Характеристика комунікаційних мереж

Управління комунікаційними процесами в організації передбачає:

– пошук та визначення перешкод на шляху до ефективної комунікації;

– розробку і реалізацію способів усунення таких перешкод і підвищення ефективності комунікаційних процесів.

Існує багато факторів, що перешкоджають здійсненню ефективної комунікації, основними з яких є:

1. Фільтрація. Коли робітник говорить те, що бажає почути його керівник. Фільтрація є функцією: а) конфлікту між сферами компетенції; б) конфлікту інтересів і потреб відправника і одержувача повідомлення; в) висоти структури організації (чим вище рівень управління, тим більше умов для фільтрації); г) отриманого досвіду попередніх негативних комунікацій.

2. Вибіркове сприйняття. Одержувач краще сприймає ту інформвацію, яка відповідає його потребам, мотивації, досвіду та іншим особистим характеристикам.

3. Семантичні бар’єри. Однакові слова мають різне значення для різних людей. Вік, освіта, культурне середовище – три найбільш важливих фактори, які впливають на значення слів, що використовуються в процесі комунікаціїй.

4. Поганий зворотній зв’язок.

5. Культурні відмінності (розбіжності) між відправником і одержувачем інформації.

6. Інформаційні перевантаження. Вони виникають внаслідок неефективного розподілу повноважень між керівниками і виконання ними функцій, які не властиві їх рівню управління.

Основними методами, що допомагають вирішувати такі проблеми, є:

1) регулювання інформаційних потоків (поділ проблем на такі, що вирішуються менеджером, і такі, що можуть бути делеговані підлеглим);

2) удосконалення зворотнього зв’язку;

3) використання емпатії. Емпатія – це спроможність поставити себе на місце співбесідника, врахувати його почуття, особливості характеру тощо;

4) заохочення взаємної довіри;

5) спрощення мови повідомлення;

6) розвиток здібностей ефективно слухати.

Питання 3. Інформація і документація в менеджменті

Взаємозв’язок між суб’єктом управління і об’єктом управління — здійснюється через інформаційну систему. Сучасний менеджер, як показують дослідження, витрачає від 50 до 90 % робочого часу на обмін інформацією.

Інформація - це відомості і знання про дійсність, які відчужуються від їх носія у вигляді повідомлень і завдяки яким зменшується невизначеність.

Дані – це характеристики фактів і подій. Вони є джерелом інформації.

Для того, щоб дані перетворилися в інформацію, необхідно розуміння що вони означають. Тобто інформація - це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.

Управлінська інформація - це сукупність відомостей про процеси, що протікають усередині фірми та її оточенні, які служать основою ухвалення управлінських рішень.

Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним суб’єктам управління, залежать від:

- масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;

- кількості й характеру параметрів, які регулюються в керованій системі (об’єкті управління) та які характеризують результати роботи системи;

- кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи;

- величини та різноманітності внутрішніх і зовнішніх факторов;

- кількості та якості показників.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений релевантною інформацію - об’єктивною, повною, наданою в потрібний час, для конкретної особи і під конкретну ціль.

Тому до інформації, що використовується в управлінні системою, пред’являється ряд вимог: повнота, достовірність, своєчасність, актуальність, доступність, мовна ясність.

Поширеним носієм інформації, за допомогою якого реалізуються управлінські функції, є документ.

За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94), документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і який має згідно з чинним законодавством юридичну силу.

Тобто, документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються різні господарські операції, правові відносини, дії юридичних осіб і окремих громадян.