Роль коммуникаций в системе управления

Роль коммуникаций в системе управления

~Понятие коммуникации и ее особенности

~Виды коммуникативных связей

~Понятие и виды коммуникативных сетей

Информация как фактор оптимизации системы управления

◆ Понятие информации

◆ Управленческие операции с информацией

◆ Виды информации в сфере управления

◆ Требования к информации в процессе управления

Лекция 19 "КОММУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ"

«Коммуникация в управлении»

Роль коммуникаций в системе управления

Коммуникативная подсистема — относительно самостоятельный элемент системы государственного управления, представляющая собой:

= сово­купность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;

= совокупность связей, многообразных взаимодействий и управленческих отно­шений в системе государственного и муниципального управления;

= пространство, в котором формируются и функциониру­ют органы власти и управления.

Термин «коммуникация» (от лат. communicare — делаю об­щим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, пере­дача того или иного содержания от одного сознания (коллектив­ного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафик­сированных на материальных носителях. Коммуникация представ­ляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.

Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздей­ствия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массо­вой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.

Управленческие коммуникации — это совокуп­ность информационных связей между субъек­тами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.

Понятие «коммуникация» имеет двойной смысл:

во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняю­щий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выпол­няющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.

во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодей­ствия, контакты, отношения.

Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны.

Объективная сторона — это связи, независимые от характеристики отдель­ных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предпи­саниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, кар­тами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

Субъективная сторона — это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной пози­ции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.

Социальная роль — это модель поведения, направленная на вы­полнение прав и обязанностей, предписанных данному конкрет­ному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия.

Коммуника­ция в системе управления- официально, юридиче­ски регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ни­ми определенной самостоятельности и индивидуальности.

С позиции теории соци­ального взаимодействия орган государственного и муни­ципального управления можно определить как:

- форму взаимо­действия людей, направленного на выполнение определенной об­щественно значимой функции,

- социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокуп­ность взаимодействующих людей.

Коммуникационная система реализуется одновременно через содержание и отношения в процессе взаимодействия. Содержа­ние обеспечивается информационными потоками, объективиру­ет «коллективное единство» в организации. Отношения — субъ­ективная составляющая коммуникационного процесса.

Взаимодействие обеспечивается и выражается через:

а) систему официальных отношений, регла­ментируемых юридическими предписаниями;

б) распределение функций (горизонтальная специализация);

в) субординацию дол­жностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответ­ственности в принятии решений на разных уровнях);

г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, кото­рая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, за­даний), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).

Управленческая деятельность имеет комму­никативный межличностный характер. Коммуникативное взаи­модействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах комму­никативного процесса — при приеме, передаче и переработке ин­формации, во всех элементах его структуры.

Структура коммуни­кативного процесса условно имеет четыре эле­мента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идею, или собирающее и передающее информацию.

2. Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Управленческие коммуникации образуют несколько блоков:

А — коммуникации, обслуживающие органы управле­ния. Это функциональное взаимодействие и служебная информа­ция, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное со­циально-экономическое и политико-административное управление.

Б— коммуникации, существующие в сфере межличностных отношенийгосаппарата.

В— коммуникации, обращенные к обществу, часть ком­муникационной деятельности в системе управления, которая де­лает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.

Виды коммуникаций как социальной (гуманитарной) техно­логии в управлении показаны на рисунке.

На эффективность работы и сплочен­ность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей.

Коммуникативные сети подразделяются на централизован­ные (вся коммуни­кация замыкается на руководителе) и децентрализованные(коммуни­кация относительно равномерно распределяется между всеми членами организа­ции). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень кол­лективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.

Известно множество других вариантов коммуникационных моделей:цепочная, звездная, иерархическая. Связи между пере­дающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроиз­водящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

При цепочной структуре коммуникаций решение, переда­ваемое с одного конца на другой, становится известно всем ис­полнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Та­кая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участ­ники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены от­ношения субординации и командования.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через ко­торого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

Для иерархической структуры характерны опять же ярко выра­женные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

В реальной жизни имеется еще большее разнообразие ком­муникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внут­ри коллектива и управления им.

Руководитель — это центр коммуни­кативного взаимодействия и информационных потоков, который вы­полняет ведущие информационные роли:

• пользователя информации — внешней и внутренней, посту­пающей в организацию;

• распространителя информации — не только через доку­ментооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.);

• предоставителя информации внешним организациям, за­интересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).

Выделяют шесть областей коммуникативного взаимо­действияруководителя с сотрудниками.

1. Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотруд­ника в достоинствах работы в данной организации, получить оп­ределенное представление о новом сотруднике.

2. Ориентация. Задача — ознакомить с базовыми целями ор­ганизации, конкретными программами, условиями их выполне­ния, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллек­тивом задач.

3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в дея­тельность организации.

4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам информа­цию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, при­нимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.

5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотруд­ников с действующими в организации правилами, инструкция­ ми, традициями, контролировать их выполнение.

6. Функционирование. Задача — обеспечить сотрудников не­обходимой служебной информацией, оказывать необходимую ор­ганизационно-методическую поддержку.

Регулирование и координация индивидуальных усилий с по­следующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.

Выделяют следующие основные при­чинынеэффективной коммуникации.

»Недостаточное понимание руководителями важности ком­муникаций.

»Отсутствие у организации обратных связей.

»Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умыш­ленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками.

»Личностные моменты: предвзятость отдельных ра­ботников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к ин­формации, нарушенное эмоциональное состояние и др.

»Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров ком­муникативного взаимопонимания и взаимодействия.

»Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи.