Особенности приема и перевода сотрудников на работу, связанную с владением конфиденциальной информацией

Процессу приема сотрудника на работу предшествует ряд подготовительных этапов, которые позволяют составить точное представление о том, какой специалист и какой квалификации действительно нужен для данной должности, какими деловыми, моральными и личными качествами он должен обладать.

Особенно это касается должностей, связанных с владением конфиденциаль­ной информацией. Можно выделить следующие этапы:

• предварительно сформулировать, какие функции должен вы­полнять сотрудник, каков круг его ответственности какие качества, знания и уровень квалификации необходимо иметь претенденту;

• составить перечень ценных и конфиденциальных сведений, с которыми будет работать специалист;

• составить перечень форм поощрения и стимулирования, ко­торые может получать сотрудник;

• составить другие перечни вопросов, которые необходимо будет решать специалисту, перечни его личных качеств, возраст­ных, профессиональных и иных характеристик;

• составить описание должности — документ аналогичный по структуре должностной инструкции, который определяет тре­бования к кандидату на должность (но это документ - вспо­могательный).

Выполнение указанных этапов облегчит процедуру подбора кан­дидатов и сделает отбор их более обоснованным и объективным. Кандидаты предварительно знакомятся с указанными выше доку­ментами, что делает собеседование с ними более целенаправлен­ным и конкретным. Кроме того, ознакомившись с документами, кандидат может отказаться от предлагаемой работы.

Описание вакантной должности имеет для работодателя примерно такое же значение, как и резюме для кандидата. Поиск кандидата на вновь создаваемую или вакантную долж­ность в фирме не должен носить бессистемный характер. Случай­ный человек, пришедший с улицы, в определенной степени таит опасность для фирмы как с точки зрения его профессиональной пригодности, так и личных, моральных качеств.

Особую опасность подобный метод подбора представляет для должностей, связанных с владением конфиденциальной информацией или материальны­ми ценностями. Случайные претенденты на должность обычно рас­сылают или разносят по предприятиям, учреждениям и фирмам свое резюме.

Им не важно, где работать, их просто интересует работа поданной специальности. С другой стороны, случайный человек не всегда плох и поэтому данный метод при подборе персонала является наиболее распрост­раненным и объективно завоевал право на существование. Но дело в том, что он не должен быть единственным.

Помимо пассивного ожидания прихода нужного человека, су­ществует ряд эффективных направлений активного поиска канди­датов на вакантную должность или рабочее место. К числу основ­ных направлений можно отнести следующие:

1. Поиск кандидатов внутри фирмы, особенно если речь идет о руководителе или специалисте высокого уровня. Этот метод дает возможность продвигать перспективных работников по служеб­ной лестнице и заинтересовывать их работой, воспитывать пре­данность делам фирмы. Можно приглашать на должность лицо, ранее работавшее в фирме и хорошо себя зарекомендовавшее.

Перераспределение персонала в соответствии с его склонностями и способностями всегда дает большой положительный эффект в улучшении работы фирмы и обеспечении ее информационной безопасности. Но надо учитывать, что поддерживается коллекти­вом только такое продвижение по службе, которое определяется высокими деловыми качествами работника. Не может получить одобрения персонала выдвижение плохого работника, в частности по принципу личных связей или знакомства. Большим преимуществом этого метода является то, что о канди­дате достаточно много известно всему коллективу и судить о про­фессиональных, моральных и личных качествах, соответствии пред­лагаемой должности .можно на основании достаточно обширного опыта. Метод имеет недостаток, который состоит в том, что без при­тока новых людей коллектив теряет свои новаторские качества.

Новые люди — это новые идеи, предложения и перспективы раз­вития. Тем не менее этот метод является наилучшим и наиболее надежным при подборе кандидата на должность, связанную с вла­дением ценной и конфиденциальной информацией.

2. Поиск кандидатов среди студентов и выпускников учебных заведений, установление связей с подразделениями вузов, заняты­ми трудоустройством выпускников. Можно иметь достаточно пол­ную информацию о профессиональных и личных качествах сту­дентов. Очень эффективно вести поиск (даже на средних курсах) наиболее способных студентов, привлекать их в процессе учебы к работе в организации, отплачивать их труд и, может быть, финансировать обучение в вузе, платить стипендию. Коллектив фирмы должен регулярно омолаживаться. Это лекарство от застоя идей, путь к успеху.

3. Обращение в государственные и частные бюро, агентства по найму рабочей силы, биржи труда, организации по трудоустройству лиц, уволенных по сокращению штатов, трудоустройству молодежи, бывших военнослужащих и т.п. Подобные агентства предлагают требуемый контингент работников на имеющиеся рабочие места, ведут целенаправленный поиск необходимого специалиста высокой квалификации, организуют переподготовку специалистов по инди­видуальным заказам. При обращении в агентство необходимо составить перечень слу­жебных обязанностей и требований к нужному работнику, без указания конфиденциальных сведений, с которыми будет связана работа.

4. Рекомендации работающих в фирме сотрудников. Обычно такие рекомендации отличаются ответственным и взвешенным ха­рактером, так как с рекомендуемыми людьми сотрудникам при­дется работать вместе. Указанные направления поиска кандидатов на должности, связанные с владением конфиденциальной информацией, как пра­вило, позволяют выбрать необходимых работников из ряда лиц, изъявивших желание занять вакантную должность. Технологическая цепочка приема сотрудников, работа которых связана с владением ценной и (или) конфиденциальной инфор­мацией, включает следующие процедуры:

• подбор предполагаемого кандидата (кандидатов) для приема на работу или перевода, получение резюме;

• изучение резюме (и личного дела, если кандидат работает на фирме) руководством фирмы, структурного подразделения и службой персонала, вызов для беседы подходящих канди­датов;

• информирование кандидатов, работающих в фирме, об их будущих должностных обязанностях, связанных с владением тайной фирмы;

• знакомство (предварительное собеседование) руководства фирмы, структурного подразделения и службы персонала с кандидатами, не работающими в фирме; беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе; изучение полученных от кандидата реко­мендательных писем;

• заполнение кандидатами, не работающими в фирме, и пред­ставление в отдел кадров заявления о приеме, автобиогра­фии, личного листка по учету кадров (с цветной фотокар­точкой), копий документов об образовании, наличии ученых степей, ученых и почетных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии характеристик;

• обновление материалов личного дела работающего в фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;

• собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверж­дение тех или иных сведений представлением дополнитель­ных документов;

• опрос сотрудником отдела кадров авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата па должность, протоколи­рование опроса;

• собеседование экспертов с кандидатами с целью определе­ния их личных и моральных качеств, а для неработающих в фирме сотрудников дополнительно — профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки;

• при необходимости — тестирование и анкетирование канди­датов;

• по совокупности собранных материалов и их анализа приня­тие решения руководством фирмы об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связан­ную с владением тайной фирмы;

• заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласил на работу с кон­фиденциальной информацией;

• в случае согласия-подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны фирмы, в частности, сообщаемых ему конфиденциальных сведений; информирование претен­дента о характере конфиденциальной информации, с кото­рой он будет работать, наличии системы защиты этой ин­формации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;

• беседа-инструктаж руководители структурного подразделе­ния, руководителя службы безопасности и сотрудника службы персонала с претендентом на должность; ознакомление пре­тендента с должностной инструкцией, рабочими технологи­ческими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности фирмы и другими аналогичными материалами;

• составление проекта контракта, содержащего пункт об обя­занности работника не разглашать конфиденциальные све­дения фирмы;

• подписание контракта о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации;

• составление и подписание приказа о приеме на работу с ис­пытательным сроком (или на временную работу);

• заведение личного дела на вновь принятого сотрудника;

• заполнение на сотрудника необходимых учетных форм, в том числе личной карточки формы Т-2;

• внесение фамилии сотрудника в первичные учетные бухгал­терские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку сотруд­ника;

• изучение личных, моральных и профессиональных качеств сотрудника в течение испытательного срока;

• обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знании;

• анализ результатов работы сотрудника в течение испыта­тельного срока, составление нового контракта о длительной работе и издание соответствующего приказа или отказ со­трудника в работе;

• оформление допуска сотрудника к конфиденциальной ин­формации и документам.

Предоставленный комплект документов, из которых в даль­нейшем будет сформировано личное дело сотрудника, является предметом тщательного изучения руководителями фирмы, структурного подразделения, коллегиального органа управления и служ­бы персонала при решении вопроса, о назначении данного лица на должность.

Изучение документов не должно носить формально-бюрокра­тический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность- Изучение доку­ментов следует сочетать с объективным анализом нескольких лич­ностей, претендующих на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опросов и т.п. Все это в совокупности позволит на конкурсной или неконкурсной основе правильно провести отбор именно того претендента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям.

Предоставленные кандидатом персональные документы тщательно проверяются на достоверность: соответствие фамилий, имен и от­честв, других персональных данных, наличие необходимых отме­ток и записей, идентичность фотокарточки и личности гражданина (на фотографии очки, парик — только при постоянной носке), соответствие формы бланка годам их использования, отсутствие незаверенных подчисток, исправлений, попыток замены листов, фотографий, соответствие и качество печатей и т.п. При каких-то сомнениях кандидата просят представить дубликаты испорченных документов, заверить исправления.

Сведения, включенные в ха­рактеристики, рекомендательные письма, списки научных трудов и изобретений, выданные и заверенные другими учреждениями, могут быть проверены путем обращения в эти учреждения. Доку­менты, явно недостоверные, могут быть возвращены гражданину, и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о при­еме на работу без объяснения причины отказа.

Сведения, указыва­емые в резюме, не проверяются. Заявление о назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиография пишутся или заполняются гражда­нином собственноручно, без использования пишущей машинки или принтера. Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на кото­рых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника от­дела кадров «со слов гражданина».

Исправления в указанных доку­ментах не допускаются. Копии с аттестатов, дипломов, свидетельств, грамот и т.п., которые приобщаются к документам для решения вопроса о приеме на работу, снимаются с помощью копировальной техники в отделе' кадров и заверяются сотрудником отдела. Копии, принесенные граж­данином, внимательно сличаются с подлинником и также заверяются этим сотрудником. Нотариального заверения копий не тре­буется. Запрещается заверение копий с копии.

Паспорт, военный билет, дипломы, аттестаты и другие подоб­ные персональные документы после работы с ними сотрудника от­дела кадров возвращаются гражданину (кроме трудовой книжки). При подборе персонала для работы с ценной или конфиден­циальной информацией следует в первую очередь обращать вни­мание на личные и моральные качества кандидатов на долж­ность, их порядочность и лишь затем — на их профессиональные знания, умения и навыки. Важно уже на первых этапах отбора исключить те кандидату­ры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущему сотруднику.

Собеседования с кандидатами на должность преследуют следу­ющие цели:

• выявить реальную причину желания работать в данной фирме;

• выявить возможных злоумышленников или попытаться уви­деть слабости кандидата как человека, которые могут про­воцировать преступные действия;

• убедиться, что кандидат не намерен использовать в работе секреты фирмы, в которой он раньше работал;

• убедиться в добровольном согласии кандидата соблюдать пра­вила защиты информации и иметь определенные ограничения в профессиональной и личной жизни.

Вопросники для собеседования составляются таким образом, чтобы выяснить:

• причины увольнения кандидата с прежнего места работы;

• источник информации о вакансии в данной фирме — кто подсказал, кто рекомендовал и т.п.;

• работал ли кандидат ранее с конфиденциальной информа­цией, подписывал ли обязательство о ее неразглашении;

• возникшие сомнения, появившиеся в связи .с изучением документов кандидата;

• отношения в семье, уровень благосостояния кандидата, жи­лищные условия, культурный уровень и т.п.

Ответы кандидата фиксируются, и те из них, которые вызвали сомнения, уточняются путем опроса знающих кандидата лиц, пу­тем тестирования и другими способами (если это необходимо). При приеме на работу, связанную с информацией особой пред­принимательской важности, для сбора полных сведений о канди­дате могут привлекаться работники частных детективных агентств.

Одной из главных задач собеседования и тестирования является выявление несоответствия мотиваций в различных логических группах вопросов. Например: несоответствие — хочет получать большую зарплату, но раньше он получал столько же, работал близко от дома, а хочет работать в фирме, находящейся на значительном рас­стоянии, и т.п.

С точки зрения безопасности психологический отбор преследует следующие цели:

• выявление имевших ранее место судимостей, преступных свя­зей, криминальных наклонностей;

• определение возможных преступных склонностей, предрасположенности кандидата к совершению противоправных дей­ствий. дерзких и необдуманных поступков в случае форми­рования в его окружении определенных обстоятельств;

• установление факторов, свидетельствующих о морально-пси­хологической ненадежности, неустойчивости, уязвимости кандидата и т.д.

По мнению многих специалистов-психологов, основные лич­ные качества, которыми должен обладать потенциальный сотруд­ник, включают:

• порядочность, честность, принципиальность и добросовест­ность;

• исполнительность, дисциплинированность;

• эмоциональная устойчивость (самообладание);

• стремление к успеху и порядку в работе;

• самоконтроль в поступках и действиях;

• правильная самооценка собственных возможностей и способ­ностей;

• умеренная склонность к риску;

• умение хранить секреты;

• тренированное внимание;

• хорошая память, способности к сравнительной оценке фак­тов и т.д.

Личные качества, не способствующие сохранению секретов:

• эмоциональная неуравновешенность;

• разочарование в себе и своих способностях;

• отчуждение от коллег по работе;

• недовольство своим служебным положением;

• ущемленное самолюбие;

• крайне эгоистическое поведение;

• отсутствие достаточного благоразумия;

• нежелание и неспособность защищать информацию;

• нечестность;

• финансовая безответственность;

• употребление наркотиков;

• отрицательное воздействие алкоголя, приводящее к болтли­вости, необдуманным поступкам и т.д.

Не следует думать, что психологический отбор полностью заменяет прежние, достаточно надежные кадровые процедуры (анализ документов, собеседование, опросы сослуживцев и лиц, знающих кандидата, оперативная проверка в правоохранитель­ных органах и т.д.).

Только при умелом сочетании традиционных и психологических кадровых методов анализа можно с опреде­ленной степенью достоверности прогнозировать поведение со­трудников в различных, в том числе экстремальных, ситуациях. Обычно отобранным для работы считается кандидат, у кото­рого результаты анализа документов, собеседований, проверок, тестов и психологического изучения не противоречат друг другу и не содержат данных, которые препятствовали бы приему на работу.

Материалы проверок и анализа кандидатов на должность (в том числе вопросники и протоколы собеседований, заполненные тесты, а также используемые виды тестов и «ключи» к тестам, тестовые нормы, инструкции по проведению и интерпретации и другие подобные материалы) являются строго конфиденциальной ин­формацией, Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации и сохранении тайны фирмы претендент подписывает до того, как ему будет сообщен состав ценных сведений, с которыми ему пред­стоит работать, и порядок защиты этих сведении-Обязательстве (подписка, соглашение) о неразглашении кон­фиденциальных сведении представляет собой правовой документ, которым претендент добровольно и письменно дает согласие на ог­раничение его прав в отношении использования конфиденциаль­ной информации.

Одновременно в обязательстве претендент пре­дупреждается об ответственности за разглашение этой информации.

Например: Договорное обязательство. Обязуюсь:

1. В период оформления на работу и работы в ______ не разглашать сведения, составляющие ее коммерческую тайну, которые мне будут доверены или станут известны при исполнении обязанностей, собеседованиях, инструкти­ровании и обучении.

2. Беспрекословно и аккуратно выполнять относящиеся ко мне требования приказов, инструкций и положений по за­щите коммерческой тайны, с которой я ознакомлен.

3. Не сообщать устно, письменно или иным способом кому бы то ни было сведений, составляющих тайну ______.

4. В случае отказа от работы, окончания работы или уволь­нения не разглашать и не использовать для себя и других лиц сведений, составляющих тайну ______.

Я предупрежден, что в случае нарушения данного обяза­тельства должен возместить причиненный ______ ущерб или буду привлечен к дисциплинарной (вплоть до увольнения) или другой ответственности в соответствии с действую­щим законодательством. Проинструктировал (подпись). Подпись лица, принимающего обязательство. Дата.

Текст обязательства может заканчиваться фразой об ознаком­лении лица с его содержанием и добровольном согласии выпол­нять все пункты. Многие американские фирмы включают в соглашение (обяза­тельство) следующие пункты:

• детальное изложение принципов определения конкретных сведений, составляющих тайну фирмы;

• краткое изложение порядка охраны конфиденциальных све­дений;

• изложение мер, которые должен принимать сам работник для обеспечения сохранности этих сведений;

• перечень административных наказаний, которым может быть подвергнут работник, разгласивший сведения, составляю­щие тайну фирмы (увольнение, понижение в должности, перевод на другую работу и т.п.).

Хорошо, если обязательство содержит пункт о том что со­трудник не будет использовать в своей деятельности информа­цию, принадлежащую на правах собственности фирме, в кото­рой он ранее работал. Подобные обязательства подписывают не только претенденты на работу в данной фирме, но и все лица, тем или иным образом участвующие в работе фирмы и потенци­ально имеющие возможность узнать элементы тайны фирмы, например акционеры, поставщики, сотрудники работающих с фирмой рекламных и торговых структур, эксперты и т.п.

Подпи­сание обязательства о неразглашении тайны фирмы следует пре­дусмотреть для служащих фирмы, которые не имеют непосред­ственного отношения к закрытым сведениям, однако имеют воз­можность ознакомиться с ними при исполнении служебных обя­занностей (шоферы, дворники, уборщицы, сотрудники охраны и др.).

Считается, что обязательство о неразглашении тайны фирмы не дает полной гарантии сохранения этих сведений, однако, как показывает практика, существенно снижают риск разглашения персоналом или иными лицами этих сведений, риск незаконного их использования, а также число попыток конкурентов внедрить на фирму свою агентуру. После подписания обязательства и проведения беседы-инст­руктажа с претендентом заключается трудовой договор (контракт). В контракте должен быть пункт об обязанности работника не разглашать сведения, составляющие тайну фирмы, а также кон­фиденциальные сведения партнеров и клиентов, об обязатель­стве соблюдать правила защиты конфиденциальных сведений. Может быть пункт о собственности фирмы на результаты работы сотрудника, на сделанные им изобретения и открытия и согла­сие сотрудника на публикацию этих достижений только с разре­шения руководства фирмы. Часто содержится пункт об обязан­ности сотрудника сообщать в службу безопасности о всех попыт­ках посторонних лиц получить у него конфиденциальную ин­формацию.

В обязательном порядке включается пункт об обязан­ности сотрудника немедленно сообщать непосредственному ру­ководителю и службе безопасности об утере носителей конфи­денциальной информации, документов, дел, конфиденциаль­ных материалов, изделий и т.п. В заключительной части указывается степень ответственности за разглашение тайны фирмы или несоблюдение правил защиты информации. Обычно это расторжение трудового договора, при необходимости — последующее судебное разбирательство.

Отличительной особенностью индивидуальных трудовых согла­шений от трудовых договоров (контрактов) в части сохранения коммерческой тайны является то, что в трудовых соглашениях должны быть указаны конкретные сведения, составляющие пред­принимательскую тайну фирмы и доверенные сотруднику в связи с выполнением им работы, а также конкретные меры со стороны сотрудника по обеспечению сохранения этих сведений.

После подписания приказа о приеме на работу в отделе кадров формируется личное дело сотрудника, включающее стандартный набор документов. Материалы, связанные с профессиональным и психологичес­ким анализом данного работника (протоколы собеседований, тесты, протоколы бесед и опросов и т.п.) подшиваются в дело кадровой службы «Материалы по приему сотрудников на работу», но не в личное дело сотрудника. Дело с материалами имеет гриф конфи­денциальности «Строго конфиденциально». Вести какие-либо досье на сотрудников, содержащие сведения, полученные неофициальным путем, запрещается. После получения допуска к конфиденциальной информации сотрудник в индивидуальном порядке должен быть обучен прави­лам работы с документами, базами данных, которые будут ему предоставлены.

Результат обучения фиксируется в обязательстве или контракте. Отметка заверяется подписями руководителя служ­бы безопасности и сотрудника. Следовательно, усложненные процедуры приема на работу, связанную с владением конфиденциальной информацией, и про­верки достоверности сведений, указанных ц документах, дают возможность всесторонне оценить кандидата на должность, С дру­гой стороны, они дают возможность руководству фирмы и самому кандидату оценить ситуацию и без спешки принять правильное решение.

Методы психологического анализа, проводимые одно­временно с хорошо зарекомендовавшими себя приемами анализа документов претендента на должность, позволяют сделать доста­точно обоснованные выводы о пригодности данного лица для замещения вакантной должности, связанной с владением кон­фиденциальной информацией. Следует учитывать, что использо­вание только психологических методов анализа личности не дает достоверного результата и может иметь лишь рекомендательный характер.