БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И АНАЛИЗ 4 страница

11 забалансовых счетов шифруются от 001 до 011. Эти счета предназначены для учета средств, не принадлежащих организации, но находящихся у нее во временном пользовании.

Записи хозяйственных операций на забалансовых счетов производится при поступлении средств только по дебету при выбытии только по кредиту. Двойная запись на забалансовых счетах не применяется.

5. Формы бухгалтерского учета.

Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в настоящее время являются: мемориально-ордерная; журнально-ордерная; автоматизированная; упрощенная.

Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами — мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись). К особенностям мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета относится ведение только одного регистра синтетического учета – главной книги, имеющей отдельные развороты для каждого счета. Записи в ней производятся ежедневно в течение месяца на основании мемориальных ордеров. Для контроля записей в главной книге, в конце месяца после её закрытия составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам. Главная книга составляется в виде контрольной ведомости, в которой счета строятся по шахматной форме с раскрытием их корреспонденции. Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету.

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

К преимуществам данной формы можно отнести строгую последовательность учетного процесса, простоту и доступность учетной техники, широкое использование стандартных форм аналитических регистров, возможность дифференциации учетной работы по квалификационному уровню работников.

Недостатками мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета являются:

- трудоемкость учета, вызванная дублированием одних и тех же записей;

- отрыв аналитического учета от синтетического;

- громоздкость аналитического учета, отсутствие в них показателей для анализа, контроля и составления отчетности о хозяйственной деятельности организации; необходимость произведения дополнительных выборок и группировок данных.

Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий — с использованием ведомостей учета: основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы. Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода. Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. Основными учетными регистрами при применении журнально-ордерной формы бухгалтерского учета являются журналы-ордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной. Журнал-ордер – регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов. Таким образом, в условиях журнально-ордерной формы учета накопительные ведомости превращены в основные учетные регистры, в которых осуществляется группировка и отражение данных первичных документов по корреспондирующим счетам. При большом количестве однородных первичных документов данные сначала накапливаются в группировочных вспомогательных ведомостях и таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.

Важным принципом журнально-ордерной формы учета является однократность записей оборотов по счетам в течение отчетного месяца. Это достигается тем, что журналы-ордера составляются только по кредиту счетов, в которых указываются суммы хозяйственных операций по корреспондирующим счетам. Итоговые данные по кредиту каждого счета в конце месяца переносятся в Главную книгу из соответствующего журнала-ордера одной суммой. Оборот по дебету записывается в Главную книгу из разных журналов-ордеров, что позволяет показать слагаемые этого оборота по корреспондирующим кредитуемым счетам. Такой порядок синтетического учета экономичен, поскольку исключает дублирование записи.

Учетные записи в журналах-ордерах обосновываются соответствующими первичными документами или бухгалтерскими справками, контролируются также путем сопоставления их с соответствующими показателями других регистров.

К преимуществам журнально-ордерной формы можно отнести снижение трудоемкости учетного процесса, повышение контрольного значения учета и облегчение задачи составления отчетности.

К недостаткам журнально-ордерной формы относятся сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированность на ручную технику их заполнения.

Автоматизированная форма учета. Применение вычислительной техники в учетном процессе позволяет обеспечить высокую точность и оперативность данных учета, повысить производительность работников, освободить их от выполнения простых монотонных функций и предоставить большую возможность заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности, увязать все виды учета и планирования, т. к. они используют одни и те же носители информации.

6. Структура и функции бухгалтерской службы.

Согласно законодательству руководители организации в зависимости от объема учетной работы могут:

а) учредить бухгалтерскую службу, как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

Организация бухгалтерской службы включает в себя определение функций главного бухгалтера, место бухгалтерии в системе управления предприятием, порядок взаимодействия этой службы с другими подразделениями, ее организационное построение состав и соподчиненность отдельных учетных подразделений и работников.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

Главный бухгалтер (бухгалтер) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации; подчиняется непосредственно руководителю; несет ответственность за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности; обеспечивает соответствие совершенных хозяйственных операций законодательству РФ; осуществляет контроль над движением имущества и выполнением обязательств; подписывает денежные и расчетные документы. Финансовые и кредитные обязательства без его подписи считаются недействительными; его требования по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых сведений обязательны для всех работников организации.

Возможно несколько вариантов организации бухгалтерской службы на предприятии: предметный, функциональный, линейный, по вертикали и комбинированный:

- предметный вариант предусматривает организацию бухгалтерской службы в соответствии с названием отделов;

- функциональный – предусматривает определенную специализацию выполнения работником или группой однородных учетных операций, соответствующих стадиям технологического процесса формирования учетной информации.

- линейная (иерархическая) бухгалтерия – при которой все работники бухгалтерии подчиняются главному бухгалтеру (на небольших предприятиях);

- по вертикали (линейно-штабная) – при которой создаются промежуточные звенья (группы), возглавляемые старшими бухгалтерами, подчиняющимися главному бухгалтеру (на средних предприятиях);

-комбинированная (функциональная), при которой специальные структурные подразделения выполняют замкнутый цикл работ (на крупных производствах).

Важным этапом в разработке структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, должностных инструкций на каждого работника, составление графика учетных работ.

Основными функциями бухгалтерской службы являются:

Организационная: разработка и актуализация организационной структуры бухгалтерской службы; распределение полномочий и ответственности в системе бухгалтерского учета.

Методологическая: разработка учетной политики организации; разработка плана счетов и системы аналитического учета с целью адекватного отражения хозяйственных операций, осуществляемых организацией; разработка первичных учетных бухгалтерских документов и регистров учета с целью формирования информации об объектах учета; разработка требований к другим подразделениям организации с целью формирования информации, необходимой для ведения бухгалтерского учета, формирования бухгалтерской отчетности; разработка схем отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций, связанных с начислением и уплатой налогов; постановка задач для автоматизации бухгалтерского учета и отчетности разработка требований к контрольной среде; разработка контрольных процедур в отношении фиксации, сбора и обработки информации.

Аналитическая: контроль над договорной работой организации с целью своевременного выявления норм, создающих новые или изменяющих прежние нормы учета, принятые в организации; постоянный мониторинг бухгалтерского законодательства с целью своевременного выявления норм, создающих новые или изменяющих прежние нормы учета, принятые в организации.

Учетная: ведение бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка информации); внесение изменений в бухгалтерский учет по актам проверки внутренних и внешних контролирующих органов.

Контрольная: контроль соблюдения порядка документооборота; осуществление контрольных процедур, позволяющих выявлять ошибки на стадиях фиксации, сбора и обработки информации; контроль над наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденным бюджетом, бизнес-планом; принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других нарушений и злоупотреблений; участие в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей; обеспечение законности списания с бухгалтерских счетов недостач, потерь, дебиторской и кредиторской задолженности.

Расчетная: осуществление расчетов с контрагентами, персоналом организации, учредителями.

Отчетная: формирование бухгалтерской отчетности; предоставление бухгалтерской отчетности в сроки и адреса, предусмотренные законодательством, учредительными документами.

Исполнительская: исполнение обязательств организации (в том числе налоговых) по расчетам с третьими лицами.

Архивная: обеспечение хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива в установленном порядке, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

На бухгалтерской службе лежит полная ответственность за должное и своевременное исполнение названных выше функций. Не выполнение должным образом некоторых функций может быть расценено контролирующими органами как уклонение от выполнения норм бухгалтерского или налогового законодательства. Это в свою очередь может привести к наложению на организацию штрафов и пени, а в случаях допущения грубых нарушений бухгалтерского или налогового законодательства может наступить не только административная, но и уголовная ответственность.

Вопросы для самопроверки:

1) Дайте характеристику основных форм бухгалтерского учета?

2) Как строится счет бухгалтерского учета?

3) В чем заключается особенности метода двойной записи?

4) Какая существуют взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами?

5) Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета?

Тесты к теме:

Тема 5. Документация и инвентаризация. Регистры и формы бухгалтерского учета

Вопросы для изучения:

1. Сущность и значение документов.

2. Классификация документов.

3. Требования, предъявляемые в документах.

4. Учетные регистры.

5. Документооборот.

6. Инвентаризация, ее виды и значение.

1. Сущность и значение документов.

Документы – это письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное подтверждение факта осуществления операции.

Документы являются источником учетной экономической информации, используемой в управлении, контроле и анализе хозяйственной деятельности, обеспечивают сохранность собственности, имеют правовое и юридическое значение, являются письменными доказательствами при спорах.

Разрабатывают формы первичных учетных документов Госкомстат, Госстрой, Минтруда и ЦБ РФ.

Показатели и значения в унифицированных формах в организации не должны меняться, они могут дополняться по необходимости.

Кассовые и банковские документы изменению не подлежат.

2. Классификация документов.

Многообразная финансово-хозяй­ственная деятельность организации требует различных видов документов. Для правильного применения бухгалтерских документов необходима их научная классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в таблице 1.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Таблица 1- Классификация документов.

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д. К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение. Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

По способу (порядку составления) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов. Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления. Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходный ордер по материалам, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия, ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения.

При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

3. Требования, предъявляемые к документам.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

– они должны быть составлены своевременно, то есть в момент совершения операции или сразу после ее окончания;

– документ должен быть достоверным, а также составлен четко и иметь ясное содержание.

К составлению документов предъявляются следующие требования:

1. документы должны быть составлены на специальных бланках;