Информация как фактор оптимизации системы управления

Термин «информация» используется в двух значениях: как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых собы­тий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникаци­онного потока, ресурс.

Каждая управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодейст­вие между которыми происходит через каналы прямой и обрат­ной связи, по которым проходят потоки информации. Сам про­цесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачуинформации; информация — неотъемлемая часть управ­ленческого процесса.

Информационное обеспечение управления — практика технологизации управленческого процесса (и учебная дисциплина для госслужащих), которая обусловливает воздействие инфор­мации на все элементы управленческой деятельности, предос­тавление всем звеньям и работникам необходимой профессио­нальной, экономической, правовой и другой информации.

С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному.

Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, %

По своему целевому назначению в процессе управления ин­формационно-технические операции разделяются на следующие классы:

1.Документационные. На работу с документацией, как пока­зывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций рас­ходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, маши­нистки, стенографистки и т.д.

2. Первично-счетные и учетныеоперации, содержание и объ­ем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. За­траты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации про­цессов получения данных.

3.Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода техниче­ских средств.

4.Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специали­стами или техническими исполнителями (в зависимости от слож­ности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вы­числительной техники.

Управленческие операции с информацией могут быть разделены на группы.

Выделяют следующие виды управленческих операций:

= по характеру преобразования информации - на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкци­ям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поис­ком;

= по степени механизации на ручные, машинно-рутинные, ав­томатизированные и аппаратурные. Эта классификация отра­жает технологическую регламентацию процессов труда и выбор методов выполнения.

Виды информации, используемой в управлении:

• по типу отражаемых отношений — технико-технологичес­кая, экономическая, социальная, политическая, идеологи­ческая;

• по масштабам отражаемого объекта — федеральная (обще­государственная), региональная, местная;

• по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества — про­мышленная, сельскохозяйственная, военная, образователь­ная и т.п.;

• по структурированности — систематизированная и несис­тематизированная;

• по характеру носителя — документированная и вербальная.

• по структуре делится на распоря­дительную, координационную, контрольно-оценочную, плано­вую и т.д.

• В государственных организациях и учреждениях информаци­онную структуру обычно подразделяют на научную и управлен­ческуюдокументацию. Научная информация не структурируется по иерархии, формируется не руководителями или специалиста­ми по обеспечению информацией, а пользователями. Информа­ционные потоки здесь децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает ту или иную информацию.

• по источнику поступления де­лится на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания со­стояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает ис­ходная информация:

›организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техни­ческом, административно-хозяйственном обеспечении и служ­бах (МТС, АХС) и т.п.;

›оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управлен­ческого процесса.

Еще более регламентированный вид внутрен­ней информации —исходящая информация, т.е. документы, соз­даваемые в системе управления:

♦ внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям;

♦ для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев опре­делена и не может подвергаться изменениям.

Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления — при­казы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заклю­чается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентиро­ванности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.

Внешняя информация — сведения из организаций, участвую­щих или активно влияющих на процесс управления. Содержатель­но она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контро­лю над источником и формой сообщений, унификация и стан­дартизация сообщений внешней среды также невозможны и не­обходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообраз­ного использования первичных документов.

Внешняя информация может быть разделена на подвиды: де­скриптивная и прескриптивная (нормативная).

Дескриптивнаяинформация отражает сведения о наблюдае­мых свойствах социальных управляемых объектов.

Прескриптивная информация соответствует нормативному под­ходу к управлению процессами и явлениями, содержит реко­мендации на предмет, каким должен быть объект и какие дейст­вия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескрип­тивная информация жестко регламентирует деятельность орга­низации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и норма­тивные документы (кодексы, справочники, официальные печат­ные издания.

Различные виды управленческой деятельности имеют различную информационную потребность.

Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.

Управленческий контроль, который осуществляют руководи­тели высшего и среднего звена, опирается на иного рода инфор­мацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.

Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности — очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источни­ков. Кроме того, нужна специфическая информация, относящая­ся к области конкретной профессиональной деятельности, отра­жающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.

Способы выработки информации: са­монаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управ­ленца, его образования, опыта, знаний),взаимодействие, сообще­ния (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.

Информационный поиск, предшествующий принятию реше­ния, это процесс сбора и переработки информации с учетом тре­бований, определенных закономерностей.

Информационный цикл охватывает ряд последовательных процессов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сы­рого информационного материала, обрабатывается и преобразу­ется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, за­казчика — лица, принимающего решение. В этом виде информа­ция становится информацией в полном смысле этого понятия.

Информация как управленческая категория — это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Информация в управлении — это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения.

Качество управленческой информации как понятие неотде­лимо от процедур принятия управленческих решений.

Наряду с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в условиях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вес­ти поиск дополнительной информации или действует в соответ­ствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен при­вести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет ис­тинную картину).

Система инфор­мационного обеспечения выступает по отношению к организаци­онной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, меняется распределение инфор­мационных потоков.

Информация в управлении должна удовлетво­рять требованиям:

♦ своевременность, оперативность;

♦ быть опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и про­грамм, стратегии действий в будущем;

♦ надежность (достоверность, объективность, пол­нота);

♦ оптимальность (соотношение необ­ходимой и достаточной информации);

♦ доступность и проста в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность, соотношение между звуковой и зрительной информа­цией, учитывая, что скорость восприятия зрительной ин­формации очень высока);

♦ логичность и лаконичность (максимальная смысловая нагруз­ка при минимальных размерах носителя информации, крат­кости временного интервала передачи сообщения);

♦ комплексность, системность;

♦ соответствовать полномочиям (компетенции) субъекта уп­равления;

♦ ориентированность на машинную обработку.

Основные трудности, которые возникают на пути сбора и рас­пространения информации, связаны с коммуникационными про­блемами. Информация обрабатывается человеком и неизбежны ее субъективные оценки как непригодной что может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное на­правление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом — соци­альный процесс. Наиболее сложные проблемы находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его интеллекта и информационной культуры. Это широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обост­ренное чувство времени, желание повысить кпд своей умственной работы и др.