Организация как система

В основе теории организации лежит теория систем. Система - это целое, созданное из частей и элементов для целенаправлен­ной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов.

Признаками системы яв­ляются:

- множество составляющих ее элементов,

- единство главной цели для всех элементов,

- наличие связей между ними,

- целостность и единство элементов,

- наличие структуры и иерархичности,

- отно­сительная самостоятельность и наличие управления этими эле­ментами.

Термин «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему», но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организаци­онная, правовая подсистема.

Свойства систем:

• свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их дея­тельности резко снижается;

• свойство самосохранения. Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;

• свойство организационной целостности. Система имеет по­требность в организации и управлении.

Каждая система имеет следующие элементы: входное воздействие, систему его обработки, конечные результаты и обратную связь. Схема функционирования системы представлена на рис. 3.

Рис 3. Схема функционирования системы

Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды (вход 1) и собственных внутренних воздействий (вход 2). В любой организации в виде «входов» выступают трудовые, материальные и финансовые ресурсы (вход 1) и так называемые «неосязаемые» ресурсы, которые могут быть представлены в виде управленческих решений, особых знаний или умений, общественной поддержки программ и политики предприятия (вход 2). Затем эти ресурсы объединяются (суммируются (Σ)), и происходит обработка входного воздействия.

Обработка входного воздействия представляет собой процесс преобразования ресурсов в конечную продукцию, то есть процесс производства продукции или процесс оказания услуги.

На «выходе» - продукция, услуги, идеи, ради производства которых создана организация.

Обратная связь - это информация, направленная на корректировку входного воздействия.

Организация как систему можно представить и в формализованном виде как совокупность ее составляющих (рис 4):

Рис. 4. Составляющие организации как системы: (О — объект; Б — ближнее окружение объекта; Д — дальнее окружение объекта; СБ — связи объекта с ближним окружением; СД — связи объекта с дальним окружением

Внешняя и внутренняя среда организации

Внешняя среда организации

Ближнее и дальнее окружение представляет собой внешнее окружение организации, составляющие которого действуют на организацию непосредственно:

Ближнее окружение - микросреда: потребители, поставщики, конкуренты, государство

Дальнее окружение - макросреда: политическое и экономическое положение в стране, международные отношения, экология, состояние НТП, социальные, культурные, религиозные особенности того рынка, на который поступит реализуемая продукция.

Схематично внешнюю среду организации можно представить на рис. 5.

Рис 5. Внешняя среда организации

Внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации более управляема, чем внешняя, но в каж­дый конкретный момент времени внутренние условия ограничены и не всегда дают возмож­ность достичь цели в объективно обусловленный срок и с опти­мальными затратами. Внутреннее состояние системы определяется состоянием каждого из ее элементов и оптимальностью связей между ними.

К основным факторам внутренней среды относят:

§ цели и задачи. Цели – желаемый результат, которого стремится добиться группа. Задачи – серия работ, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

§ персонал (кадры, люди);

§ структуру организации. Структура организации представляет собой логическую взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Структура организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда.

§ технологию. Технология рассматривается как средство преобразования сырья (труд, информация, материалы) в конечные продукты и услуги.

§ капитал, в том числе финансовый и материально-вещественный: орудия труда (машины, механизмы, приборы) и предметы труда ( сырье, материалы).

Внутренняя среда организации схематично представлена на рис. 6.

Рис 6. Внутренняя среда организации