Теоретические основы управления проектами

Оглавление

Лекция 1 Основы планирования. 5

Теоретические основы управления проектами. 5

Основы планирования. 6

Планирование проекта в MS Project 7

Выводы.. 10

Вопросы.. 10

Лекция 2 Планирование проекта в MS Project 11

Процесс планирования: составление списка задач. 11

Типы отношений. 17

Ввод ограничений. 20

Повторяющиеся задачи. 23

Вопросы.. 24

Лекция 3 Планирование ресурсов и создание назначений. 26

Типы ресурсов. 26

Определение рабочего времени ресурсов. 27

Назначения. 28

Фиксированный объем работ. 30

Календарь задачи. 30

Свойства назначений. 30

Выводы.. 32

Вопросы.. 32

Лекция 4 Внесение в план проекта дополнительной информации. 34

Дополнительная информация о задачах и ресурсах. 34

Код структуры задач. 35

Приоритет задач и группы ресурсов. 36

Заметки и документы.. 36

Гиперссылки. 38

Настраиваемые поля. 39

Использование формул. 40

Использование индикаторов. 42

Настраиваемые коды структур. 44

Лекция 5 Планирование стоимости проекта. 47

Методы планирования стоимости проекта. 47

Трудовые и материальные ресурсы.. 47

Единичные и групповые ресурсы. 47

Затраты: фиксированные, на трудовые ресурсы и общие. 48

Как вычисляются затраты на задачу. 48

Как вычисляются затраты на материальные ресурсы.. 48

Определение стоимости ресурсов. 48

Расчет стоимости назначения. 49

Расчет стоимости задач. 50

Методы начисления затрат. 50

Вопросы.. 52

Лекция 6 Анализ доступности ресурсов. 54

Доступность ресурса. Расчет доступности ресурса. 54

Причины возникновения превышения доступности ресурса. 56

Просмотр превышения доступности ресурсов. 57

Фильтрация ресурсов с превышением доступности. 58

Представление Resource Usage (Использование ресурсов) 60

Вопросы.. 62

Лекция 7 Оптимизация плана проекта. Выравнивание загрузки ресурсов. 63

Следствия превышения доступности ресурсов. 63

Способы устранения перегруженности ресурсов. 63

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов. 63

Факторы, которые рассматриваются при Стандартном и Стандартном по приоритетам порядках выравнивания загрузки ресурсов. 65

Ручное выравнивание загрузки ресурсов. 69

Увеличение доступности ресурса. 69

Сокращение нагрузки на ресурс. 72

Вопросы.. 73

Лекция 8 Анализ и оптимизация плана работ. 74

Анализ и оптимизация плана работ. 74

Уточнение длительности задач с использованием параметров. 74

Уточнение длительности по методу PERT. 77

Литература. 80

Лекция 9 Анализ критических параметров проекта. 81

Анализ критического пути проекта. 81

Анализ и оптимизация стоимости проекта. 84

Распределение затрат по фазам проекта. 84

Распределение затрат по типам работ. 85

Распределение затрат на ресурсы разных типов. 88

Оптимизация стоимости проекта. 89

Литература. 90

Лекция 1 Основы планирования

Теоретические основы управления проектами, основные понятия теории управления проектами, определение термина «проект», использование MS Project в управлении проектами, особенности составления плана проекта в MS Project, составляющие проектного плана, основные принципы планирования.

Список ключевых терминов:

проект, управление проектами,задача, суммарная задача (фаза), веха, длительность задачи, зависимости и связи, ресурсы, назначения, создание назначений, проектный треугольник, представление, диаграмма Ганта, способ планирования проекта, дата начала проекта, дата окончания проекта, календарь проекта.

Цель:

Базовые понятия теории управления проектами, основные принципы планирования в среде MS Project 2007

Теоретические основы управления проектами

MS Project является мощным инструментом, помогающим управлять процессом планирования и выполнения проекта. Работа в среде MS Project требует от пользователей знакомства с теорией управления проектами, знания основных терминов и понятий. Общепринятые методики управления проектами, стандарты и ключевые термины содержатся в руководстве по управлению проектами «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK), которое, по существу, является сводом профессиональных знаний по управлению проектами. Само понятие «проект» широко используется в повседневной жизни. В теории управления проектами этот термин является ключевым, и в руководстве PMBOK приведено следующее определение: «проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов». ([1] с.5) При этом, «термин «временное» означает, что у любого проекта есть четкое начало и четкое завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта; или осознано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты; или исчезла необходимость в проекте, и он прекращается». ([1] с.5)

Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени, сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная цель, и она является уникальной; выделены ресурсы и существуют временные рамки для достижения цели.

Отличие проекта от повседневной операционной деятельности состоит в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как «проекты являются временными и уникальными». ([1] с.6)

«Конечные цели проекта и операционной деятельности отличаются коренным образом. Задача проекта – достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Проект отличается тем, что он завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться». ([1] с.7)

«Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации. Таким образом, проекты часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана организации». ([1] с.7)

Под управлением проектом понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта в установленные строки, в рамках утвержденного бюджета, с заданным качеством.

«Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и управления, завершения». ([1] с.8)

«В управление проектом входит:

· Определение требований

· Установка четких и достижимых целей

· Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию времени и стоимости

· Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников проекта». ([1] с.8)

Итак, управление проектом состоит в планировании, организации и управлении задачами и ресурсами для достижения цели проекта и контроле стратегии реализации проекта.

Основы планирования

Составляющие проектного плана

План проекта представляет собой модель, описывающую реальный проект в терминах задач, ресурсов, сроков, затрат. Что означают эти термины ?

Задача (task) - деятельность, осуществляемая в рамках проекта, для достижения определенного результата. Задачи являются основными блоками, из которых строится любой проект, они представляют работу, которую нужно выполнить для достижения поставленной цели. Во всем проекте набор задач характеризуется их логической последовательностью, а каждая задача - длительностью и требованиями к ресурсам. Ресурсы –исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задачи.

Назначения –связь конкретной задачи с ресурсами, выделенными для ее выполнения.

Проект, как правило, содержит большое количество задач, поэтому весь набор задач необходимо представить в виде укрупненных групп, логически связанных между собой. Так формируются суммарные задачи (фазы)

Суммарная задача (фаза, summary task) – состоит из нескольких задач. Результат фазы обобщает (суммирует) результаты задач, входящих в нее. Суммарная задача может содержать в себе как задачи, так и другие суммарные задачи.

Веха (milestone) – задача, достижение результата которой особенно важно для проекта. Вехой может быть завершающая задача фазы. Как правило, веха используется для обозначения окончания основных этапов проекта.

Трудозатраты (work) –для задач:объем работ (в единицах рабочего времени) необходимый ресурсу (исполнителю) для выполнения задачи.

Длительность задачи (duration) – время, которое запланировано для работы над задачей.

Трудозатраты отличаются от длительности задачи. Ресурсу может потребоваться 24 часа на выполнение задачи, а длительность задачи – 8 часов. Это означает, что на выполнение данной задачи необходимо назначить не менее трех исполнителей.

После установления списка задач проекта, длительностей задач, необходимо указать, как задачи взаимосвязаны друг с другом, их логическую зависимость.

Зависимости и связи -определяют логику связи одной задачи с другой, показывая, как одна задача влияет на другую. Например, задача №2 начинается только когда закончится задача №1, или задача №1 и задача №2 начинаются обязательно в одно время.

Создание назначений, т.е. назначение ресурсов на задачи, помогает решить ряд проблем планирования:

· Определить конкретных сотрудников, ответственных за выполнение задачи, этапа и т.д.

· Контролировать объем работы, произведенной сотрудниками или оборудованием, назначенными на задачу, или контролировать объем материалов, использованных для выполнения задачи.

· Составлять более гибкое расписание задач.

· Перераспределять ресурсы для оптимизации загрузки персонала (сотрудников) и оборудования.

· Произвести расчет времени, необходимого для выполнения задач, стоимость использования ресурсов для выполнения задач, для выполнения всего проекта