Основы делопроизводства в центрах ГСЭН

Специфической работой учреждений санэпиднадзора является боль­шой оборот документов, который включает потоки поступающей и исходящей информации. Основой для упорядочения делопроизводства является “Единая государственная система делопроизводства”. Приказом главного врача центра ГСЭН в установленном порядке утверждается номенклатура дел с четкой нумерацией каждого дела (папки) с указанием места и сроков хранения. Быстрому поиску необходимой информации способствует цветовая маркировка, применение различных вспомогательных информационных поисковых систем, в которые вносятся основные учетные признаки документов.

Делопроизводство — это непрерывный процесс получения, обработки, хранения и выдачи информации. Оно включает следующие этапы: 1) регистрация входящих и исходящих документов; 2) доведение документа до сведения исполнителя и организация контроля за исполнением; 3) ведение архива, тиражирование документа; 4) подготовка проектов приказов, писем, решений, постановлений и др. При этом используются регистрационные журналы: учета входящих документов; учета исходящих документов; регистрации жалоб и заявлений трудящихся; регистрации телефонограмм, а также картотека контроля за исполнением, книга приказов главного врача и др.

Виды делопроизводства: делопроизводство по письмам и жалобам; учет и рассылка руководящих документов; подготовка документации для сведений и исполнения в различные организации; учет и оформление кадров; учет заболеваемости.

Порядок продвижения документов: 1) прием и отправление корреспонденции; 2) регистрация документов; 3) шифровка материалов по индексу; 4) рассмотрение материалов главным врачом; 5) разбор документа и подготовка ответа исполнителем; 6) контроль за исполнением документа; 7) исполнение принятого решения и передача документа в архив.

При составлении документов необходимо соблюдать следующие правила:

— название документа должно быть ясным и соответствовать содержанию;

— в одном документе излагать только один вопрос;

— изложение должно быть четким и сжатым;

— должны быть указаны ответственные исполнители и сроки исполнения;

— должен быть отпечатан на фирменном бланке с указанием названия организации, ее адреса, телефона;

— должны быть указаны исходящий номер, дата, должность и фамилия подписавшего лица.

Подготовку проектов решений (постановлений и др.) необходимо проводить в такой последовательности: 1) изучение соответствующих приказов и инструкций; 2) сбор и анализ сведений; 3) согласование сроков рассмотрения проектов решения; 4) подготовка проекта решения с указанием проведения необходимых мероприятий, сроков их исполнения и конкретных исполнителей; 5) вынесение проекта решения на рассмотрение и утверждение; 6) доведение решения до сведения исполнителей; 7) контроль за исполнением.

Работа по заявлениям и жалобам трудящихся проводится в таком порядке: 1) регистрация заявлений и жалоб; 2) расследование жалоб и заявлений; 3) принятие мер; 4) ответы на жалобы.

При приеме на работу предъявляются: заявление о приеме на работу, паспорт, трудовая книжка, диплом. На принимаемого на работу заводится личное дело, в котором хранятся: личный листок по учету кадров; заявление о приеме на работу; копия диплома; автобиография; трудовая книжка.