ПРИЙМАННЯ ТА ОБЛІК ВХІДНОЇ СЕКРЕТНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

Секретна кориспонденція, що надходить до установи у робочий час приймається тільки працівником режимно-секретного органу і реєструється в пакетно-контрольному журналі ( показати взірець журналу). Отримавши пакети (конверти) з грифом секретності від кур’єра працівник режимно-секретного органу повинен перевірити правильність адресування, цілісність пакету, правильність і цілісність прошивки, відповідність відбитку печатки найменуванню відправника і облікові номери на пакеті (конверті) в реєстрі або розносній книзі, наявність грифа секретності, завіреного особою, яка конвертувала пакет і печатки, наявність номерів документів, зробити підпис про отримання пакета (конверта) та скріпити його печаткою режимно-секретного органу. Записати в пакетно-контрольному журналі кількість отриманих пакетів (конвертів), дату і обов’язково підпис особи, що доставила пакет (конверт).

№ з/п	Кількість пакетів	Підпис кур"єра	Порядковий номер пакета	Номери документів, що зазначені на пакеті	Звідки надійшов документ	Кількісь арк. у документі	Вхідний реєстраційний номер документа	Інвентарний номер документа	Підпис працівника РСО, про отримання документа,дата	Дата повернення документа	Дата перевірки наявності документа

1.	(один) пак.	Кім О.			в/ч		04.01.07 2т		Дрягіна А.		01.04.07

При виявленні пошкодження пакета (конверта), розходжень або невідповідності відбитка печатки, назви відправника, пакет приймається із одночасним складанням акта в двох примірниках, який підписується особою, яка доставила пакет, та співробітником, який приймає його. Про це у реєстрі (розносній книзі або у розписці) робиться відповідна позначка. Один примірник акта пересилається до органу зв’язку, що доставив пакет, або відправнику документів для вживання заходів. У разі пошкодження пакета, що дає змогу ознайомитися із змістом вкладеного до нього документа, негайно повідомити керівника установи та орган Служби безпеки України. Пакет разом з документом зберігається недоторканим до прийняття ними рішення, про що у реєстрі (розносній книзі або у розписці) робиться відповідна позначка.

Найменування установи АКТ № " "__________ 2007 м. Львів

Про пошкодження упаковки

Ми, що підписалися, начальник режимно-секретного органу Сивко М.П. та кур’єр Сумського відділення спецзв’язку Сидоренко С. В., склали цей акт про те, що пакет № 251 (вих. № 0129) з військової частини 0100 доставлений до РСО механічного заводу в пошкодженій упаковці – розірвана одна із сторін пакета. Вміст пакета не переглядається.

Акт складений у двох примірниках:

прим. № 1 з додатком лицьової сторони пакета – Львівському відділенню спецзв’язку,

прим. № 2 – до справи РСО механічного заводу.

Начальник режимно-секретного органу

механічного заводу Підпис М. Сивко

Кур’єр Львівського відділення спецзв`язку Підпис С. Сидоренко

Записати ручкою у пакетно-контрольному журналі за відповідним порядковим номером відомості про отримані документи, перерахувати номери, що вказані на пакетах (конвертах), звідки поступив документ, номер реєстру (в розносній книзі чи у розписці) і дату. Пакети (конверти), передані до режимно-секретного органу за журналомобліку пакетів, обов’язково реєструють в пакетно-контрольному журналі. Переглянути та відсортувати пакети (конверти) на предмет їх розпечатування (“особисто”, “терміново”), розмірів та інші. Відкрити пакети (конверти) шляхом розрізання з трьох боків, вилучити металеві скоби (розрізати шпагат, яким прошито пакет (конверт), дістати вміст пакета (конверта); звірити номер вкладеного документа з номером, що вказаний на пакеті (конверті), адресу, гриф секретності, номер примірника документа і кількість аркушів (якщо вказані на пакеті), повноту вилучення кореспонденції з пакета (конверта).

У документах звірити: гриф секретності, індекси документа та кількість аркушів з перерахунком, кількість примірників. При наявності додатку перевірити: найменування, кількість аркушів з перерахунком, відповідність індексів, гриф секретності.

Зробити відмітку про звірку у правому нижньому куті документа (олівцем).

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

− додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

− додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

− додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супроводжувальним листом.

У разі наявності у пакеті (конверті) кількох документів, кожний з них реєструється за окремим номером.

У разі виявлення відсутності вкладних документів у пакеті (конверті) чи невідповідності облікових номерів, складається акт у двох примірниках за підписом начальника та співробітника режимно-секретного органа, в якому вказуються виявлені розходження. Перший примірник акта разом з лицьовою стороною пакета, в якому знаходилися отримані документи, направляється до режимно-секретного органу відправника, а другий – підшивається до справи. Про складання акта на документі робиться відповідна позначка. З отриманням акта режимно-секретний орган відправника вживає заходи до усунення відмічених у акті розходжень з наступним письмовим повідомленням про це адресата.

Найменування установи АКТ № " "_________2007 ________________________ (місце складання) ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи (Підпис) Петрів Л. П. Дата

Про відсутність (невідповідність)

вкладень у пакеті (конверті)

Цей акт складений на підставі Положення начальником режимно-секретного органу Кравець Т.В у присутності фахівця з організації захисту секретної інформації Мокрого С.П про те, що цього числа при розкритті пакета (конверта) з документами № 35 надісланого “25” січня 2007 р. із установи ______ відсутній документ за № 2 (невідповідність облікових номерів). Ознак відкриття пакета (конверта) при доставці не виявлено.

Акт складений в двох примірниках:

прим. № 1 з додатком лицьової сторони пакета – відправнику,

прим. № 2 – до справи РСО.

Начальник РСО (Підпис) Кравець Т. В.

Фахівець з режиму (Підпис) Мокрий С. П.

Невірно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертають відправнику або пересилають адресатові у нових пакетах (упаковках) за їх реєстраційними номерами та з додатком лицьової сторони пакета відправника, а в пакетно-контрольному журналі ставиться номер реєстру і дата відправлення.

Після реєстрації у пакетно-контрольному журналі пакети з позначкою “Особисто” реєструються в журналі обліку вхідних документів або картці. Якщо в пакеті з позначкою “Особисто” знаходяться декілька номерів документів, то кожний документ обліковується у журналі обліку вхідних документів або в картці за окремими номерами. Реєстраційні номери вхідного обліку проставляються на пакеті. Пакети (конверти) з позначкою “Особисто” розкриваються особисто адресатом або особою, яка письмово уповноважена ним (див. зразок оформлення доручення). Запис даних про документ робиться зі слів особи, яка розкрила пакет (конверт), або з документа, якщо він повертається для виконання до режимно-секретного органу. У журналі обліку вхідних документів або картці обліку вхідних документів робиться запис: Пакет з позначкою “Особисто”.

Після розкриття пакетів (конвертів) документи негайно реєструють у журналі обліку вхідних документів ( показати взірець ). Реєстраційний номер вхідного документа обов’язково вказується у пакетно-контрольному журналі.

Вхідний реєстраційний номер Гриф секретності Дата, номер отриманого документа Звідки надійшов Вид документа, стислий зміст Кількість примірників Номери примірників К-ть аркушів Підпис про отримання документа, дата Підпис працівника РСО про повернення документа, дата Номери справи, тому, аркушів або інвентар. номер. Дата, номер акта про знищення Дата перевірки наявності документа примітка

Основного документа У примірнику

Основного документа додатку

2т т 06.01.07 Львівська обласна адміністр. Місячний звіт Харко О. 06.01.07 Дугін В.С. 06.01.07 20.012008

Реєстраційний (обліковий) номер документам надається в одному й тому ж режимно-секретному органу за кожним видом обліку одноразово. Супроводжувальні листи та додатки до вихідних документів реєструються (обліковуються) за різними номерами, вхідні документи і додатки до них – за одним номером.

Метою реєстрації (обліку) є: забезпечення збереження та запобігання втрати документів, перевірка наявності, контроль виконання документів, наведення необхідних довідок про документи без використання самих документів, а також – максимальне обмеження кола осіб, допущених до роботи з документами, забезпечення обліку їх проінформованості.

Автоматизована реєстрація документів проводиться в місцях реєстрації документів, обладнаних автоматизованою системою. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; гриф секретності; автор (кореспондент); дата та індекс відправленого документа (дата та індекс надходження – для вхідних документів) та номери примірників; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Кожний документ реєструють у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Отримані розпорядчі документи з грифом секретності (укази, постанови, накази, розпорядження) з вищестоящої установи реєструють в журналі обліку вхідних документів, або у журналі обліку розпорядчих документів. Облік розпорядчих документів, які видають по установі, здійснюють за журналом обліку розпорядчих документів, їх нумерація повинна кожний рік починатися з першого номера ( показати журнал ). Облік спільних розпорядчих документів здійснюють в кожній установі за журналом обліку розпорядчих документів і записують через косу риску.

Під час реєстрації на першому аркуші вхідного секретного документа у правому нижньому куту ставиться штамп, в якому вказується найменування установи, обліковий (вхідний) номер, дата реєстрації, кількість аркушів основного документа та додатків до нього (аркуші додатків без грифа секретності вказуються окремо). На першому аркуші додатку ставиться штамп “До вх. № __”, де вказується рік реєстрації, назва установи. На зброшурованих додатках (книги, звіти, зошити тощо) вхідні номери проставляються на титульному аркуші

( на дошці написати взірець )

	Вхідний № 23 т 23. січня 2007 року		Додаток до вхідного № 23т 23 січня 2007 р.
основ. документа	додатку	4 аркуша
2 арк.	4 арк.	Управління з питань надзвичайних ситуацій
Управління з питань надзвичайних ситуацій

Після цього у пакетно-контрольному журналі проставляються вхідні номери документів, що надійшли.

На документах, які були надіслані у тимчасове користування, реєстраційний штамп з вхідним номером проставляється на звороті останнього аркуша документа.

Видання, що надійшли без супроводжувального листа, зброшуровані документи, облікові картки громадян, яким надано допуск до державної таємниці, та деякі інші документи враховуються у пакетно-контрольному журналі. Сюди вносяться інвентарні та інші облікові номери, надані документам під час їх реєстрації у відповідних журналах режимно-секретного органу.

Якщо додатки неможливо або недоцільно підшивати у справу (брошури, інформаційні книги, документи великого формату тощо), вони беруться на інвентарний облік( показати журнал ) з відміткою про це на супроводжувальних листах та у журналі (картці) обліку вхідних документів, а супроводжувальні листи підшиваються до справи.

Додатки, без грифа секретності, до документів з грифом секретності, якщо вони не підлягають спільному зберіганню, передаються до канцелярії під розписку у журналі чи картці обліку вхідних документів з відміткою на супроводжувальному листі.

Всі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов`язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником режимно-секретного органу або іншою уповноваженою для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи або безпосередньо виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, а також – встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділами чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення установи вищого рівня розглядаються негайно. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ.

Про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “Контроль” або літера “К” (проставляється штамп “К”).

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

− постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

− перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

− попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

− облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

− інформування керівника про хід та підсумки виконання документів;

− повідомлення про хід і підсумки виконання документів;

− зняття документів з контролю;

− формування картотеки виконаних документів.

Прийняти виконаний документ (документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті), перевірити позначки на документі про його виконання (підпис виконавця, дата), перевірити правильність направлення документа до справи, перевірити обліковий номер на документі, перерахувати аркуші, списати документ у внутрішньому опису документів, які знаходяться у виконавця, коригування позначки про місцезнаходження документа.

Про виконання документа і направлення його до справи виконавець пише на нижньому лівому полі першого аркуша документа слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися, коротку довідку про виконання, якщо немає документа про виконання, посаду, підпис, ініціали та прізвище виконавця, дату направлення документа до справи.

Відмітка “До справи” свідчить про те, що роботу над документом закінчено. ( написати на дошці)

Про перенесення даних на машинний носій – у нижньому правому полі першого аркуша документа пишуть слова “Перенесено на машинний носій”, дату перенесення, номер масиву, підпис особи відповідальної за перенесення даних.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі помітка про зняття з контролю.

Пакети, які призначені для передачі в інші підрозділи, що мають свої режимно-секретні органи, як правило, не розкриваються, а передаються за призначенням по пакетно-контрольному журналу, розносній книзі або по реєстру .

У разі передачі документів на ознайомлення або для тимчасової роботи до інших підрозділів, де є режимно-секретний орган або його філії, перерахувати кількість аркушів та проставити підпис за отримання у пакетно-контрольному журналі (реєстрі, розносній книзі), звірити додатки з супроводжувальним листом (гриф секретності, номери примірників, кількість аркушів з перерахунком), не розкриті пакети (конверти), як правило, передаються по пакетно-контрольному журналу, розносній книзі або за реєстром. Порядок відправки документів з грифом секретності між РСО та його філіями визначає інструкція яка розробляється з дотриманням нормативних документів.

Наприклад:

ПРИБЛИЗНА ІНСТРУКЦІЯ

про порядок відправки документів з грифом секретності

між РСО та його філіями

ЗАГАЛЬНЕ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Документи з грифом секретності на ознайомлення або для тимчасової роботи дозволяється пересилати у філію (інший) РСО з дотриманням вимог Інструкції. Така категорія документів відноситься до документів тимчасового користування.

Ці документи на постійну реєстрацію (облік) в філіях РСО не беруться, а при відсутності потреби в них повертаються відправнику.

1.2. На тимчасове користування дозволяється пересилати документи з грифом секретності інвентарного та попереднього обліку. Відправка документів тимчасового користування здійснюється шляхом особистої доставки або отриманням працівниками філії РСО.

Документи з грифом секретності пересилаються разом з карткою обліку видачі документа (справи).

1.3. Під час обліку та обробки документів тимчасового користування використовуються:

– розносні книги для документів тимчасового користування;

– журнали обліку документів тимчасового користування;

сигнальні картки.

1.4. Документи тимчасового користування до річної перевірки наявності документів з грифом секретності повинні бути повернуті до режимно-секретного органу, де вони знаходяться на постійному обліку. ( показати взірець реєстра )

<1 234 5 6 7 >

Дата добавления: 2015-08-14; просмотров: 3585;