Тема 8. Управлінський контроль

8.1. Поняття і зміст контролю

Контроль - одна з найважливіших функцій менеджменту, застосування якої дає можливість керівнику стежити за ходом виконання прийнятих управлінських рішень і вносити необхідні корективи.

Контроль є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв'язкової ланки між керуючою і керованою системами. Якщо відмежуватись від конкретної сфери контролю, то суть його полягає в замірах і аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов'язаних з реалізацією планів та програм, використанні одержуваної інформації для коригуючи дій.

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність.

Для будь-якого контролю характерними є такі компоненти:

ü об'єкт та суб'єкт контролю (що контролюється і хто контролює);

ü процес контролю (здійснення в часі);

ü результати контролю.

Суб'єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємств та об'єднань.

Об'єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.

Першою і головною умовою усякого контролю є те, що його об'єктом повинні бути результати діяльності, і ні в якому випадку співробітники. На жаль, дуже часто трапляється так, що контролюється сама особистість, сама персона, що породжує у підлеглих страх і велике емоційне напруження при слові „контроль". Контроль в умовах ринкових відносин, коли вимагається розкриття всіх резервів працівника, повинен виступати в якості інструменту управління і мотиватора високої продуктивності праці.

Контроль може здійснювати як начальник, так і підлеглі, як „свої, так і „чужі. Відповідальним за контроль є безпосередній начальник. Функція контролю входить в коло його обов'язків і не делегується. На практиці здійснюється також і контроль зі сторони третіх осіб, тобто управлінців, які спеціалізуються на проведенні контролю. Штати контролерів можуть бути утворені всередині фірми, а також можуть бути спеціалізованими (аудиторські фірми). Внутріфірмові контролери займаються перевіркою підприємств у цілому, стратегічним контролем, перевіркою запасів готової продукції, реалізації і т.д. У цих сферах існує відповідальність контролера за такі функції: планування, аналітичну функцію, інформаційну функцію.

Відправним пунктом концепції адміністративного (службового) контролю дій підлеглих є такий: для того, щоб повністю орієнтуватися в тому, що робиться в контрольованому структурному підрозділі, чи всі функції виконуються належним чином, не потрібно контролювати кожну функцію або кожного працівника. Досить охопити контролем певні пункти, вузлові функції.

На практиці використовується багато видів адміністративного контролю: державний позавідомчий контроль, державний відомчий контроль, незалежний фінансовий контроль (аудит), внутрігосподарський контроль.

Державний позавідомчий контроль здійснюється спеціальними органами державного апарату, діяльність яких поширюється на усі галузі підприємництва, незалежно від їх відомчої підпорядкованості: Міністерством фінансів, Державною податковою адміністрацією, Державним комітетом статистики та ін.

За умов переходу до ринкового механізму господарювання особливо зросла роль контролю з боку органів Податкової адміністрації, які:

- забезпечують контроль подання платниками бухгалтерських звітів, балансів, податкових декларацій, розрахунків та інших документів;

- перевіряють законність валютних операцій і дотримання встановленого порядку розрахунків із споживачами;

- забезпечують застосування та своєчасність стягнення сум фінансових санкцій;

- проводять всебічні перевірки фактів приховування сум податків і платежів;

- передають правоохоронним органам матеріали про факти порушень, за які передбачено кримінальну відповідальність та ін.

Належний фінансовий контроль (аудит) здійснюється на договірній основі спеціальними аудиторськими фірмами з метою встановлення відповідальності фінансово-господарських операцій, обліку і звітності чинному законодавству, яке регулює економічно-правові відносини і діяльність господарських суб'єктів. Відповідно до Закону України „Про аудиторську діяльність" (1993 р.), аудиторська діяльність в країні помітно розширилась і набула форми аудиторських перевірок (аудиту) і пов'язаних з ними експертиз, консультацій з питань бухгалтерського обліку, звітності, оподаткування, аналізу фінансово-господарської діяльності фізичних і юридичних осіб.

Внутрішньогосподарський контроль здійснюється керівниками та спеціалістами, а також виборними органами управління та контролю. Проводиться він з метою підтримання організаційної стійкості господарюючих суб'єктів, виявлення відхилень від встановлених планів і програм діяльності та вжиття певних коригуючих дій, усунення в роботі структурних підрозділів та окремих виконавців.

Другим важливим завданням є орієнтація контролю не на минуле, а на майбутнє, оскільки краще з 75%-ною упевненістю передбачити помилку, яка може трапитися в майбутньому, якщо не здійснити певних кроків, ніж мати 100%-ні знання про походження помилки, яка вже допущена.

Третьою проблемою службового контролю є відбір оцінок підлеглих для встановлення ступеня виконання ними своїх посадових функцій.

При оцінці праці підлеглих багатьма керівниками допускається така помилка. Більшості з них найчастіше недостатньо факту добре виконаної підлеглим роботи. У керівника нерідко складається враження, що завдання можна було виконати значно краще і він обрав би інший варіант виконання. Така оцінка означає, що підлеглий, бажаючи одержати схвалення, повинен як би перевтілитись в особу керівника, що нездійснимо і непотрібно. В результаті в підлеглого виникає почуття безпомічності та незаслуженої образи, неприязні до праці, втрата віри в свою працездатність і т.д.

Контроль є необхідним через ті обставини, що на керований об'єкт завжди діють подразнюючі фактори (несприятливі погодні умови, несвоєчасна постановка комплектуючих агрегатів, запасних частин, зміна кон'юнктури ринку та ін.), і виникає потреба мати оцінну інформацію, щоб адекватним чином відреагувати на нову ситуацію. Контроль здійснюється з метою досягнення узгодженості і синхронізації зусиль виконавців, виявлення суперечливих тенденцій і протиріч у їх діяльності. Контроль проводиться за дотриманням законності при здійсненні господарських операцій, певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів, сировини і матеріалів. Тому контроль виконує важливу виховну функцію, сприяє збереженню властивості, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни.

Вимоги до контролю: постійність оперативність, поєднання перевірки зверху і контролю знизу, об'єктивність, масовість і гласність, дієвість плановість економічність

Принцип постійності і оперативності означає, що контроль, як правило, повинен здійснюватися постійно з певними інтервалами часу і обов'язково своєчасно або з деяким випередженням. Вимога поєднання перевірки зверху і контролю знизу полягає у широкому залученні до здійснення контрольних функцій рядових працівників і різних об'єднань громадян, поряд із проведенням контролю службовими особами і організаціями які знаходяться на рівень нижче.

Принцип об'єктивності вимагає, щоб висновки контролерів були аргументованими, будувались на достовірних фактах, встановлених за допомогою доказів і свідчень.

Масовість і гласність передбачає всеосяжність контролю, поширення його на всі види діяльності, структурні підрозділи і усіх працівників, незалежно від виконуваних функцій. При цьому створюються умови, за яких широкій громадськості стає відомо про результати і наслідки перевірок. Дієвість означає, що за результатами перевірок повинні вживатись заходи, спрямовані на ліквідацію виявлених недоліків.

Нарешті, контроль повинен здійснюватися на плановій основі, щоб уникнути як зайвого контролю і залучення великого числа спеціалістів, так і ситуації, коли безконтрольними залишаються певні види діяльності або працівники.

Дійсно, контроль для багатьох людей перш за все асоціюється з обмеженнями, відсутністю самостійності, примусом тощо. В результаті цього зміст функції контролю інколи розуміється невірно. Контроль - це не якась разова акція, а це неперервний процес управління. У зв'язку із цим кожний керівник повинен налагодити справу таким чином, щоб працівники сприймали процедуру контролю як цілком необхідну і постійну дію. Часто контроль дає початок діловому спілкуванню керівника з підлеглими, що розвивається на основі взаємодовіри і партнерства.

Отже, контроль має своїм основним завданням забезпечити досягнення цілей і місії організації. Необхідність контролю є об'єктивною і визначається дією наступних факторів:

зміна середовища (зміна законів, політики, структури організації і т.д.);

небезпекою виникнення кризових ситуацій;

необхідністю підтримки успіху організації;

боротьбою за ринки збуту товарів та ін.

Тобто функція контролю націлена на виявлення відхилень у виробничому процесі і полягає у своєчасній їх ліквідації.

Функціональними завданнями контролю є:

1. Адаптація до змін середовища (правильно спроектована система контролю може допомогти менеджерам, завдяки вчасному моніторингу ситуації, виявлення змін у зовнішньому чи внутрішньому середовищі підприємства та вчасній та адектватній реакції на зміни, що сталися).

2. Обмеження нагромадження помилок (невеликі помилки, як правило, не викликають серйозних збитків для підприємства, проте накопичення незначних помилок може загрожувати для підприємства серйозними наслідками).

3. Подолання складних організаційних проблем (у випадку наявності складної організаційної структури на підприємстві, наприклад, приєднання нової структури до складу двіючої, вповадження додаткової системи контолю дає можливість здійснення ефективного управління).

4. Мінімізація витрат (ефективно побудована, організавана система контролю та ефективне проведення контрольних операцій дозволяють знизити витрати і стимулювати виробництво).

Контроль повинен:

ü орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;

ü забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість застосування контрольних операцій;

ü відзначатися простотою;

ü бути економічним, тобто базуватися на порівнянні витрат на його організацію з його результатами.

Для підвищення ефективності контролю потрібно:

- забезпечувати двобічне спілкування між працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється;

- уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

- застосовувати методи жорсткого, але справедливого контролю;

- використовувати методи матеріального стимулювання за результатами контролю;

- впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролю з використанням комп'ютерної техніки.

Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, серед яких можна визначити:

1. Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрат зусиль на вирішення проблем, яких взагалі не існує. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною, такою, що продукує реальні дані.

2. Своєчасність. Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках.

3. Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (зіставляти) витрати на контроль із вигодами, що від нього очікуються.

4. Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них.

5. Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити), може бути причиною помилок підлеглих і навіть ігнорування ними самого контролю.

6. Обґрунтованість критеріїв. Стандарти в системі контролю мають бути обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати ярлик "некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати працівників.

7. Стратегічна спрямованість. Менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю об’єкти (сфери), які є стратегічними. З цієї точки зору контроль має концентруватися:

1. на відхиленнях, що трапляються найчастіше;

2. на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди;

3. на факторах, які піддаються впливу менеджера (які менеджер спроможний змінювати, коригувати).

8. Особлива увага виняткам!

9. Численність критеріїв. Як менеджери, так і підлеглі намагаються виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль здійснюється з використанням одного єдиного критерію, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом. Використання кількох критеріїв контролю забезпечує подвійний позитивний результат:

1. кількома критеріями важче маніпулювати;

2. наявність кількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним із них.

10. Підтримка коригуючих дій. Система контролю має не лише сигналізувати про відхилення, але і підказувати, які саме коригуючі дії можна запровадити для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням стандарту типу “якщо…- тоді…”

Контроль за всіма стадіями діяльності підприємства повинен давати його керівництву інформацію щодо прийняття управлінських рішень. Створення і використання систем контролю в організації часом викликає так званий дисфункціональний ефект, який призводить до:

1. намагання підлеглих виглядати краще за критерієм, що контролюється;

2. маніпулювання даними контролю.

У більшості випадків основною причиною появи дисфункціонального ефекту є відсутність системи комплексних показників оцінки діяльності працівників. Якщо, наприклад, контролюються лише кількісні результати роботи, слід очікувати зниження якісних параметрів, оцінювання лише процесу, а не результатів діяльності призводить до імітації бурхливої діяльності на шкоду досягненню цілей організації.