Рекомендации по подготовке и проведению совещаний
В настоящих рекомендациях определены процедуры подготовки и проведения совещаний.
Основные типы совещаний:
Регулярные оперативные совещания (планерки)
Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре.
I.Регулярные оперативные совещания (планерки)
Цель: решение текущих производственных вопросов, анализ и оценка текущего состояния дел, определение оперативных задач и организация их решения.
Регулярность: раз в неделю, в определенный день и час.
Продолжительность: 1 час.
Порядок проведения:
Оперативные совещания, которые проводятся регулярно, имеют постоянный сценарий:
- постоянный список участников;
- определенный список вопросов для обсуждения;
- постоянное время и место проведения;
- одинаковую продолжительность.
1. Подготовка к оперативному совещанию:
Уточнить список вопросов и список участников, в зависимости от конкретной ситуации.
Подготовить необходимую информацию: о текущем состоянии дел, достижениях, трудностях и их причинах, принятых оперативных решениях.
Оповестить участников, приглашенных дополнительно к основному составу.
2. Процедура проведения оперативного совещания:
Вступительное слово ведущего: оценка текущего состояния дел, основные вопросы совещания, оценка достижений и трудностей.
Оценка выполнения решений предыдущих совещаний, доклады ответственных за их исполнение.
Краткие доклады участников совещания: состояние дел, достижения и трудности, предложения по решению вопросов своей работы и работы предприятия.
Краткая дискуссия – обсуждение выявленных трудностей, предложения по их решению от всех участников.
Подведение итогов: принятие решений и назначение ответственных и сроков исполнения; определение вопросов для подготовки к следующему совещанию.
3. После совещания:
Подготовить краткого протокола (резюме) совещания с обозначением вопросов и принятых решений, ответственных и сроков исполнения.
Разослать протокол (резюме) всем участникам совещания.
Оперативно контролировать выполнение решений.
Результаты оперативного совещания: решение текущих вопросов предприятия; оперативная информация, необходимая для контроля состояния дел.
II. Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре
Цель: обсуждение и решение вопросов, не связанных с оперативной текущей деятельностью:
- планирование работы на среднесрочный период;
- подведение итогов и оценка результатов работы компании за определенный период;
- обсуждение и принятие стратегических решений, планов, проектов;
- поиск способов решения трудностей, проблем предприятия;
- координация работы руководителей.
Координационные совещания необходимы, когда при выработке и принятии решений, значимых для компании
- должны быть учтены мнения ключевых руководителей компании,
- необходима дополнительная информация, рассмотрение вопросов с разных точек зрения;
- для реализуемости решений важно, чтобы исполнители принимали участие в его разработке;
- важно, чтобы группа руководителей обладала информацией о состоянии дел в компании и планах дальнейших действий;
Подготовка и проведение координационных совещаний (таб.2)
Таблица 2
| Вопросы | Действия | Ответственный; исполнители |
| 1. Предварительная подготовка (не менее, чем за 1 неделю до совещания) | ||
| 1.1. Цели, тема совещания | Определить - для чего созывается совещание? - какие вопросы необходимо вынести на общее обсуждение? - какие решения должны быть получены в результате совещания? | Генеральный (исполнительный) директор |
| 1.2. Повестка совещания | - составить список вопросов, которые должны быть обсуждены на совещании, цели обсуждения каждого вопроса; - определить ведущего совещания; - докладчики по каждому вопросу; - установить временной регламент; - определить, какие материалы должны быть подготовлены для обсуждения каждого вопроса, кто должен их подготовить и в каком виде предоставить. | Генеральный (исполнительный) директор, Секретарь-референт |
| 1.3. Определение списка участников | - определить список руководителей и специалистов, чьё присутствие на совещании необходимо для достижения его целей, результативного обсуждения каждого вопроса повестки. | Генеральный (исполнительный) директор |
| 1.4. Подготовка и издание приказа, оповещение участников | - оформить приказ о проведении совещания, повестку совещания по форме (Приложения 1,2); - подписать приказ; - разослать приказ, получить подтверждение его получения. | Секретарь-референт |
| 1.5. Подготовка рабочих материалов к совещанию | - поручить подготовку необходимых для совещания материалов (отчетов, справок, информационных сообщений и пр.) ответственным исполнителям, назначить сроки. | Генеральный (исполнительный) директор, назначенные ответственные |
| 2. Подготовка непосредственно перед совещанием | ||
| 2.1. Предварительное ознакомление участников с материалами совещания (2-7 дней до совещания) | - разослать подготовленные материалы (отчета, информационные сообщения, справки и т.п.) для ознакомления участникам совещания; - при необходимости – издать распоряжение ознакомиться с материалами и в установленный срок до совещания представить свои замечания и предложения. | Генеральный (исполнительный) директор, Секретарь-референт |
| 2.2. Оценка готовности к совещанию (1-3 дня до совещания) | - уточнить повестку, список участников, время и место, длительности совещания; - оценить подготовленность всех вопросов для обсуждения. | Генеральный (исполнительный) директор, Ключевые участники совещания (1-3 человека) |
| 2.3. Подготовка помещения (1 день до совещания) | - подготовить помещение, оргтехнику и оборудование, раздаточные материалы, кофе-паузы. | Назначенный руководитель |
| 3. Процедура проведения совещания | ||
| 3.1. Начало совещания. | - объявить цели совещания, вопросы повестки, временной регламент; - при необходимости внести коррективы в повестку совещания; - оценить результаты выполнения решений предыдущего совещания (при необходимости); | Ведущий совещания |
| 3.2. Обсуждение вопросов повестки: | - доклад по вопросу, в соответствии с повесткой; - знакомство с подготовленными материалами (если есть); - уточняющие вопросы докладчику; - обсуждение вопроса, - подведение ведущим итогов по обсуждению вопроса: решения; основные альтернативы; вопросы для дальнейшей проработки; задания руководителям и сроки их выполнения. | Ведущий Докладчики по каждому вопросу Участники совещания |
| 3.3. Краткое обсуждение значимых вопросов, не включенных в повестку, но выявленных в ходе совещания | - обозначение вопроса; - краткое обсуждение, предложения вариантов решения; - задания по дальнейшему решению (при необходимости), назначение ответственных и сроков. | Ведущий Участники совещания |
| 3.4. Подведение итогов совещания | - краткое резюме по итогам обсуждения каждого вопроса; - принятие решений, назначение ответственных и определение сроков выполнения решений; - определение вопросов, требующих дополнительной проработки (информации, согласований), сроков уточнения и повторного рассмотрения, ответственных за подготовку вопросов. | Ведущий |
| 3.5. Завершение совещания. | - краткая «обратная связь» от участников по ходу и итогам совещания; - заключительное слово ведущего; - назначение ответственного за подготовку приказа (резюме) по итогам совещания. | Ведущий Участники совещания |
| 4. После совещания | ||
| 4.1. Издание приказа (1-2 дня после совещания) | - подготовить и издать приказ, (резюме) по итогам совещания, с указанием вопросов, решений, необходимых действий, ответственных и сроков исполнения (Приложения 3,4) | Генеральный (исполнительный) директор, Ответственный за подготовку приказа |
| 4.2. Обеспечение выполнения решений совещания | - оформить и раздать контрольные карточки поручений (Приложение 5); - обеспечить предварительное напоминание ответственным за 2-4 дня до окончания срока исполнения решений; - каждому руководителю - представить письменный отчет о выполнении решений - оценить выполнение решений | Генеральный (исполнительный) директор. Секретарь-референт |
Результаты координационного совещания:
- решения, ответственные за их выполнение и сроки выполнения, оформленные приказом (резюме) совещания;
- информация, предложения и варианты решений по значимым для работы предприятия вопросам.
Приложения
Приложение 5: Форма Приказа о поведении совещания
Приложение 6: Форма Повестки совещания
Приложение 7: Форма Резюме по итогам совещания
Приложение 8: Форма Приказа по итогам совещания
Приложение 9: Форма Контрольной карточки поручений по итогам совещания
Приложение 5: Форма приказа о поведении совещания
Дата добавления: 2015-08-11; просмотров: 2438;