Рациональные балансы рабочего времени линейных руководителей в строительстве.

Для того чтобы организовать свое время, уметь его правильно учитывать, анализировать, планировать, необходимо прежде всего классифицировать затраты времени по различным признакам:

1. Классификация работ по их содержанию, когда они делятся на комплексные, экономические, технические и т.д.

2. Классификация работ по характеру побудительных причин (например, собственная инициатива подчиненных, распоряжение начальства, инициатива общественных организаций и др.).

3. Классификация по срочности выполняемых работ (например, вопросы перспективные, текущие и т.д.).

4. Классификация по формам деятельности (индивидуальная работа, собрания, совещания, прием посетителей, телефонные разговоры, обход и т.п.).

5. Классификация по функциям руководства (планирование, организация, распорядительность, мотивация, учет и контроль).

Содержание видов деятельности руководителя

Организационно-административная работа -Заседания. Производственные совещания. Текущее обсуждение вопросов по основной работе. Согласование и подписание служебных документов. Административные вопросы, связанные с приемом и увольнением работников. Прием посетителей. Контроль за ходом работы. Текущий инструктаж работников. Получение заданий от руководства. Прочие вопросы, связанные с организационной деятельностью

Творческая работа - Подготовка проектов постановлений, приказов, инструкций и других директивных документов, а также докладов, обзоров и справок. Рассмотрение предложений, планов, научных отчетов, подготовка по ним заключений, отзывов, замечаний. Составление различных планов, отчетов, графиков, перечней, заявок и т.д. Подготовка текста для ответа по письмам. Изучение и обобщение материалов передового опыта. Анализ выполнения плана за прошлый период. Инженерно-экономические расчеты

Техническая работа - Подборка имеющихся материалов для подготовки докладов, справок и писем. Поиск различных документов. Вычислительные и счетные работы. Выдача справок по документам. Заказ телефонных переговоров. Прием и передача телефонограмм. Подшивка документов. Регистрация корреспонденции

Вспомогательная работа - Подготовка рабочего места. Передвижение внутри и вне учреждения

Время на личные надобности и отдых и личных надобностей. Перерывы на отдых

Работы, не предусмотренные должностными обязанностями (косвенные потери) - Выполнение поручений, не предусмотренных должностными обязанностями (косвенные потери).

Потери рабочего времени - Ожидание приема у руководства. Незагруженность (простои). Выполнение общественных обязанностей в рабочее время (которые можно выполнить и в нерабочее время). Нарушения трудовой дисциплины

В деятельности руководителей много индивидуальных особенностей. Поэтому каждый из них должен составить для себя соответствующую условиям его работы группировку видов работ по тем или иным признакам. Это необходимо для учета затрат времени по видам деятельности, анализа и планирования работы.

Помощь при анализе затрат рабочего времени могут оказать классификации видов работ и примерные нормативы удельного веса элементов затрат рабочего времени работников учреждений, разработанные в свое время научно-исследовательским институтом труда.

Результаты обследования затрат рабочего времени руководителями и специалистами в различных странах дают основание выделить три группы выполняемых ими работ: регулярно повторяющиеся, нерегулярные и исключительные.

Регулярно повторяющиеся работы занимают у руководителей примерно 60% рабочего времени.

Первые две группы работ создают возможность эффективного использования рабочего времени инженерно-управленческих работников в условиях четкого режима работы организации. Вершину этой системы представляют типовые (стандартные) рабочие графики, которые называют также режимами дня, распорядком рабочей недели и т.д.

Учет затрат рабочего времени. Для планирования недостаточно иметь перечень выполняемых работ. Необходимо знать их фактическую продолжительность. На ее основе можно устанавливать сроки начала и окончания работ.

Для того чтобы все это знать, необходимо наблюдать за рабочим днем, учитывая свое рабочее время. В противном случае, составляемые нами планы оказываются нереальными, оторванными от жизни, они могут лишь вызвать отрицательное отношение к самой идее планировать свое рабочее время.