Документальне оформлення результатів ревізії протягом ревізійного процесу

Практика показала, що кваліфіковано провести ревізію, об'єктивно й принципово обґрунтувати кожний факт, що наведений в акті ревізії, – важлива і відповідальна частина ревізійної роботи. Ревізія вважається завершеною, якщо виявлені порушення усунено, винних притягнено до адміністративної, дисциплінарної чи матеріальної відповідальності і вжито заходів щодо недопущення таких порушень надалі. За умови виявлення ревізією грубих порушень чинних нормативних актів ревізор має встановити обсяг заподіяної матеріальної шкоди, знайти причини допущених порушень та винних у цьому конкретних осіб, вказати, на підставі чийого письмового розпорядження їх заподіяно (номер і число наказу, листа, резолюції, грошового документа і ким його підписано).

Відповідно до діючого законодавства, від кожної винної у зловживанні особи треба отримати відповідне письмове пояснення з вичерпними, точними й обґрунтованими поясненнями фактів, що відображені в акті. Після викладення кожного факту порушень необхідно обов'язково назвати документи, що підтверджують цей запис і додаються до акту. У разі виявлення зловживань ревізор має одержати від посадових осіб підприємства, установи або організації, що ревізується, копії документів, які свідчать про зловживання, а у разі необхідності – вилучити потрібні йому документи до закінчення ревізії чи перевірки, залишивши у справах акт про вилучення документів та їхні копії.

Копії оригіналів документів ревізор отримує лише за умови, якщо сам зміст документа є доказом факту порушень. Кожна копія документа має бути завірена печаткою та підписом посадової особи підприємства, установи чи організації, що ревізується. На копії кожного документа повинен бути напис такого змісту:

Цю копію знято з оригіналу документа(вказати якого)

“ ”200_ р. для (посада ревізуючого). Оригінал копії

зберігається у справі№ (вказати назву підприємства,

установи, організації, бухгалтерський запис №

від “ ” 200_ р.

Підпис головного бухгалтера

(вказати назву підприємства, установи, організації)

Відповідно до діючого законодавства копія з оригіналу знімається у двох примірниках. Другий примірник копії зберігається разом з актом у справах контрольно-ревізійної служби, перший примірник копії разом із матеріалами ревізії передається до правоохоронних органів.

Як правило, за результатами документальної ревізії ревізором складається акт – двосторонній документ, у якому мають бути об'єктивно відображені наслідки ревізії фінансово-господарської діяльності перевіреного підприємства, установи чи організації, наведено перелік фактів виявлених порушень та хиб у їхній роботі. Форма складання акта затверджується відомчими положеннями й інструкціями.

Розрізняють два види актів – проміжні та загальні.

За проміжнимиактами оформляються результати інвентаризації коштів, товарно-матеріальних цінностей, розрахунків із дебіторами й кредиторами, результати контрольного запуску сировини у виробництво, їх складають і тоді, коли виявлене порушення чи зловживання може бути приховане, або коли на підставі виявлених фактів треба вжити термінових заходів, щоб усунути порушення чи притягти до відповідальності винних у здійсненні зловживань осіб.

Проміжні акти підписуються ревізорами, які проводять ревізію, та посадовими особами, які безпосередньо відповідають за ту ділянку, де здійснюється перевірка. Проміжні акти складаються також і за результатами ревізії кас. Такі акти підписуються ревізором, головним (старшим) бухгалтером і матеріально відповідальними особами (касиром).

Загальний акт має бути складений закінчення строку проведення ревізії, підписаний керівником ревізійної групи, керівником та головним бухгалтером підприємства, установи, організації, де була проведена ревізія. У загальному акті відображаються наслідки перевірок усіх передбачених програмою ревізії питань, у тому числі й за фактами, що наведені у проміжних актах. Умовно він ділиться на кілька частин:

1) Загальні відомості.

У цій частині вказується підстава для проведення ревізії, склад ревізійної групи, тема ревізії, повне найменування, а не абревіатура підприємства, його підпорядкованість, якщо вона є, повна назва міністерства чи відомства. У цій частині вказується, за який період діяльності даного підприємства проведено ревізію, зазначається, зокрема, за який період проведено суцільним методом ревізію касових, банківських операцій, наводяться прізвища, посади керівників та період, протягом якого вони відповідали за стан бухгалтерського обліку. У загальній частині акта наводиться дата початку й закінчення ревізії. Крім того, зазначається, ким і коли проводилась попередня ревізія, чи усунено виявлені нею порушення і які перевірки було після неї здійснено. У цій частині акта наводяться відомості про те, як підприємство, що ревізується, виконує пропозиції щодо усунення хиб, згаданих у попередньому акті ревізії, про відшкодування заподіяних збитків, оформлення позовів чи подання матеріалів до слідчих органів, поліпшення обліку, окремо вказується на ті вади, для усунення яких не було вжито належних заходів.

2) Виробнича-фінансова діяльність (виконання кошторисів).

У цьому розділі акта наводиться перелік основних показників виробничої програми протягом одного-двох років і їх виконання, аналізуються фінансові результати або виконання кошторисів, розрахунки з бюджетом, дебіторами, кредиторами, підзвітними особами, відображається правильність виплати готівкою з каси і обґрунтованість безготівкових розрахунків, дотримання норм використання сировини, матеріальних цінностей, їх збереження тощо.

У логічній послідовності відповідно до програми ревізії і з дотриманням суворої об'єктивності у цій частині акта чітко, стисло й лаконічно описуються усі перевірені за наявними на підприємстві, в установі чи організації документами факти порушень або зловживань. При цьому не можна записувати до акта (довідки) різних висновків, пропозицій та не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність об'єкта, що ревізується. Забороняється також вносити до акта (довідки) дані слідчих матеріалів та посилатися на свідчення посадових осіб, які вони дали слідчим органам.

В актах (довідках) не можна давати кваліфікаційної оцінки щодо дій окремих посадових осіб, при складанні цих документів необхідно також уникати таких висловлювань, як “привласнив”, “розікрав кошти, товарно-матеріальні цінності”, “сфабрикував”, “злочинець”, “шахрай”, “недбалість”, “зловживання”, “злочин” тощо. Ці висловлювання є прерогативою слідчих і судових органів.

У цій частині загального акта можуть бути виділені окремі розділи залежно від галузевої специфіки діяльності об'єкта, що ревізується. Такими розділами можуть бути: ревізія каси і касових операцій; ревізія операцій за рахунками у банках та інших коштів; ревізія кредитних операцій; ревізія основних засобів; ревізія розрахунків з оплати праці й соціального страхування; ревізія збереження і руху матеріальних цінностей; ревізія операцій з формування й використання прибутку, ревізія достовірності обліку і звітності.

3) Бухгалтерський облік і звітність

Тут аналізується стан бухгалтерського обліку й достовірність наданих звітів.

Якщо під час проведення ревізії стає зрозуміло, що матеріали ревізії передаватимуться до слідчих органів, то незалежно від того, проводитиметься чи не проводитиметься слідство за наслідками ревізії, при складанні загального акта у ньому необхідно зазначити кожний факт, кожний епізод зафіксованих порушень чи зловживань. Якщо ж встановлено достатньо велику кількість ідентичних порушень, що мають однорідні ознаки (за винятком обсягів збитків, періоду їх заподіяння), можна застосувати шаблонне за змістом формулювання суті порушення.

Як показала практика у загальному акті небажано наводити численних планових і звітних показників, а також дрібних порушень, що їх було усунено під час проведення ревізії. Кожне внесене до акта виправлення має бути засвідчене підписами особи, яка проводить ревізію, керівника та головного бухгалтера об'єкта, що ревізується. Один примірник акта ревізії дається керівнику перевіреного підприємства з його підписом на першому примірнику акта.

Як правило до загального акта додаються проміжні акти, описи та відомості. Пояснення додаються лише до першого примірника загального акта, що залишається в особи, яка проводить ревізію.

Загальний акт підписується особами, які брали участь у проведенні ревізії, а також керівником та головним бухгалтером об'єкта, що ревізується. Якщо ж виникають які-небудь неузгодження, керівник і головний бухгалтер підписують акт із відповідним застереженням, даючи його ревізорові, або ж надсилають керівникові організації, яка проводить ревізію, мотивуючи заперечення і пояснення з приводу усіх зазначених у акті хиб і порушень.

У випадку, якщо керівником, головним бухгалтером підприємства, установи чи організації за актом ревізії або перевірки було подано письмові заперечення, то контролер-ревізор (керівник ревізійної бригади) має зробити за ними письмові висновки. Якщо матеріально відповідальними особами до надрукування акта подано пояснення, які докорінно міняють зміст виявлених порушень, то ревізор зобов'язаний внести їх до акта, але за умови документального підтвердження таких пояснень або заяв за наслідками перевірки.

У згаданих випадках ревізор повинен ретельно перевірити правильність обґрунтувань, доказів та фактів, що викладені у поясненнях, зауваженнях або запереченнях посадових осіб (за необхідності здійснити додаткову перевірку) і скласти письмовий висновок, текст якого узгоджується з безпосереднім керівником ревізора й затверджується керівником контрольно-ревізійного підрозділу (відділу у районі, місті, управління) або його заступниками.

Бувають випадки коли, ігноруючи встановлене правило, керівник разом із головним бухгалтером або самостійно відмовляється підписати акт без мотивованих заперечень або претензій до ревізуючого. Це не повинно непокоїти ревізора, якщо він об'єктивно, професійно й сумлінно виконав завдання щодо проведення ревізії (перевірки). В даному випадку ревізором складається акт такого змісту:

АКТ

дата

назва населеного пункту

Мною,_________головним контролером-ревізором КРУ у____________ області _________, вприсутності __________________ ознайомлено керівника підприємства із загальним актом документальної ревізії фінансово-господарської діяльності за період із _____ до _________Підписати акт __________ відмовився без якихось мотивів чи заперечень.*

Один примірник загального акта йому залишено під розписку.

Головний контролер-ревізор

______________________________

(підпис)

Присутній

(прізвище)

Примітка *. Залежно від мотивів директора зміст акта може бутитаким: Підписати акт________________________________ відмовився з мотивів (чітко вказати мотиви), а далі за текстом.

Крім зазначених у цьому акті мотивів, ревізор пропонує директору протягом п'яти днів надіслати свої заперечення на адресу посадової особи, яка призначила ревізію. Може статися й так, що директор не прийме такої пропозиції. Однак за наявності акта про відмову підписати загальний акт останній на судовому розгляді матеріалів ревізії вважається підписаним незалежно від наявності заперечень, бо порушення заносяться до акта на підставі бухгалтерських документів.