Технология правки документов. Создание гипертекстовых ссылок, примечаний, сносок

Большинство операций правки выполняется над предварительно выделенными фрагментами документа. Выделение фрагмента текста производится мышью следующим образом:

- слово – два щелчка на слове;

- предложение – Ctrl+ щелчок в любом месте предложения;

- строка – щелчок на поле слева от строки;

- абзац – два щелчка на поле слева от строки или три щелчка внутри абзаца;

- любой фрагмент – установить указатель в начало фрагмента, нажать клавишу мыши и протащить указатель до конца объекта;

- вертикальный фрагмент – как любой фрагмент, но при нажатой клавише Alt;

- весь документ – с помощью команды Выделить все меню ПРАВКА или три щелчка на полосе выделения.

Удаление выделенного фрагмента может производиться следующими способами:

- нажатием клавиши Del или Backspace;

- командой Удалить меню ПРАВКА;

- командой Вырезать меню ПРАВКА;

- командой Вырезать контекстного меню;

- нажатием кнопки Удалить в буфер на панели инструментов Стандартная;

- нажатием комбинации клавиш Shift+Del.

При использовании четырех последних вариантов фрагмент удаляется из документа и помещается в буфер обмена, который не изменяет своего содержимого до засылки в него нового фрагмента.

Буфер обмена используется для перемещения и копирования фрагментов как внутри Word, так и между различными приложениями Windows. Одновременно в буфер обмена можно помещать до 12 фрагментов документа.

Перемещение выделенного фрагмента выполняется следующими способами:

- путем перетаскивания мышью выделенного фрагмента на новое место. Перетаскивание можно выполнить и между открытыми на экране окнами одного или разных документов. Перетаскивание удобно выполнять, если исходное место фрагмента и место его вставки одновременно находятся на экране в зоне видимости;

- командой Вырезать меню ПРАВКА для перемещения фрагмента в буфер обмена и командой Вставить меню ПРАВКА для вставки фрагмента;

- командами Вырезать и Вставить контекстного меню;

- командными кнопками Удалить в буфер и Вставить из буфера на панели инструментов Стандартная;

- с помощью комбинации клавиш Shift+Del для помещения фрагмента в буфер обмена и Shift+Ins для вставки из буфера.

Копирование выделенного фрагмента выполняется следующими способами:

- путем перетаскивания выделенного фрагмента на новое место мышью при нажатой клавише Ctrl;

- путем перетаскивания выделенного фрагмента на новое место при нажатой правой клавише мыши; после того, как клавиша мыши будет отпущена в контекстном меню следует выбрать команду Копировать;

- с помощью команд Копировать и Вставить меню ПРАВКА;

- с помощью команд Копировать и Вставить контекстного меню;

- с помощью кнопок Копировать в буфер и Вставить из буфера на панели инструментов Стандартная;

- с помощью комбинации клавиш Ctrl+Ins для копирования фрагмента в буфер обмена и Shift+Ins для вставки фрагмента из буфера.

Команда Найти меню ПРАВКА предназначена для поиска (вкладка Найти) или поиска и замены (вкладка Найти и Заменить) текста, форматов, специальных символов, маркеров сносок, символов табуляции, конца страницы, конца раздела документа и др. В диалоговом оке команды в поле Найти задается искомый текст, в поле Заменить задается текст для замены и устанавливается необходимое для него форматирование. Управление поиском и заменой осуществляется кнопками Найти далее, Заменить и Заменить все. Дополнительные параметры поиска и замены, а также направление поиска можно задать в диалоговом окне, которое открывается при нажатии кнопки Больше.

В этом окне кнопка Формат задает формат искомого шрифта, абзаца, стиля или языка. Переключатель Учитывать регистр обеспечивает поиск только тех вхождений текста, которые в точности повторяют комбинацию прописных и строчных букв, указанную в поле Найти. Переключатель Произносится как обеспечивает поиск слов, которые произносятся так же, как и слово в поле Найти, но пишутся иначе. Кнопка Специальный предоставляет на выбор специальные символы для идентификации объекта. С помощью специальных символов вместо точных критериев поиска можно определить приблизительные критерии.

Кнопки Формат и Специальный позволяют искать не только текст и числа. Эти кнопки можно использовать для поиска вариантов форматирования или специальных символов.

Гиперссылка - это поле, содержащее адрес источника (рисунка, фрагмента документа и др.). Свойства гиперссылки модно присвоить любому фрагменту документа. Гиперссылка обеспечивает самый удобный переход к источнику - двойным щелчком левой кнопки мыши на гиперссылке. Местоположение источника может быть произвольным: внутри текстового документа, в другом файле, включая сеть Internet.

С помощью гиперссылок удобно организовывать ссылки на пояснения, примечания, всевозможные разъясняющие документы.

Для создания внутренней гиперссылки следует выделить соответствующий фрагмент документа и выполнить команду Гиперссылка меню ВСТАВКА, выбрав режим Связать с местом в этом документе. Для создания подсказки, которая будет выводиться при установке курсора на гиперссылке следует нажать кнопку Подсказка и ввести произвольный текст.

Для создания гиперссылки на другой файл следует указать его имя и путь к нему.

При выделенной гиперссылке с помощью команд контекстного меню можно:

- изменить гиперссылку, сослаться на другой источник;

- скопировать гиперссылку в буфер обмена для последующей многократной вставки;

- поместить гиперссылку в папку Избранное для сокращения времени доступа к источнику;

- удалить гиперссылку, при этом оставив на месте текст или рисунок, которым была приписана гиперссылка.

Примечания используются для внесения комментариев и подготовки рецензионной информации без изменения основного текста документа. Просмотр примечаний на экране происходит в специальной области, а при распечатки вводится отдельно от документа. Для создания примечаний используется команда Примечание меню ВСТАВКА.

При желании можно оставить область примечаний открытой и продолжить редактирование документа. Перемещение курсора в главную область документа производится щелчком в ней или нажатием клавиши F6. Область примечаний в документе можно убрать, нажав клавишу Закрыть.

Знак примечания состоит из инициалов пользователя, сопровождаемых номером примечания. Чтобы изменить инициалы, включаемые в знак, следует выполнить команду Параметры меню СЕРВИС, выбрать вкладку Пользователь и указать новое значение в поле Инициалы.

Включение инициалов в знаки помогает различать примечания, добавляемые к документу разными членами рабочей группы.

Чтобы удалить примечание, нужно выделить его знак в документе и нажать клавишу Del Будет удален знак примечания и связанный с ним текст.

Просмотр примечаний производится командой Примечания меню ВИД. По умолчанию выводятся примечания, созданные всеми рецензентами. Если требуется просмотреть примечание, внесенные конкретным пользователем, нужно выбрать его имя из списка Кто на панели инструментов области примечаний. Для поиска знаков примечаний в документе можно пользоваться командой Перейти. В том случае в списке Элемент документа окна диалога Переход должно быть выбрано значение Примечание.

Если на компьютере установлено необходимое звуковое оборудование (звуковая карта и микрофон), можно создавать и прослушивать звуковые примечания к документу. Для этого надо нажать кнопку Добавить звуковой объект в верхней части области примечаний и записать сообщение с микрофона. В текст в область примечаний будет вставлен символ звукозаписи.

Распечатать примечания можно отдельно от документа и вместе с ним. Для отдельной печати примечаний следует выполнить команду Печать меню ФАЙЛ и выбрать из списка Напечатать значение Примечания. Чтобы включать примечания при каждой распечатке документа, надо выполнить команду Параметры меню СЕРВИС, выбрать вкладку Печать и установить флажок Примечания. Текст примечаний печатается после основного текста документа с новой страницы.

В документ можно поместить обычные и концевые сноски. Текст обычной сноски помещается в конце страницы, а текст концевой сноски – в конце документа или раздела. Создание сноски осуществляется командой Сноска меню ВСТАВКА.

Для быстрого создания сноски с использованием автоматической нумерации и других значений параметров, принятых по умолчанию, установить курсор в том месте, где вставляется знак сноски, и нажать Alt+Ctrl+F для обычной сноски и Alt+Ctrl+E - для концевой.

Чтобы просмотреть и отредактировать текст сноски, следует выполнить команду Сноска меню ВИД или сделать двойной щелчок мышью на ее знаке.

Чтобы переместить или скопировать сноску, нужно переместить или скопировать ее знак любым из приемов редактирования. При копировании знака сноски также копируется и ее текст. Если включена опция Авто, при необходимости автоматически перенумеровываются знаки сносок.

Чтобы удалить сноску, достаточно выделить ее знак и нажать клавишу Del.

Технология работы с таблицами

Таблица - это совокупность ячеек, расположенных в строках и столбцах, которые можно заполнять произвольным текстом, формулами и графикой. В текст документа могут вставляться простые таблицы и электронные таблицы Excel.

В простых таблицах число ячеек в каждой строке не превышает 63; ячейки одной строки могут объединяться или разбиваться на несколько ячеек (горизонтальное разбиени. Адрес ячейки состоит из имени столбца (задается буквой латинского алфавит и порядкового номера строки.

Отдельная ячейка может рассматриваться как отдельный документ: для нее доступны операции ввода, редактирования и форматирования текст. При вводе длинного текста ячейка обычно растягивается по вертикали, ширина же ее не изменяется.

При вставке электронной таблицы Excel и работе в ней происходит замена меню Word на меню Excel, становятся доступны все функции электронной таблицы. Возврат к образу документа Word выполняются с помощью команды Выход меню ФАЙЛ, либо путем двойного щелчка на текстовом поле документа.

Создать таблицу можно одним из следующих способов:

- командой Добавить меню ТАБЛИЦА. В диалоговом окне Вставка таблицы задаются параметры новой таблиц - количество строк, столбцов, ширина столбца, автоформатирование таблицы;

- нажатием кнопки Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная. Кнопка предлагает создать таблицу указанной размерности, по умолчанию - 5 столбцов или 4 строки;

- нажатием кнопки Добавить таблицу Excel. Это копка используется для включения в документ электронной таблицы указанной размерности;

- командой Нарисовать таблицу или нажатием кнопки Таблицы и границы на панели инструментов Стандартная. При необходимости создания таблиц сложной структуры в Word есть возможность нарисовать структуру таблицы от руки, пользуясь пером и кнопками панели инструментов Таблицы и границы;

- взаимным преобразованием фрагментов текста в таблицу и наоборот. Преобразование производится командами Преобразовать - Преобразовать в текст меню ТАБЛИЦА (проявляется при выделении таблицы) и Преобразовать - Преобразовать в таблицу меню ТАБЛИЦА (проявляется при выделении текст. Преобразуемый текст должен быть предварительно подготовлен: он должен иметь разделители - знаки, которые отделяют содержимое ячеек одной строки.

Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Одна или несколько первых строк таблиц могут быть определены в качестве заголовка. Эти строки автоматически повторяются в начале страниц при разбиении или переносе таблицы на другие страницы. Создание заголовков выполняется командой Заголовки меню ТАБЛИЦА.

Редактирование структуры таблицы: добавление и удаление строк, столбцов и ячеек осуществляется командами меню ТАБЛИЦА или контекстного меню. Изменить ширину столбца можно перетаскиванием мышью ее границы. В режиме просмотра разметки страницы изменение ширины и высоты ячеек выполняются также с помощью манипуляций мышью на горизонтальной и вертикальной линейках форматирования. При вводе информации в ячейку ее высота автоматически увеличивается, если вводимая информация при заданной ширине столбца в ячейку не помещается. В Word есть команда Автоподбор меню ТАБЛИЦА, которая автоматически устанавливает ширину столбцов в соответствии с объемом вводимой информации. Эта же команда позволяет выровнять высоту строки и ширину столбца.

Сортировка данных в таблице выполняется командой Сортировка меню ТАБЛИЦА по ключевым столбцам, старшинство признаков м тип сортировки определяются пользователем.

К ячейке таблицы можно применять основные команды меню ФОРМАТ. Команда Автоформат меню ТАБЛИЦА автоматически форматирует целую таблицу.

В диалоговом окне команды предлагается несколько десятков различных вариантов форматирования, которые могут быть дополнительно настроены с помощью соответствующих переключателей.

Заголовки таблицы можно оформить декоративным шрифтом, выполнить красочное обрамление и заливку фона. Последние процедуры выполняются по диалоговому окну команды Границы и заливка меню ФОРМАТ или используя панель инструментов Таблицы и границы.

Нумерация в таблице осуществляется вдоль строк или столбцов с помощью команды Список меню ФОРМАТ, вкладка Нумерованный.

Разбиение таблицы на части при переходе на новую страницу осуществляется автоматически. С помощью команды Разбить таблицу меню ТАБЛИЦА можно выполнить принудительное построчное разбиение таблицы, курсор должен находиться в строке вставки разрыва. Для соединения различных частей таблицы выполняется удаление текста между частями таблицы и маркера конца абзаца. При этом, если строки таблицы нумеровались, в месте разрыва нумерация начинается сначала; при соединении различных частей таблицы сквозная нумерация восстанавливается.

Таблица документа Word может содержать формулы, которые вставляются в ячейки с помощью команды Формула меню ТАБЛИЦА. В ячейку вставляется поле с формулой. Поле - это скрытое выражение формулы - кода поля. В ячейке обычно отображается вычисленное по формуле значение. Для отображения в ячейке самой формулы следует выполнить команду Коды полей контекстного меню или установить соответствующий флажок на вкладке Вид диалогового окна команды Параметры меню СЕРВИС.

Формула может вписываться вручную (простые формулы) или выбираться из раскрывающегося списка формул. Формула обязательно начинается со знака "=", содержит адреса ячеек таблицы, имена встроенных функций различных категорий, числовые константы, знаки математических операций, ссылки на закладки.

Если при изменении исходных данных требуется обновление результатов вычисления, то следует установить курсор в соответствующее поле и выполнить команду Обновить поле контекстного меню или нажать клавишу F9. В последнем случае будет пересчитана вся выделенная часть таблицы.