Перевірка наявності та збереження товарно-матеріальних цінностей

Основні напрями контролю збереження ТМЦ:

1. Перевірка організації збереження матеріальних цінностей на підприємстві.

Під час проведення інвентаризації матеріальних цінностей здійснюється обстеження на предмет забезпечення надійності зберігання матеріальних цінностей від можливих крадіжок, псування, пожеж, а саме:

а) стану охорони складських приміщень (укріплення дверей, наявність ґрат на вікнах і сигнальних пристроїв, реєстрація в журналі здачі об’єктів під охорону та їх приймання);

б) стану протипожежної безпеки;

в) дотримання санітарних норм, температурних режимів, порядку складування матеріальних цінностей;

г) забезпеченості складів вимірювальними приладами і технікою.

2. Перевірка закріплення матеріальної відповідальності за пра­цівниками, які здійснюють приймання, збереження, відпуск матеріальних цінностей. При цьому у відділі кадрів підприємства треба перевірити методом обстеження особових справ, чи своєчасно укладено з усіма матеріально відповідальними особами угоди про повну матеріальну відповідальність, а в бухгалтерії — наявність актів приймання-передавання матеріальних цінностей при звільненні з роботи одних та прийомі на роботу нових працівників.

Методом порівняння даних про залишки матеріальних цінностей у книзі Головній книзі та оборотних відомостях по матеріально відповідальних особах і аналізу даних про фактично відпрацьований ними час за ревізований період в особових рахунках розрахунків з оплати праці встановлюються «фіктивні» матеріально відповідальні особи (фактично звільнені з роботи, які не передали матеріальних цінностей або які перебувають у довгострокових відпустках по догляду за дітьми до трьох років, декретних відпустках, на тривалому лікарняному).

3. Перевірка дотримання працівниками встановлених правил щодо прийому і відпуску матеріальних цінностей, своєчасності і правильності ведення записів у картках складського обліку.

4. Перевірка організації пропускної системи при ввезенні й вивезенні матеріальних цінностей з підприємства (аналіз даних книги реєстрації перепусток, актів перевірки органів правопорядку, наказів про вжиті заходи з ліквідації порушень).

5. Перевірка добору кадрів матеріально відповідальних осіб (чи мають спеціальну підготовку, чи не мають правових обмежень на посаду матеріально відповідальної особи за вироком суду).

Систематизація даних про порушення з організації збереження матеріальних цінностей дає можливість обґрунтувати критерії для вибору об’єктів інвентаризації по конкретних матеріально відповідальних особах, видах і номенклатурах матеріальних цінностей, де найбільш вірогідні нестачі, крадіжки, факти безгосподарності та витрачання матеріальних цінностей.

До умов збереження товарно-матеріальних цінностей належать: належний підбір матеріально відповідальних осіб; організація і стан складського господарства; організація охорони складських приміщень, перепускної системи, внутрігосподарського контролю за наявністю матеріальних цінностей.

Стосовно матеріально відповідальних осіб ревізору потрібно вияснити: наявність договору про матеріальну відповідальність; чи не притягалась особа до кримінальної відповідальності; правила узгодження відпуску матеріальних цінностей зі складу на виробництво.

При перевірці виробничих запасів важливим моментом ревізії є перевірка складського господарства, збереження матеріальних цінностей, забезпеченість складських приміщень вимірювальними приладами, організація охорони та наявність сигналізації, організація видачі перепусток.

Невід’ємною частиною ревізії зберігання матеріальних цінностей на складах є перевірка складського обліку. З цією метою дослідженню підлягають картки сортового обліку, які видаються бухгалтерією матеріально відповідальним особам під розписку. Матеріальний відділ бухгалтерії повинен систематично контролювати правильність записів у картках складського обліку на основі первинних документів та обґрунтовувати визначення сальдо після кожної операції. Такий контроль особливо необхідний в умовах застосування оперативно-сальдового обліку матеріалів, коли в бухгалтерії ведеться облік тільки у вартісному вираженні за групами матеріалів. Бухгалтер матеріального відділу бухгалтерії при цьому методі обліку підписується в картках складського обліку за правильність кожної записаної операції на основі первинних документів. Не дивлячись на це, практика контрольно-ревізійної роботи показує, що основними порушеннями в обліку матеріалів на картках сортового обліку є: наявність від’ємних перехідних залишків (“червоне” сальдо) щодо окремих видів матеріальних цінностей; відсутність записів надходження матеріалів за окремими прихідними документами; розходження між даними карточок сортового обліку і даними обліку в бухгалтерії; завищення кількості списаних на витрати матеріалів порівняно з витратними документами; неправильний підрахунок залишків; наявність залишків матеріалів в одному вимірнику і відсутність їх в іншому, якщо облік даного матеріалу ведеться в декількох вимірниках.

Факти “червоних” залишків свідчать про неповне або несвоєчасне оприбуткування надходження матеріальних цінностей, списання завищеної кількості матеріалів на виробництво проти фактично відпущених, заміни даних оформленого документа, складання безтоварних документів на відпуск матеріалів, неправильний підрахунок перехідних залишків, неоприбуткування повернених з цехів матеріалів тощо. Від’ємні (“червоні”) залишки після чергового надходження даного матеріалу тимчасово закриваються, а кількість товарно-матеріальних цінностей на цю величину зменшується. Від’ємні залишки показують розмір неврахованих матеріалів і можуть бути резервом для крадіжок. Після з’ясування причин їх утворення при прийманні документів матеріального обліку бухгалтером чи в процесі ревізії необхідно оприбуткувати матеріальні цінності на величину розміру “червоних” залишків і вивести реальні залишки.

Окремі прибуткові документи, особливо за невідфактурованими поставками, можуть бути не відображені в картках сортового обліку. Для їх виявлення необхідно раптово перевірити всі первинні документи завідувача складом на його робочому місці.

Розходження між даними складського і бухгалтерського обліку виявляють шляхом співставлення залишків у сальдовій книзі з залишками, підрахованими бухгалтерією в оборотних відомостях за групами матеріалів. Необхідно також перевірити, чи не допускалось списання аналогічних розходжень за рахунок відхилень в оцінці матеріалів або за рахунок транспортно-заготівельних витрат замість встановлення дійсних причин.

Навмисне завищення кількості списування на витрати матеріалів порівняно з первинними документами і неправильний підрахунок залишків матеріальних цінностей (у бік зменшення) в картках сортового обліку може здійснюватись практично за рахунок округлення показників (наприклад, до 10, 100 і т. д.). Ці порушення можуть бути виявлені шляхом виправлення і підчисток у картках, а також шляхом порівняння кількості відпущених матеріалів у цех за документами складу з кількістю одержаних матеріалів згідно з документами цеху. Крім того, зазначені порушення призводять до розходження між даними складського і бухгалтерського обліку. Невідповідність залишків матеріалів, які обліковуються в декількох вимірниках, вказує на недостовірність первинних документів за операціями надходження та витрачання і порушення встановленого порядку приймання і видачі матеріальних цінностей. У цих випадках необхідним є поопераційне дослідження первинних документів.

Дієвим методом перевірки правильного збереження матеріальних цінностей є повна (вибіркова) інвентаризація, яка проводиться згідно з інструкцією не менше ніж один раз в рік, а на підприємствах, де є залишки сировини, матеріалів, інвентаризація проводиться на кожне перше число місяця.

При підготовці до інвентаризації, слід визначити кількість основних об'єктів, по яких вона буде проведена. Для цього обов'язково необхідно знати технологію виробництва. Інвентаризація проводиться раптово і одночасно на усіх об'єктах з залученням фахівців, які добре знають технологію виробництва на підприємстві, що ревізується, і обов'язково у присутності матеріально відповідальної особи. До початку інвентаризації ревізор у присутності інвентаризаційної комісії, призначеної наказом керівника підприємства, повинен опломбувати складські приміщення у тому разі, якщо протягом одного дня прове­сти інвентаризацію на усіх складах неможливо. Факт опломбування засвідчується актом, у якому обов'язково вказуються члени інвентаризаційної комісії, дата складання акта, місце знаходження та назва складу, кількість пломб та їхні номери. Акт підписується усіма членами інвентаризаційної комісії.

З метою забезпечення недоторканості пломб до моменту проведення інвентаризації треба оголосити про стягнення штрафів з порушників, адже матеріально відповідальні особи з метою приховування нестачі або лишків можуть зривати пломби. Сума штрафу може становити 1-5% від вартості цінностей, які зберігаються на опломбованих складах. Дуже важливо ще до початку інвентаризації отримати усі документи з надходження та витрат матеріальних цінностей. Для цього кожний документ підписується членами інвентаризаційної комісії, проставляється дата. Звіт, який складає матеріально відповідальна особа, теж підписується членами комісії. Під час ревізії забороняється використовувати первинні документи без позначок ревізора. Після цього матеріально відповідальна особа пише розписку про те, що усі первинні документи з надходжень та витрат занесені до звіту і ніяких інших документів більше не подаватиметься. Потрібно також взяти розписку про те, що на відповідальному збереженні немає матеріальних цінностей, які належать іншим організаціям чи стороннім особам. Якщо вони є, то з'ясувати які саме, чиї і де зберігаються.

В залежності від умов та діючого законодавства, на вимогу ревізора, інвентаризацію проводять суцільним або вибірковим методом. Під час ревізії слід брати до уваги факти проведення інвентаризації із зміною матеріально відповідальних осіб. У разі виявлення порушень, коли, наприклад, під час перебування у відпустці однієї матеріально відповідальної особи її заміняла інша без передачі матеріальних цінностей, проводиться суцільна інвентаризація. Суцільна інвентаризація проводиться й тоді, коли матеріальних цінностей небагато.

У тому випадку, якщо інвентаризація проводиться вибірково, доцільно перевіряти кожне п'яте найменування згідно з картотекою та оборотною відомістю. Сипучі матеріали зважуються вибірково. Для цього виготовляється ящик об'ємом 1куб.м і відбирається 5 проб із різних місць. Загальна вага усіх проб вираховується за значенням питомої ваги матеріалу. За проведеною таким методом інвентаризацією не виводяться її результати, а матеріали не скеровуються до слідчих органів. Така інвентаризація проводиться для того, щоб пересвідчитися, чи немає великих відхилень. У тому разі, якщо вибірковою інвентаризацією виявлено значні розбіжності між наявними і обліковими даними, проводиться суцільне переважування. Оформляючи інвентаризаційні описи, треба точно вказувати назву цінностей, щоб вона збігалася з назвою, яка написана в обліковій картці чи оборотній відомості. Обов'язково мусить бути вказана одиниця виміру і кількість одиниць. Кожна сторінка інвентаризаційного опису має бути підписана усіма членами комісії. Якщо є виправлення, то вони обумовлюються, а потім підписуються усіма членами комісії.

Порівняльні відомості бухгалтер складає тільки за тими позиціями, де є відхилення. Усі цінності перераховуються інвентаризаційною комісією у присутності матеріально відповідальної особи і заносяться до акту інвентаризації, який складається у двох примірниках і підписується усіма членами інвентаризаційної комісії. У тому разі, якщо будуть знайдені недоліки щодо ненадійного зберігання матеріальних цінностей, їх необхідно вказати в акті ревізії.

При інвентаризації незавершеного виробництва, капітального будівництва і незавершеного ремонту до складу інвентаризаційної комісії обов'язково необхідно включати технологів, інженерів-будівельників та інших фахівців. Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що є на робочих місцях і не оброблялися, заносяться до окремих описів матеріальних цінностей. Кількість сировини та матеріалів, що є складовими неоднорідної маси та сумішей у незавершеному виробництві, визначається за допомогою розрахунків фахівців – членів інвентаризаційної комісії згідно з галузевими інструкціями. Розрахунки з підписом особи, яка їх виконувала, додаються до інвентаризаційного опису. Результати інвентаризації оформляються бухгалтерією підприємства. За ними виводяться наявні лишки або нестача.

Відповідно до законодавства усі факти розбіжностей заносяться до відомостей інвентаризаційних різниць. Якщо є розбіжності даних обліку фактичної наявності матеріальних цінностей з бухгалтерськими даними, то лишки оприбутковуються з віднесенням результатів на збільшення доходу підприємств, а недостача цінностей у межах затверджених норм втрат списується на витрати виробництва. Норми природних втрат застосовуються лише у разі виявлення фактичних нестач та після заліку нестач цінностей над лишками у пересортиці.

Нестачі цінностей понад норму, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за такими цінами, за якими вираховується обсяг шкоди, заподіяної розкраданням, нестачею, знищенням та псуванням матеріальних цінностей. Сума до відшкодування розраховується відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116. Згідно з цим Порядком розрахунок повинен здійснюватися за такою формулою:

Рз = [(Бв - А)·Іінф + ПДВ + Азб]·2,

де Рз — розмір збитків та нестач;

Бв – балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання,

нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А — амортизаційні відрахування;

Іінф – загальний індекс інфляції, який розраховується на підставі

щомісячно визначених Мінстатом індексів інфляції;

ПДВ – розмір податку на додану вартість;

Азб – розмір акцизного збору.

Понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, зокрема й готової продукції, у тому разі, якщо винуватців не встановлено або якщо у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки підприємства. Слід пам'ятати, що взаємозалік лишків і нестач внаслідок пересортиці можна здійснити тільки щодо матеріальних цінностей однакового найменування або схожих зовні, чи упакованих тотожною кількістю у одній тарі за умови, що лишки і нестачі виникли протягом одного і того ж періоду, що перевіряється, а також протягом того часу, коли матеріаль­ну відповідальність несла одна матеріально відповідальна особа. За відсутності норм втрат нестача розглядається як понаднормова.

Слід відмітити, що відповідно до діючого законодавства, під час ревізії виробничих запасів необхідно проводити інвентаризацію підзвітних сум. Для цього за облікови­ми регістрами аналітичного обліку треба визначити дебіторську заборго­ваність підзвітних осіб і провести інвентаризацію наявності готівки чи бухгалтерських документів щодо придбання матеріальних цінностей і здачі їх на склад. Перевіряючи результати інвентаризації, необхідно пересвідчитися, чи оприбутковано за бухгалтерським обліком виявлені лишки, чи списано, згідно з рішенням керівника господарства, на відповідні рахунки нестачі - за рахунок винних осіб, за рахунок коштів підприємства, що залишаються у розпорядженні підприємства, чи за рахунок природних втрат. Якщо рішення керівника щодо покриття нестач неправомірне, наприклад, згідно з нормативними документами збитки слід було б віднести за рахунок винних осіб, а віднесено за рахунок коштів підприємства, то перевіряючий робить відповідні записи в акті. У разі встановлення фактів нестачі великих обсягів цінностей матеріали ревізії передаються слідчим органам.