Тема 9. Менеджмент як процес управлінської діяльності.

Процес – це сукупність логічно послідовних дій чи операцій направлених на одержання конкретного результату.

Стосовно управління, категорія “процес” відображає міру часу управління, його розвиток і зміни у просторі. Вивчення процесу управління визначається як потребами практики управління, що включає часові параметри управління, значення яких в епоху НТП підвищується, так і потребами теорії управління, що переходить у нову стадію розвитку вивчення динамічних властивостей управління.

Сутність процесу управління, полягає у тому що він представляє собою прикладання трудових зусиль людини для узгодження спільної співпраці. Ці зусилля здійснюються у часовій послідовності, просторовому розміщенні і необхідній комбінації, що визначається розподілом і кооперацією управлінської праці.

Процес управління - це сукупність і послідовність цілеспрямованих дій керівника і всього апарату управління по узгодженню спільної діяльності людей.

Процес управління має свій специфічний зміст, який розкриває сукупність операцій, згрупованих по його етапах.

Етапи характеризують послідовність якісної зміни робіт у процесі управління. Вони є ступенями внутрішнього розвитку впливу в кожному акті його здійснення. Отже, етап це сукупність операцій, дій які характеризуються якісною визначеністю, і однорідністю і відображає закономірну (необхідну) послідовність їх здійснення.

Поняття етап необхідно відрізняти від поняття “стадія”, яке відображає лише перехід до певних груп операцій, без врахування їх якісної однорідності чи відмінностей. Критерії виділення, стадії різноманітні та гнучкі. Цим стадія відрізняється від етапу. Стадія може включати декілька етапів чи тільки частину одного з них. Інколи в конкретному поділі процесу його етапи і стадії співпадають.

Процес управління характеризується методологічним, функціональним, організаційним, економічним, соціальним та інформаційним змістом.

Методологічний зміст процесу управління передбачає виділення наступних етапів: визначення цілей, оцінки ситуації, визначення проблем, розробки управлінського рішення.

Ціль – це ідеальний образ бажаного, можливого і необхідного стану системи. Процес управління починається з постановки цілі впливу.

Ситуація – це стан керованої системи, що оцінюється відносно цілі. Ситуація в процесі управління виникає під впливом змін характеристик змінних організацій чи факторів зовнішнього середовища, в якому функціонує організація. Ситуація може здійснювати на організацію або позитивний вплив, підвищуючи її ефективність, чи негативний, знижуючи її. Складність і сфера впливу ситуації є причиною виникнення постійних чи періодичних процесів управління.

Постійні процеси – це функціональні напрямки людської діяльності на досягання поставлених цілей. Такі процеси містять певні управлінські процедури, порядок виконання яких попередньо спроектований і описаний у вигляді інструкції. Управлінські процедури носять стандартний характер і змінюються тільки при удосконаленні системи управління. Вони описуються штатним методом завдань управління, вирішення яких відбувається по відомому алгоритму.

Періодичні процеси – це форма управління, що обумовлена проявом не запланованих, не передбачених ситуацій, що вимагає здійснення оперативних управлінських впливів. Ці процеси, як правило, спрямовані на розв’язання не штатних управлінських ситуацій.

Як постійні, так і періодичні управлінські процеси мають одну і ту ж внутрішню структуру, проте відрізняються цілями, предметом, засобами, змістом виконуваних управлінських процедур і операцій.

Стан системи ніколи не може бути тотожним до цілі, отже завжди існує ситуація. Відмінність ситуації і цілі як правило включає масу протиріч. Акт впливу є необхідним для розв’язання цих протиріч, для наближення стану системи до цілі. Але це можливо лише у тому випадку, коли ми знайдемо основне протиріччя, розв’язання якого приведе до розв’язання рішення. Таке ведуче протиріччя на розв’язання якого повинен бути направлений вплив є проблемою. Проблема – це один із етапів процесу управління, що базується на протиріччі ситуації і цілі і одночасно є взаємоповязучою ланкою при змінні ситуації, що склалася в напрямку обраної цілі. Вияснення характеру управлінської ситуації дозволяє визначити можливі напрямки діяльності менеджера по усуненню виникших відхилень від досягнення намічених цілей шляхом прийняття управлінських рішень.

Управлінське рішення – є заключним етапом процесу управління і представляє собою знаходження шляхів розв’язання проблеми і організаційну роботу по практичній їх реалізації. Рішення приводить у дію людські, матеріальні і фінансові ресурси. Воно є імпульсом для впливу керуючої системи на керовану.

Процес управління має і економічний зміст. Він обумовлений тим що у процесі управління знаходить своє відображення використання ресурсів виробництва - від оцінки їх наявності до перетворення у продукт. Виходячи з цього економічний зміст процесу управління можна представити як етапи використання ресурсів, руху фондів, які здійснюються працею в керованій системі, але визначаються діяльністю керуючою системи. Економічний зміст можна виразити в наступних етапах: встановлення економічних потреб, оцінка наявних ресурсів, розподілу ресурсів, використання ресурсів, контроль за використання ресурсів.

Соціальний зміст процесу управління визначається роллю людини в його здійсненні. Соціальний зміст процесу управління можна представити послідовністю людських і людино - машинних операцій. При будь якій степені автоматизації управлінської праці процес управління починається і закінчується суто людською діяльністю. Саме тому ми вважаємо, що і суб’єктом і об’єктом управління є людина.

Організаційний зміст процесу управління проявляється в послідовності використання організаційних важелів впливу: етап регламентування, нормування, інструктування, відповідальності.

Кожен акт впливу передбачає, що керівник повинен чітко сформулювати завдання: що необхідно зробити. Це регламент, який може бути різним по тривалості дії. Потім необхідно встановити їх недопустимі відхилення. Це нормативи. Потім визначається, як краще виконати, завдання що використовувати, чим керуватися тощо. Це інструктування. Кожне завдання повинно передбачати певну міру відповідальності за невиконання чи неправильне його виконання.

В багаторівневій системі управління організаційний зміст процесу управління проявляється також у викладі взаємодії різних ланок і рівнів даної системи управління. Порядок взаємодії визначається характером конкретної цілі, особливостями ситуації, що не дозволяє побудувати загальну схему організаційної взаємодії ланок і рівнів системи. Вона різна по кожному конкретному акту впливу.

Функціональний зміст процесу управління полягає в масштабній послідовності пріоритетності реалізації основних функцій управління. Тут виділяють такі етапи: планування, організації, мотивації, контролю.

Велике значення в аналізі і побудові процесу управління відіграє його інформаційний зміст. Він полягає в послідовності виконання інформаційних робіт в процесі управління: етап пошуку інформації, комплектування інформації, обробки інформації, передачі інформації, зберігання.

Процес управління володіє специфічними властивостями, врахування яких необхідне при його здійсненні.

Такими властивостями є:

1. Властивість динамічності (гнучкості) виявляється в постійній зміні процесі управління за його спрямованістю, проблематикою, характером здійснення на різних етапах, а також у переході його з однієї стадії (ступеня) організаційної структури на іншу і в різні ланки кожного ступеня.

Така мінливість процесу управління має постійні межі. Це характеризує другу властивість процесу управління, що є у тісній діалектичній залежності.

2. Властивість стійкості – полягає у збереженні сталих зв’язків процесу управління між його етапами і ланками.

3. Властивість безперервності - виявляється у одночасному здійсненні процесу виробництва і управління. Чим вище рівень управління тим більша тривалість протікання процесу управління. Характер неперервності обумовлюється видом управлінської діяльності, яка здійснюється у процесі управління.

4. Властивість дискретності - відображає специфіку управлінської діяльності. Вона проявляється у тому, що процес управління протікає нерівномірно – спочатку акумулюючи потенціал впливу при постановці цілі, оцінці ситуації, визначені проблеми і далі перетворюючись в імпульс активної організаційної роботи на етапі вирішення. Отже ця властивість характеризує ритмічність діяльності апарату управління.

5. Властивість послідовності. Полягає в тому що процес управління здійснюється згідно етапів: ціль, ситуація, проблема, рішення.

Так ціль систематизує рішення, дає йому загальну спрямованість і перспективу; ситуація визначає реальність і практичну значимість рішення; проблема – це його логічність і ефективність. Кожен з етапів процесу управління є обов’язковим і необхідно чітко дотримуватись їх послідовності у вищезгаданому порядку.

Про те послідовність здійснення постійно повторюються, що дає можливість виділити ще одну властивість.

6. Властивість циклічності. Кожен акт впливу закінчується переходом керованої системи у новий етап. Це викликає необхідність або постановки нової цілі управління (в залежності від того, що це за новий етап), або коректування і доповнення попередньої цілі, для досягнення якої необхідний новий акт впливу. Процес управління повторюється спочатку, здійснюється новий його цикл.

Розуміння властивостей процесу управління має велике значення при успішному вирішенні всіх проблем його удосконалення.