Организация управления как система формирования решений

Под управлением понимают сознательное целенаправленное воздействие со стороны субъектов, органов на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия получить желаемые результаты.

Любая деятельность человека носит целенаправленный характер цели деятельности могут быть явно выраженными или латентными), теоретически решения, принимаемые субъектами деятельности, должны быть направлены на достижение целей оптимальным способом или, как еще говорят, решения должны быть оптимальными.

На практике зачастую решения разрабатываются и реализуются людьми, обладающими разной степенью профессионализма, разными личными предпочтениями, разной склонностью к риску, поэтому диапазон принимаемых решений довольно широк - от недостаточно обоснованных до детально рассчитанных.

Следует отметить, что не всегда даже математически обоснованное решение оказывается эффективнее решения, принятого интуитивно, тому много причин. Одна из них - избирательный характер оценки альтернатив по ряду доминирующих критериев. Лицо, принимающее решение, интуитивно оценивает альтернативы по тем критериям, которые считает наиболее важными. За счет высокой скорости в принятии таких решений они принимаются в своевременно сложившейся ситуации и эффект от них может значительно превышать эффект от обоснованных решений, оцененных по многочисленным критериям, с соблюдением всех правил разработки и обоснования.

Принятие интуитивных решений целесообразно при выполнении функций оперативного управления, в ситуации, когда скорость (затраченное на разработку время) принятия решения - более весомый критерий, чем риск неправильно принятого решения.

При реализации тактических и особенно стратегических решений происходят необратимые изменения, само осуществление которых уже требует значительных ресурсов и приводит к изменениям, ликвидация последствий которых в случае ошибочно принятого решения потребует значительных затрат ресурсов, особенно такого невосполнимого ресурса, как время. И в данном случае затраты времени и ресурсов на разработку решения оправданны, потому что риск неправильно принятого решения велик и велики масштабы изменений, кроме того, время разработки решения значительно меньше времени реализации и составляет незначительную долю в общем времени разработки и реализации управленческих решений.

На рисунке 2.1 представлены функциональные группы субъектов РУР и их возможный состав в коммуникативной связи в процессах разработки и реализации управленческих решений.

Разработчиками решений могут быть: руководители предприятий; управленческая команда; специалисты или группы специалистов; проектные организации; органы государственной власти, общественные организации.

Заказчиками решений могут быть: руководители предприятий; органы государственной власти (в том числе судебные); акционеры; наблюдательные советы.

Исполнителями решений могут быть: работники предприятий или общественных организаций; организации как подсистемы общества.

Потребителями решений могут быть: персонал предприятия; население; организации и подразделения.

В процессе подготовки и реализации УР перечисленные ключевые фигуры выполняют определенные наборы функций, процедур и операций (рис. 2.2). Каждая конкретная функция РУР должна включать весь набор процедур, каждая процедура — набор общих функций, и каждая функция — необходимый набор операций.

1 Функция — это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение заданной цели и подчиненных общей цели управления.

Процедура — установленный порядок действий.

Содержание конкретных функций при РУР

Перечень конкретных функций разработки управленческих решений включает в себя:

§ стратегическое планирование;

§ управление управленческой деятельностью (контроллинг);

§ коммуникации с внешней и внутренней средой;

§ управление человеческими ресурсами;

§ управленческое консультирование;

§ управление производственной и обслуживающей деятельностью;

§ формирование системы управления организацией (методология, структура, процесс, механизм, техника управления).

Стратегическое планирование предусматривает подготовку и реализацию управленческих решений, определяющих стратегию предприятия, детализацию стратегии до политик, программ, проектов и мероприятий, приоритеты их выполнения и распределения ресурсов.

Управление управленческой деятельностью (контроллинг) - связано с УР, которые принимаются с целью совершенствования профессионализма аппарата управления. Руководителям разных уровней необходимо обеспечивать функциональность подразделения, за работу которого они отвечают согласно должностным обязанностям. Поэтому кроме знаний, умений и навыков управления руководитель должен обладать знаниями, умениями и навыками в предметной области деятельности организации. Например, начальнику булочного цеха необязательно знать в совершенстве технологию выпечки булок - для контроля над соблюдением технологии выпечки существует технолог, но иметь представление о состоянии оборудования, запасе производственных мощностей, наличии сырья, степени его соответствия требованиям технологии и т.п. факторов производства крайне необходимо, поэтому руководители организаций проводят обучение управленческого персонала.

Коммуникации с внешней и внутренней средой - предмет управленческих решений, цель которых - формирование коммуникационных каналов между организацией и внешней средой. Такие УР направлены на установку отношений с поставщиком и потребителями, клиентами, сообществом вообще, органами государственной власти, органами местного самоуправления и другими субъектами общественного устройства.

Управление человеческими ресурсами - это управленческие решения, направленные на повышение производительности труда, научным и практическим потенциалом, формирование личностных качеств персонала.

Управленческое консультирование - функция управленческих решений, направленных на решение проблем ситуационного характера.

Управление производственной и обслуживающей деятельностью - ориентирует УР на совершенствование основного и вспомогательного производства.

Формирование системы управления организацией - отражается в УР, направленных на реструктуризацию и реформирование компаний. Такие решения называются стратегическими и разрабатываются для внесения существенных изменений в миссию организации, ее систему целей, политик, программ и проектов.

Содержание процедур и общих функций процесса РУР

К общим функциям РУР относятся:

1) прогнозирование использования конкретных технологий и методов РУР, а также возможных результатов и последствий от каждого УР;

2) планирование состава и содержания выбранных технологий и методов РУР;

3) организация (административная, технологическая, финансовая, и др.) РУР;

4) стимулирование исполнителей, т.е. изменение принятого ранее порядка РУР в связи с возникшими и не предусмотренными ранее обстоятельствами, мешающими или способствующими выполнению УР;

5) координация действий исполнителей, т.е. изменение принятого ранее порядка РУР в связи с возникшими и не предусмотренными ранее обстоятельствами, мешающими или способствующими выполнению УР;

6) контроль за выполнением действий;

7) информирование инициатора подготовки или реализации УР в ходе выполнения задания;

8) формирование архивной базы данных о процессе.

Состав процедуры как совокупности функций РУР приведен на рис. 2.3.

В процессе управления менеджерам приходится принимать большое количество решений на всех этапах управленческой деятельности - планирования, организации, мотивации и контроля (рис. 2.4).

Данные функции объединены между собой двумя связующими процессами - процессом обмена информацией и процессом принятия решений. Принятие решений происходит при реализации всех функций менеджмента.

Рис. 2.3. Восемь общих функций РУР, составляющих процедуру как совокупность функций РУР

Рис. 2.4. Функции управления и связующие процессы

В процессе планирования принимают решения о:

§ миссии и целях организации;

§ состоянии внешней среды и ее влиянии на будущее организации;

§ стратегии и тактике достижения поставленных целей;

§ бюджете организации;

§ выборе инвестиционных проектов;

§ целевых и рыночных сегментах и позиционировании товаров или услуг на целевых рынках;

§ стратегии ценообразования;

§ каналах сбыта и распределения продукции;

§ разработке новых видов товаров и услуг;

§ способах проведения рекламных кампаний.

В процессе организации принимаются решения:

§ о способах организации взаимодействия подразделений и работников организации;

§ об организационной структуре;

§ о пределах и распределении властных полномочий;

§ о реорганизации фирмы вследствие изменения целей деятельности или состояния внешней среды организации.

В процессе мотивации принимаются решения о:

§ нуждах и потребностях подчиненных;

§ том, в какой мере удовлетворяются эти потребности;

§ том, что необходимо сделать для повышения производительности труда подчиненных;

§ методах и приемах мотивации конкретных работников.

В процессе контроля принимаются решения о том:

§ как и по каким показателям следует оценивать результаты работы;

§ как часто нужно измерять эти показатели;

§ какие методы и процедуры контроля следует использовать в процессе управления организацией;

§ насколько организация преуспела в достижении поставленных целей;

§ какие изменения следует внести в работу фирмы, если цель бизнеса не достигнута.

Оперативные решения наиболее распространены и обеспечивают основную часть прибыли. Они состоят из распределения ресурсов по функциональным подсистемам и включают распределение ресурсов номенклатуры производства, операционные планы и графики и их реализацию.

Стратегические решения в узком смысле - это выбор альтернативного варианта стратегического поведения предприятия.

Подсистема менеджмента - управляющая по отношению к другим подсистемам организации (подсистемам производства, функциональным службам и др.). Принятие управленческих решений связано с необходимостью воздействия на объект управления с целью приведения его в желаемое состояние. Принятие решения, таким образом, есть процесс, направленный:

§ на поиск проблем системы;

§ на постановку целей воздействия (определение желаемого состояния системы);

§ на определение критериев достижения целей воздействия;

§ на разработку альтернативных вариантов воздействия, их оценку и выбор;

§ на внесение необходимых изменений в систему.

На рисунке 2.5 показано, что необходимость изменений определяется исходя из информации о состоянии параметров системы, а управление системой осуществляется воздействием на ее управляемые параметры.

Факторы внешней среды (по отношению к подсистемам)