результатами могут выступать любые материальные и нематериальные объекты: экономические ресурсы (капитал, труд, предпринимательская способность, природные ресурсы, информация), товары и услуги, финансовые результаты деятельности коммерческой организации, изменение информации и т.д.

3. Под деятельностью в определении понимается действие или последовательность действий, значит, каждая операция может быть представлена как последовательность более мелких операций.

4. Операция характеризуется производительностью, эффективностью, временем исполнения, нормами, правилами выполнения, объемами входов и выходов.

Исходя из данного определения, и его следствий, можно сформулировать два определения операционной системы.

1. Операционная система – это упорядоченная совокупность операций выполняемых объектом исследования в процессе своей жизнедеятельности, которую можно представить в виде сетевой схемы, элементами которой являются операции (процессы преобразования), входы и выходы (ресурсные потоки, связи и отношения), упрощенная схема операционной системы представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Упрощенная схема операционной системы.

2. Операционная система организации – это упорядоченная совокупность всех операций выполняемых организацией (предприятием) в процессе своей жизнедеятельности. Операционную систему организации можно представить в виде сетевой схемы (рисунок 1), в том числе многомерной, элементами которой являются операции (процессы преобразования), входы и выходы (ресурсные потоки, связи и отношения), или в виде функциональной схемы, укрупненная функциональная схема предприятия представлена на рисунке 2.

Таким образом, операционная система обладает всеми свойствами и характеристиками операции.

Для целей работы, необходимо определить еще один термин: цепочка операций. Цепочка операций представляет собой совокупность операций, которую можно выделить из операционной системы по критериям прямоточности и минимальных связей с остальной системой. Фактически, понятие «цепочка операций» аналогично понятию «процесса» в процессном подходе. Например, на рис.1 можно выделить две очевидных цепочки операций: первая состоит из операций 2,3,4,5,6,7; вторая из операций с номерами 8,9,10,11,12,13. Подобное представление операционной системы и цепочек операций аналогично представлению процессов при использовании структурного анализа процессов (Structured Process Analysis, SPA).

Рисунок 2 – Укрупненная функциональная схема операционной системы предприятия.

Сравнение определений терминов «операция» и «операционная система» приведено в таблице 10.

Предлагаемый подход к терминам операция и операционная система позволяет переосмыслить развитие управленческой мысли в новом ключе. Фактически, все достижения научной организации управления (Management Science – MS), методов исследования операций (Operations Research - OR), операционного менеджмента (Operations Management - OM) представляют собой последовательное развитие различных взглядов и методов, направленных на повышение характеристик работы операционной системы и выполнения отдельных операций.

Это подтверждает проведенный анализ развития управленческих технологий и подробный анализ развития операционного менеджмента, представленного в таблице 11. Таблица 11 сформирована на основе таблицы 1.3. «Операционный менеджмент в историческом развитии» [67] и обзора других источников [31,32,39].

Таблица 10

Сравнение традиционных и предложенных в работе определений

Таблица 11

Развитие операционного подхода

Продолжение таблицы 11

Продолжение таблицы 11

Анализ представленных в таблице 11 концепций показал, что:

1. Большинство концепций и методов представляют собой отдельные, самостоятельные теории, которые направлены на решение нескольких близких друг другу задач. Это объясняется тем, что большинство рассматриваемых методов возникали по мере необходимости, для решения частных вопросов. Подобная узкая специализация вела к утрате значительной доли эффекта по сравнению с комплексным подходом. Одновременное применение нескольких концепций возможно, но по причине отсутствия общей интегральной базы, позволяющей соотнести и увязать их друг с другом, подобное использование связано с трудностями. Если применять их последовательно, отсутствие взаимосвязи все равно приведет к излишним потерям времени, значительно снижает эффект и усложняет управленческий учет, что вызывает рост управленческого аппарата и затрат.

2. Рассматривая приведенные в таблице концепции, методы и инструменты мы видим их последовательное развитие и усложнение. Если на первых этапах само понятие операции было сопряжено с непосредственными физическими действиями рабочего, то на поздних этапах операция приобретает несколько иное значение, подразумевая осуществление действий не только в рамках производственной функции, но затрагивая транспорт, логистику, финансы, управление персоналом и качеством, принятие стратегических решений.

На основе этого анализа, анализа научной литературы и практической деятельности некоторых предприятий, были разработаны и предложены следующие основные положения операционного подхода.

1. Операционный подход, на современном этапе, выступает интегральной функцией по отношению к системному подходу (как качественному методу исследования), исследованию операций (как методу количественного анализа), менеджменту (как научной организации управления) и ряду смежных дисциплин.

2. Операционный подход подразумевает представление исследуемого объекта в виде операционной системы, рис.1 и рис.2.

3. Операционный подход направлен на оптимизацию работы операционной системы объекта исследования. Он позволяет использовать несколько критериев, исходя из необходимости. В оценки критериев могут быть выбраны различные показатели, характеризующие производительность, эффективность, время исполнения, нормы, объемы входных и выходных потоков. Для определения соответствующих количественных и качественных показателей можно использовать методы: экспертных оценок, квалиметрии, ретроспективного анализа.

4. Операционный подход предлагает в качестве результата своего применения операционные системы с готовыми характеристиками. Эти системы представляют собой решения операционных задач. Операционные задачи разделяются на три группы: стратегические, тактические, оперативные. Стратегические задачи – задачи разработки стратегии: продукции и услуги, процесса, места расположения организации, расположения оборудования; задачи комплексной подготовки. Тактические задачи – задачи агрегированного планирования и планирования производственных ресурсов. Оперативные задачи – задачи управления: операциями при календарном планировании, операционными системами «точно в срок», операциями при техническом обслуживании и переналадке оборудования.

5. Интегральный характер операционного подхода при современном уровне развития вычислительной техники и математических методов позволяет перейти к новому уровню организационного проектирования, уровню инжиниринга.

Таким образом, операционный подход совмещает в себе все достижения научного управления и может быть применен к широкому спектру организационных задач.

2.2.2. Разработка основных положений и требований операционного подхода к проектированию организационных структур. В рамках данной работы будет рассмотрено применение операционного подхода к задаче проектирования организационной структуры. Данная задача представляется актуальной. Анализ опыта работы ряда предприятий и научных работ [5,10,39,67] показывают, что традиционные структу­ры управления, оказались неадекватными реальным струк­турам. Традиционные структуры сформировались в соответствии директивно установленным организационно-пра­вовым формам предприятий и исторически сложившимся типам структур. Реальные структуры сформировались и функционируют под воздействием объективных политических, экономических и социальных процессов в обществе. Традиционные структуры, соответствующие штатному расписанию предприятия определенной организационно-правовой формы принято называть каноническими. Структуры, кото­рые отражают действительные управленческие отношения, принято называть актуальными [39]. Актуальные струк­туры возникают в результате развития неформальных отношений и процессов само­организации в управлении. Среди множества причин, вызывающих процессы само­организации, едва ли не самой главной является директивный, по сути идеалисти­ческий, подход к проведению реформ в управлении, который не может учесть все многообразие и соотношение взаимосвязей в управлении. В результате возникают непредвиденные, порой неожиданные, неформальные отношения и довольно устой­чивые связи, вызванные необходимостью принятия решений именно на этом уровне и в этом месте. Актуальные структуры возникают именно благодаря этим связям и от­ношениям.

Для решения задачи проектирования актуальных организационных структур на основе разработанных положений современного операционного подхода (пункт 2.2.1.), законов и принципов проектирования и построения организаций (глава 1) и требований к проектированию эффективных организационных структур (сформулированных в пункте 2.1.7.), были разработаны и предложены следующие основные положения операционного подхода к проектированию организационных структур.

1. Операционный подход подразумевает представление исследуемой организации (или ее подразделения) в виде операционной системы. Уровень масштаба операций задается исследователем, хотя наибольший эффект может быть достигнут при минимально возможном размере операций. Поэтому часть работ по построению операционной системы можно передать на нижестоящие уровни управления. Практика здоровой инициативы в данном случае оправдывает себя. Произвольность масштаба операций избавляет нас от ограничения числа бизнес-процессов. Окончательный выбор масштаба зависит от уровня управления, текущей необходимости и конкретных задач. Более того, выполнение реструктуризации компании на основе процессного подхода чаще всего затрагивает всю компанию, тогда как при операционном подходе возможна реорганизация структурного подразделения любого масштаба, от рабочего места, до всей организации в целом.

2. Операционный подход направлен на оптимизацию работы операционной системы объекта исследования. Необходимо выбрать и определить ключевые показатели необходимые для обеспечения контроля результатов и критерии оптимизации. Выбор показателей абсолютно произволен, могут использоваться стандартные показатели дерева ROE, показатели создания добавленной стоимости, инновационной и инвестиционной деятельностей. Часть показателей может быть сквозными, часть характеризовать только данную операцию. Однако, показатели должны быть связаны с достижением целей компании и реализацией ее миссии, например с помощью сбалансированной системы показателей (Balanced Scorecard - BS) [36]. В качестве критериев оптимизации могут быть использованы несколько критериев, исходя из необходимости.

3. Операционный подход предлагает в качестве результата своего применения операционные системы с готовыми характеристиками. При реструктуризации операционной системы желательно рассмотреть несколько альтернативных вариантов постановки и решения задачи оптимизации. По результатам сравнения выбирается наиболее перспективный вариант.

4. Каждая операция получает подробное описание, с учетом нормирования показателей входа, выхода и эффективности, а также инструкции по исполнению. За каждой или несколькими операциями закрепляется исполнитель. Задачу распределения операций тоже можно поставить в виде задачи оптимизации, с точки зрения наилучшего соответствия требованиям, предъявляемым данной операцией к работнику. Закрепление операций за конкретным подразделением и количество подразделений можно определить по критерию максимизации связей или минимизации входов. Операции, закрепленные за подразделением, определяют его назначение. Люди распределяются по подразделениям в соответствии с закрепленными за ними операциями.

Использование операционного подхода позволит создавать эффективные организационные структуры, благодаря четкому и при необходимости гибкому сопоставлению операций и рабочих мест, цепочек операций и подразделений. Построение организационной структуры снизу вверх, а не наоборот, как принято в традиционных подходах, позволяет ликвидировать противоречия между реальными организационными структурами и фактически выполняемыми процессами, т.е. между каноническими и актуальными структурами. Это значительно увеличивает эффективность деятельности организации, как за счет построения структур соответствующих лучшей реализации законов и принципов построения организаций с учетом современных тенденций, так и за счет сокращения разнообразных трансакционных затрат, вызванных несоответствием формальных и неформальных структур.

2.2.3. Сравнительные преимущества операционного подхода. Основные недостатки существующих подходов были сформулированы в разделе 2.1. Опираясь на сформулированные положения операционного подхода можно определить его сравнительные по отношению к остальным подходам преимущества.

1. Операционный подход обладает произвольным масштабом исследуемых операций, что дает удобство в использовании, гибкость в изменениях, возможность анализа любого уровня структуры компании с последующей интеграцией в существующие или новые системы. Произвольность масштаба операций придает абсолютную гибкость использованию операционного подхода.

2. Операционный подход не требует обязательных кардинальных и принципиальных изменений в подходе к управлению, кроме одного – соблюдения установленных правил при его использовании.

3. Операционный подход может реализовываться плавно, по мере возможности и необходимости, часто предусматривая последующие изменения, связанные с интеграцией в новую структуру отношений. Действительно, оптимизация операционной системы проходит по выбранным критериям, которые должны быть ориентированы на внешнюю среду по отношению к операции. Однако, если внутренняя среда организации не позволяет провести скачкообразные изменения, того же результата можно добиться посредством проведения незначительных последовательных изменений в несколько этапов в отдельных подразделениях.

4. Операционный подход применим в рамках концепции «непрерывного совершенствования», благодаря гибкости и возможности проведения плавных изменений.

5. Операционный подход уделяет внимание не только процессу (работе), но и структуре (системе связей и отношений), позволяет легко, четко и гибко формировать разнообразные структуры.

6. Операционный подход обладает потенциалом к частым и быстрым изменениям организационной структуры. При изменении внешних по отношению к операции условий, достаточно заново решить соответствующую типовую операционную задачу и получить возможные варианты изменений структуры.

7. Операционный подход позволяет формировать системы управленческого учета и мониторинга пронизывающие всю деятельность компании, используя в основном стандартные показатели и позволяя комплексно рассматривать технологический процесс, выявляя даже неочевидные и скрытые взаимосвязи и позволяя регулировать их.

8. Операционный подход позволяет в большей степени, чем другие подходы, совмещать статику и динамику предприятия, позволяя создавать более полные и гибкие системы контроля, учета и мониторинга на базе общепринятых показателей. Операционное представление системы предприятия подразумевает оценку и нормирование каждой операции. Процессный характер цепочек операций позволяет действовать в рамках процессного подхода и оценивать динамику предприятия. Закрепление операций за определенными людьми и подразделениями, их выполнение с помощью различного оборудования позволяет оценивать статические объекты предприятия.

9. При операционном подходе необходимо использовать одновременно несколько различных критериев и показателей, что позволяет избежать однобокости при оценке и оптимизации процесса (в отличие от реинжиниринга, где «священной коровой» выступает добавленная стоимость) и использовать подход не только для коммерческих организаций;

10. Операционный подход опирается на все достижения научного подхода к управлению от хронометрирования Ф. Тейлора и трудовых движений Ф. Гилбрета, до реинжиниринга бизнес-процессов (РБП) М. Хаммера и концепции Гармоничного производства А. Проскурякова. Возможность использования практически всех достижений научного управления позволяет выбирать наилучшие для данных условий и добиваться эффекта синергии за счет их совместного использования.

11. Предлагаемые постановки операционных задач и их решения могут быть использованы как шаблоны для широкого распространения и изменения в масштабах целых отраслей, что крайне важно для экономики страны при качественных изменениях рыночной конъюнктуры, например вхождение в ВТО.

12. Операционный подход, благодаря гибкости масштаба операций позволяет решать задачи на различном уровне, добиваться роста производительности, за счет использования самых минимальных организационных резервов.

13. Малый размер операций, позволяет проводить организационный процесс снизу вверх, способствуя реализации синергетического эффекта и концепции самоорганизации. Например, при проектировании организационных структур.

Таким образом, современный операционный подход соответствует требованиям, сформулированным в пункте 2.1.7. и позволяет учитывать необходимость роста и принципы построения перспективных организаций (раздел 1.3.).

Выводы. К построению организационных структур есть несколько подходов: системный, структурный, функциональный, проектный, процессный. Все они обладают серьезными недостатками. Подход к проектированию организационных структур должен соответствовать следующим требованиям:

- обладать произвольным масштабом исследуемых объектов и процессов;

- не требовать обязательных кардинальных и принципиальных изменений в подходе к управлению;

- обладать возможностью плавной реализации;

- обладать потенциалом к непрерывному совершенствованию и к изменению организационной структуры;

- уделять внимание и процессу (работе), и структуре (системе связей и отношений;

- позволять формировать системы управленческого учета и мониторинга пронизывающие всю деятельность компании, используя в основном стандартные;

- опираться и органично использовать все достижения научного подхода к управлению, теории систем, теории организаций, исследования операций, операционного менеджмента.

По результатам проведенной в разделе 2.2. работы были сформулированы основные положения современного операционного подхода и его использования к проектированию организационных структур. Выявленные преимущества операционного подхода к проектированию организационных структур перед остальными подходами обосновывают целесообразность его использования для решения данной задачи.