Обзор и анализ принципов проектирования, построения, функционирования и развития организаций

Проектирование и построение организационных структур основывается также на принципах проектирования, построения, функционирования и развития организаций.

На основе анализа работ Б.З. Мильнера [50], О.Г.Туровца [39], Е.И. Гинзбурга [39], А.В. Проскурякова [39] и ряда других ученых [5,21,24,29,45,50,72,74,87] мы выделили следующие законы и принципы теории систем и теории организации.

Основные принципы формирования, функционирования и развития организационных систем приведены в табл. 1.

Научно-технический прогресс заставил по-иному взглянуть на эти принципы. Возникающие в период ускоренного развития НТП противоречивые явления опре­деляют необходимость гибкого подхода к их реализации. Соблюдение этих принципов возможно только при условии поиска компромисса между желаемым результатом реальными ограничениями. Предприятию следует учи­тывать возникающие противоречия и соответственно корректировать принимаемые решения. Задачей руководства является нахождение рациональных компро­миссов, ведущих к организационно-экономической оптимизации решений.

Таблица 1.

Принципы проектирования, построения, функционирования и развития

организационных структур [5,18,39,50]

Продолжение таблицы 1

Рассмотрим перечисленные в таблице принципы подробнее.

1. Принцип специализации. Выпуск сложных современных изделий требует специ­ализации производства. Обычно считается, что чем глубже специализация, тем эф­фективнее можно организовать производственный процесс. Однако в настоящее вре­мя развивается и другой процесс — диверсификация производства, поэтому возни­кает задача сочетания этих двух тенденций.

Процесс диверсификации определяется необходимостью выпуска разнообразной продукции. Чем быстрее будет осваиваться выпуск новых изделий, обеспечивая конкурентоспособность новой продукции, тем более важным станет сочетание принципа специализации с идеями диверсификации.

Необходимость диверсификации заключается в обеспечении роста предприятия при увеличении его стабильности. Перелив капитала в смежные отрасли деятельности, или вклад в новые направления позволяет распределить риск и добиться большей стабильности суммарных денежных потоков.

2. Принцип стандартизации. Конструктивная и технологическая стандартизация позволяет создавать эффективные изделия и процессы, оснащать технологию стан­дартизованной оснасткой. Это очень выгодно. Однако, компонуя новые изделия только из стандартных элементов на основе типовой технологии, трудно получить прин­ципиально новое оборудование, новые процессы, прийти к так называемым пионер­ным решениям, эффективность которых может быть более высокой, чем решений, базирующихся на принципах стандартизации. Поэтому, признавая значение стан­дартизации, необходимо развивать авторство, создавать изобретения, результатом которых должны быть новые патентоспособные изделия и процессы.

В современных условиях, стандартизация стала приобретать еще два значения. Значение знака качества и значение инструмента конкурентной борьбы. Так получение сертификата соответствия современным стандартам ISO9000 предприятие доказывает соответствие качества своего изделия международному уровню. С другой стороны, постоянное повышение стандартов позволяет вытолкнуть с рынка менее успешных конкурентов (например: современные европейские стандарты в отношении авиалайнеров).

3. Принцип пропорциональности. Применяется в самых различных приложениях: при создании подразделений и выравнивании их производственных мощностей, обес­печении пропорциональности запуска и выпуска продукции, комплексной подаче деталей на сборку. Но при этом нужно учитывать индивидуальную производитель­ность труда. Достижение высокой производительности на одном рабочем месте вызы­вает диспропорции в производстве. Предшествующие операции могут не обеспечи­вать заготовками вырвавшееся вперед звено. Темпы потребления заделов, создаваемых этим звеном, отстают от темпов наращивания заделов. Поэтому на современном этапе требуется повышение коллективной производительности, а не индивидуальной.

Аналогично работает принцип пропорциональности для систем сбыта и финансовой деятельности компании. Поставщики предпочитают стабильные объемы закупок, в то время как оптовые и розничные посредники стремятся к сокращению запасов. В условиях циклических или хаотичных колебаний спроса они вступают в противоречие. При финансировании проектов, определении доли заемного капитала, для обеспечения роста предприятия, при использовании свободных финансовых средств также необходимо соблюдать принцип пропорциональности.

4. Принцип параллельности. Заключается в параллельном и одновременном вы­полнении ряда операций, связанных одной конечной целью. Параллельное реше­ние ряда взаимосвязанных задач, например выполнение технологических операций, относящихся к различным фазам производства, позволяет значительно сократить длительность общего цикла работ. Однако проще, оказывается, спланировать одну последовательную цепочку работ, чем скоординировать совокупность параллельных процессов, которые имеют различную сложность, трудоемкость, продолжительность и выполняются различными подразделениями. Возрастающая сложность планиро­вания больших комплексов работ и создание больших систем привели к использова­нию сетевых методов планирования и управления. Они явились ответной реакцией специалистов на усложнение задач координации.

5. Принцип поточности. Поточность проявляется не только в адекватной специализации элементов организационной системы, но и в готовности их к поточному осуществлению своей деятельности. Заключается в установлении порядка работ, последовательности их выполнения, нормировании сроков, ресурсов и показателей. В промышленном производстве реализуется при формировании станочных линий с предметно-цепным расположением оборудования, создании поточных и автомати­ческих линий. При этом стремятся избежать «петель» при движении продуктов тру­да. Однако это требует, кроме расчета всего процесса, расчетов загрузки каждой еди­ницы оборудования. Объем выпуска продукции является почти единственным фак­тором, влияющим на загрузку оборудования, входящего в линию. При недостаточ­ных объемах выпуска разное по производительности оборудование будет загружено неравномерно. При этом самое производительное (и обычно самое дорогостоящее) оборудование оказывается в цепочке рабочих мест недогруженным.

6. Принцип непрерывности. Предполагает сокращение или полную ликвидацию всех перерывов при выполнении последовательной цепочки операций процесса деятельности. Практика показала, что соблюдение принципа непрерывности позволяет значительно сократить объемы незавершенного производства, запасы, заделы; обеспечивает рост производительности труда и фондоотдачи, сокращает сроки выполнения работ. Например: в промышленном производстве и строительстве. В некоторых случаях непрерывность является практически безусловным принципом, например в металлоплавильной отрасли.

Однако, реализация этого принципа не всегда бывает выгодна. Для исключения сбоев, возникающих при случайном прекращении подачи деталей с предыдущей операции на последующую операцию, необходимы буферные заделы. Они обеспечива­ют непрерывность обработки на каждой операции. Наличие таких заделов сокра­щает цикл обработки отдельной детали, но увеличивает цикл обработки всей партии деталей, а главное, приводит к росту незавершенного производства и, следовательно, к снижению оборачиваемости оборотных средств. Их лимит всегда ограни­чен для каждого предприятия, поэтому руководство должно искать пути преодоления возникающих здесь противоречий.

7. Принцип ритмичности. Понимаемый в широком смысле этот принцип является очень важным в современных условиях. Суть ритмичности в подчинении ритмов функционирования вспомогательных и обслуживающих элементов ритмам функционирования основных элементов производства. Организованность системы в некоторых случаях характеризуется показателем аритмии, чем он ниже, тем лучше организована система. Несбалансированное производство, обладающие несоответствием ритмов приводит к разнообразным формам снижения эффективности и роста затрат. Например: снижение загрузки высокопроизводительного оборудования. В условиях различной произ­водительности аритмия приводит к остановке наиболее производительного (наиболее доро­гого и эффективного) оборудования, равняясь, таким образом, на «узкое» звено, что снижает фондоотдачу и ведет к росту затрат.

8. Принцип автоматичности. Реализуется при создании автоматических систем управления, поточных линий и роботизированных систем, требующих новой организации обслуживания. С одной стороны, автоматизация процессов должна вести к сокращению ручного труда и снижению затрат, однако это выполняется далеко не всегда. Ремонт и переналадка оборудования, входящего в автоматизированную линию, могут осуществляться только высококвалифицированными специалистами, т. е. происходит усложнение и удоро­жание обслуживания и ремонта. Изменяется также структура обслуживающего пер­сонала. Сокращается число основных рабочих (часто малоквалифицированных), за­нятых на поточных линиях до автоматизации, и растет число высококвалифициро­ванных работников, обслуживающих автоматические линии. Кроме того, авто­матические линии и роботизированные системы стоят дороже, чем обычное обору­дование, что влияет на амортизационные отчисления. Использование компьютеров в системах документооборота требует подготовки кадров и создания достаточно дорогих программных продуктов, затрат на их поддержку и поддержку компьютерных сетей и т.д.

9. Принцип гибкости. Это один из самых главных принципов в современных усло­виях. Он подразумевает возможность выпуска новой продукции на гибко перестраи­ваемом с помощью управляющих программ оборудовании. Специализированное оборудование и оснастка могут быть в некоторых случаях более эффективными и дешевыми по сравнению с переналаживаемыми и гибкими средствами производ­ства, но только в конкретных условиях — применительно к какому-либо одному из­делию. Необходимость же обновления выпускаемых изделий влечет за собой при использовании специального оборудования перестройку всей производственной си­стемы. Потери могут оказаться очень большими по сравнению с экономией, полу­ченной при покупке или создании специального оборудования. Более того, современная направленность на создание систем массового производства на заказ требует создания именно гибких производств. С другой стороны, в некоторых отраслях внедрение подобного производства пока преждевременно и требует слишком больших затрат.

10. Принцип системности. Принцип системности заключается в том, что организационная структура включает в себя всю совокупность составляющих систему организации элементов: субъектов, объектов, связей, отношений, свойств, состояний, среды, самоорганизации и саморегулирования.

Субъекты – главные элементы системы организации, кадровый состав организации, персонал. Субъекты обладают многообразием полномочий и прав, ответственностью за выполнение функциональных обязанностей, индивидуальными и коллективными потребностями и целями, профессиональными и нравственными качествами, возможностями, характером, темпераментом, опытом, знаниями, навыками.

Люди вступают в различные виды отношений, участвуют в социальных группах, являются основным ресурсом организации, определяют ее потенциал, могут привести ее к процветанию, либо к краху.

Объекты – составные (морфологические) элементы системы: операции, процессы, работы, функции, должности, отделы, участки, службы, правила, нормы, стандарты, законы. В организационной структуре основным компонентом среди объектов можно считать должность. Она определяет набор типов и видов взаимодействий, в которых участвует субъект занимающий ее.

Связи – отражают зависимости между элементами системы. Для организационных структур характерны два основных типа связей: функциональные и общие. Функциональные связи – это связи политические, экономические, социальные, правовые, информационные, технические. Общие связи – это связи причинно-следственные, общего и частного, функции и аргумента.

Отношения – это формы реализации связей: формальные, неформальные, личные и т.д.

Свойства – качественные характеристики элементов системы, обнаруживаются в процессе реализации связей и отношений. К существенным свойствам системы в целом можно отнести целостность, организованность, гибкость, адаптивность и т.п.

Среда – окружение, совокупность условий, в которых протекает деятельность и развитие организации и ее элементов. Следует различать внешние и внутренние границы организационной системы. Внутренние границы определяются объектами и субъектами, формально являющимися частью организации. Внешние границы включают в организационную систему связи и отношения с субъектами и объектами, формально принадлежащими иной организации.

Самоорганизация – это процесс самообучения и самовоспитания в условиях изменяющейся среды. Процесс естественный, цель которого – максимально приблизиться к нормальному (среднему) состоянию. Самоорганизация протекает без воздействий со стороны системы управления и является свойством любой системы. В ее основе лежат обратная связь и естественный отбор.

Саморегулирование, в отличие от самоорганизации, представляет собой комплекс активных, искусственных воздействий со стороны управляющей системы на основе комбинации целевых функций, определенных этой системой.

Только при условии учета всех параметров присущих перечисленным элементам организационной системы, возможно создание эффективной организационной структуры.

Однако правильная реализация данного принципа выдвигает повышенные требования к ру­ководству предприятиями и объединениями: их эрудиции, широты кругозора, уме­ния управлять большими комплексами. Системный подход и комплексность обус­ловили развитие программно-целевого, в том числе сетевого, планирования, требуе­мого для управления комплексами работ.

11. Обновление. Является, с одной стороны предпосылкой, а с другой — следствием ускорения НТП, изменения вкусов и предпочтений потребителей. Принцип обновления относится сразу к четырем составляющим организационной системы и структуры предприятия.

1) Обновление продукции. Являясь необходи­мым следствием ускорения НТП, он иногда приводит к появлению лишь внешне обновленной продукции. Так в отраслях производства товаров широкого потребления в легкой промышленности (пищевой, текстильной) обновление товарной линейки может происходить каждые несколько месяцев. Выпуск нового товара необходим для замены старого согласно теории жизненного цикла товара. Однако, выпуск товара заменителя, может существенно сократить цикл жизни предыдущего товара и уменьшить суммарный денежный поток. С другой стороны, товар, дополняющий старый, может увеличить срок жизни обоих и увеличить сумму выручки. В любом случае обновление товара требует значительных средств, и всегда существует риск неправильного решения. Поиск оптимального выбора часто становится сложной задачей.

2) Обновление технологии. С одной стороны обновление оборудования ведет к снижению затрат, но как мы видели на примере других принципов, далеко не всегда это может быть оправданным.

3) Обновление управленческих технологий. Изменения в системе управления и структуре предприятия часто наталкиваются на сопротивление со стороны персонала. Люди в сложившихся системах редко соглашаются изменять условия игры. Некомпетентное поведение руководства может привести к потере квалифицированных кадров и вообще стагнации организации. С другой стороны, отставание в уровне управленческих технологий, неадекватность системы управления и мотивации также губительны для предприятия, как и неосмотрительная реорганизация.

4) Обновление персонала. Обновление персонала требует создания системы планирования карьерного роста, ротации кадров, мотивации, социального обеспечения, подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров. Известна крылатая фраза – кадры решают все. Особенно актуальной она становится сейчас, в условиях формирования постиндустриальной, инновационной экономики. Неосмотрительные решения правительства Гайдара и последующие кризисы привели к распаду системы подготовки по рабочим специальностям. Результат – резкое падение качества товаров отечественного производства и дефицит профессиональных кадров. С другой стороны, работа с кадрами требует серьезных материальных затрат, что опять приводит к противоречию, решение которого в компетенции руководства.

Во избежание дублирования исследований и разработок в перечисленных четырех областях требуется развитие также и информационных си­стем. Подобные дорогостоящие мероприятия следует учитывать при расчете эконо­мии на проведение параллельных исследований, выполняемых в различных органи­зациях и объединениях.

12. Принцип плановости был и остается одним из основных принципов управле­ния экономикой и ее основными звеньями - предприятиями и объединениями. Однако чрезмерно жесткое и детализированное планирование сковывает инициати­ву руководителей и не допускает гибкого реагирования в случае серьезных изменений внешней среды.

13. Рост. Рост связан с тем, что повышение производительности труда и установка более производительного оборудования обес­печивают возможность удовлетворения спроса потребителей на выпускаемую про­дукцию. Однако во всех случаях нужно одновременно учитывать также возможность обеспечения производства трудовыми, материальными ресурсами, комплектующи­ми изделиями и энергией. Рост часто обеспечивается в значительной степени заемными средствами. Соблюдение пропорций, обеспечение низкого риска при высоких темпах роста задача крайне важная и сложная, однако, необходимая. Рост обеспечивает: гарантию от потери доли рынка и будущую стабильность. Резкие скачки могут привести к потерям в случаях провала рынка и необоснованной оценки спроса.

14. Жизнеспособность. Определяет потенциал предприятия, оборудования и товаров и услуг, производимых предприятием, срок жизни, адекватность внешней среде. Если характеристики предприятия, его оборудования и товара не соответствуют современным требованиям, то необходимы изменения. Однако, степень этих изменений может быть различна и обеспечивать продление жизни на разный период времени. В условиях быстрого изменения рынка, выпуск простой продукции с коротким жизненным циклом и сроком службы при значительно низких затратах на выпуск и разработку, может оказаться выгоднее. Тогда как разработка товара рассчитанного на долгий срок эксплуатации и длительный спрос может не оправдать себя. В некоторых случаях выпуск дешевого качественного товара может на долгое время уменьшить емкость рынка и лишить производителя стабильного и значительного источника доходов. Эффект спроса на китайские товары в значительной степени определяется этим принципом.

В современной промышленности принцип жизнеспособности определяет целесообразность выпуска изделий как производственного, так и бытового назначения с возможностью ремонтной за­мены деталей и сборочных единиц. Этот принцип повышает требования к организа­ции выпуска запасных частей, расчетам их достаточного количества, номенклатуры, хранению, складированию, сервисному обслуживанию. Все в большей мере такую задачу берут на себя промышленные объединения, что значительно усложняет их работу и организационную структуру.

15. Принцип целенаправленности. Принцип целенаправленности заключается в том, что организация обладает целевой природой. В основе организации должна лежать система целей, которые обусловливают структуру задач и содержание функций подразделений предприятия и аппарата управления.

Многообразие целей на высшем, среднем и низшем уровнях организационной структуры не может быть сведено к одному измерителю, что подразумевает многокритериальность ее оценки.

Несмотря на то, что каждая цель отражает одну из объективных сторон деятельности организации, соответствие между системой целей и организационной структурой, не может быть однозначным.

16. Принцип многообразия. Принцип многообразия заключается в том, что организационные системы достаточно сложны и разнообразны. Для оценки эффективности организационной структуры необходимо использовать несколько показателей. Следует учитывать результативность хозяйственной деятельности организации (финансовую, производственную, сбытовую), причем не только в краткосрочном периоде. Необходимо оценить перспективные результаты текущих операционных решений. С другой стороны, нельзя забывать об оценке эффективности внутреннего построения системы, проблемы которого рано или поздно отразятся на результативности организации.

17. Надежность. Надежность зависит от устройства организации, активности и квалификации ее структурных элементов. Степени развития системы безопасности и обеспечения надежности.

К элементам, обеспечивающим надежность, относятся:

- система формирования запасов материальных ресурсов;

- система комбинирования и дублирования функционального назначения элементов структуры;

- система формирования заделов и «буферных» объемов незавершенного производства;

- система оперативной связи и передачи информации;

- система страхования и управления рисками;

- система безопасности;

- система контроля исполнения и качества;

- система правового обеспечения;

- система сбора и анализа информации.

Формирование работы перечисленных систем на рациональной, научной основе, позволяет обеспечить надежность и гарантирует от серьезных нарушений в работе организации.

18. Конкурентоспособность. Конкурентоспособность является важнейшим условием выживания организации в условиях современной экономики. Для конкурентоспособности важны не столько качество продукции, масштаб производства, новые технологии эффективная реклама, низкая цена, сколько способность собирать и анализировать информацию, успешно прогнозировать вызовы и ожидания внешней среды, принимать решения, защищающие от вызовов и удовлетворяющие ожидания. Соответствие, адекватность, внешней среде и умение своевременно адаптироваться к новым реалиям обеспечивает предприятию конкурентоспособность в выбранных областях. Для этого, необходимо сформировать в рамках организационной структуры механизмы, обеспечивающие реализацию этого принципа. Основное противоречие в обеспечении эффективности и оправданности затрат на обеспечение этих механизмов, а также в возможности неверного прогнозирования.

19. Эффективность. В общем виде, эффективность – это соотношение результата к затратам. Однако, сложно определить, какие именно показатели эффективности важны и каковы их нормальные значения. Однобокий подход, погоня за максимизацией эффективности оцениваемой одним показателем может привести к краху организации в долгосрочном периоде. Система имеет комплексный характер, оценка ее эффективности должна базироваться на пропорциональном соответствии показателей и рассматриваться в динамике и, по мере возможности, в сравнении с конкурирующими организациями.

Важным условием эффективной деятельности организации является четкое согласование механизма действия и механизма реализа­ции. Рассмотренные принципы и законы должны четко и обосновано реализовываться на практике. Их использование необоснованное использование не даст ожидаемого положительного эффекта и может привести к негативным последствиям. Невыполнение требова­ний законов и принципов построения и функционирования организаций приводит, как правило, к серьезным нарушениям в дея­тельности предприятий, в том числе к гибели.

Необходимость знания основных закономерностей и законов развития организа­ций обусловлена тем, что они: а) образуют теоретический фундамент; б) позволяют правильно оценить складывающиеся ситуации; в) позволяют перейти от теоретичес­ких положений и обобщений к разработке практических рекомендаций; г) позволя­ют анализировать опыт деятельности различных организаций в стране и за рубежом.