Оценочные показатели и метрики результатов

Этап 6. Определение показателей. Только постановка (как бы точно она не была сделана) цели не является достаточной. Необходимо предложить показатель (показатели) и метрику оценки прогресса в ее достижении, то есть для чтобы обеспечить измеримость цели, необходимо дать показатели, определяющие движение к цели и указать средства измерения предлагаемых показателей.

Формулировка показателей.

Вводимые показатели должны соответствовать определенным критериям. Часто в качестве таковых используют критерии качества, количества и времени. Отбор показателей проводится в четыре этапа.

­ определение показателя: например, улучшение положения в образовании;

­ качественное измерение: возрастание количества выпускников вузов, получающих специальность «Управление инновациями»;

­ количественное измерение: возрастание количества выпускников вузов, получающих специальность «Управление инновациями», с 25 до 100;

Таблица 11. Алгоритм учета внешних факторов и допущений

­ временное измерение: к 2005 году возрастание количества выпускников вузов, получающих специальность «Управление инновациями», с 25 до 100.

Следует следить за тем, чтобы отобранные показатели были связаны с конкретными целями, одинаково понимаются всеми участниками проекта и действительно свидетельствуют достигнута цель или нет. Процесс отбора показателей будет полезным для четкого уяснения того, что понимается под целью и обеспечения реальности, конкретности и измеримости цели. Иллюстрация этого приводится в табл. 12.

Таблица 12. Роль показателей

Измерение.

После того как сформулированы показатели, следует определить источники информации и средства сбора данных. Это поможет проверить подлежат ли показатели реалистическому измерению при разумных затратах времени, средств и усилий. В колонке "Измерения" должны быть указаны:

­ формат представления информации (например, отчеты о ходе выполнения проекта, счета проекта, дневники проекта, официальная статистика и т.п.);

­ кто предоставляет информацию;

­ периодичность предоставляет информации (например, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т.п.).

Внешние источники подлежат оценке с точки зрения их доступности, достоверности и адекватности. Следует также дать оценку трудоемкости по сбору информации, производство которой является составной частью самого проекта, и стоимости сбора такой информации, а также обеспечить наличие соответствующих средств. Показатели, для которых невозможно выявить подходящих средств проверки, следует заменять другими показателями. В случае если составление какого-либо показателя оказывается слишком дорогостоящим или сложным, его следует заменить более простым и дешевым.

Средства и расходы.

К средствам относятся человеческие, материальные и финансовые ресурсы, требующиеся для проведения запланированных мероприятий и управления проектом. Для точной оценки ресурсов и расходов, требующихся для выполнения проекта, следует дать достаточно подробную характеристику запланированным мероприятиям, а также мероприятиям, относящимся к управлению проектом. В частности, следует уделить внимание также расходам по сбору данных о показателях. Более подробное описание Средств и Расходов приводится ниже в описании этапа 8, где речь идет о ресурсах.

Этап 7. Составление графика действий. После того как завершено заполнение логико-структурной матрицы, можно переходить к дальнейшему планированию конкретных мероприятий. Составление графика действий является методом представления действий в рамках проекта с установлением их логической последовательности и взаимозависимости. Он используется также как средство определения ответственного за проведение действия. Наиболее часто используемым инструментом оформления является диаграммы Гантта и метод критического пути. Когда заполнена сама логико-структурная схема, возможно копирование действий из ее левой колонки в таблицу графика действий. Наиболее просто сделать это в том случае, если матрица оставлена на компьютере в формате электронной таблицы.

Контрольный список для составления графика действий.

Этапами подготовки графика действий являются:

­ перечень основных действий;

­ разбивка основных действий на выполнимые задачи;

­ определение последовательности и взаимозависимости действий и задач;

­ оценка начала, продолжительности и завершения каждого действия и каждой задачи;

­ определение показателей хода выполнения проекта или вех, по которым может проводиться оценка выполнения;

­ определение профессионального опыта, требуемого для ведения действий и выполнения задач;

­ распределение задач внутри выполняющего проект коллектива.

Перечень основных действий.

Основные действия представляют собой краткое изложение того, что должно быть сделано в рамках проекта для достижения его целей. При подготовке перечня планирующим проект необходимо знать:

­ имеющиеся в наличии человеческие, физические и финансовые ресурсы;

­ каким образом каждое действие будет способствовать достижению целей проекта и на каких допущениях эти действия основаны;

­ факторы риска и неопределенности, могущие оказать отрицательное влияние на проведение действий;

­ временные рамки проекта.

Построение дерева работ.

Целью разбивки работ является обеспечение достаточной их простоты, облегчающей их организацию и управление ими. Такой прием заключается в подразделении действия на составляющие его поддействия, каждое из которых затем подразделяется на составляющие его задания. Каждое задание, в свою очередь, может быть передано отдельному лицу и становится его краткосрочной целью. Пример приведен ниже в табл. 13.

Таблица 13. Дерево работ проекта

Основное искусство заключается в правильном установлении уровня детализации. Наиболее общая ошибка состоит в разбивке действий на слишком большое количество деталей. Разбивка должна быть завершена, как только у планирующего появляется достаточно деталей для оценки требующегося времени и ресурсов, а лицо, отвечающее за выполнение самой работы, получает достаточно инструкций о том, что должно быть сделано.

Последовательность.

После того, как произведена разбивка действий на достаточное количество деталей, они должны быть соотнесены друг с другом, для того чтобы установить:

­ последовательность - в каком порядке должны предприниматься действия?

­ зависимость - зависит ли действие от начала или завершения какого-либо из других действий?

Лучше всего это может быть пояснено на примере. Строительство дома сводится к нескольким отдельным, но взаимосвязанным действиям: рытье котлована и закладка фундамента; возведение стен; установка дверей и окон; оштукатуривание стен; монтаж крыши; прокладка водопровода и канализации. Последовательность предписывает рытье котлована и закладку фундамента прежде возведения стен, тогда как зависимость состоит в том, что нельзя начинать установку дверей и окон до того, как стены достигнут определенной высоты, или что нельзя закончить оштукатуривание, прежде чем полностью проведены водопровод и канализация. При проведении одним и тем же лицом действий, не связанных друг с другом в ином случае, зависимость может возникать также и между этими действиями.

Сроки.

Определение сроков означает проведение реалистичной оценки продолжительности каждого действия и затем внесение его в график действий с целью установления реальных дат начала и завершения. Часто, однако, невозможно определить сроки с полной уверенностью. Чтобы обеспечить по крайней мере реальность оценок, следует проделать две вещи: а) провести консультации с людьми, имеющими необходимые технические знания или опыт; и б) использовать собственный опыт, полученный от предыдущих проектов. Распространенная ошибка, связанная с неточным определением, обычно выливается в недооценку требующегося времени и может быть результатом ряда причин:

­ упущение существенных действий и задач;

­ недостаточный учет взаимозависимости действий;

­ недостаточный учет состава ресурсов (например, занесение в график одного и того же лица или оборудования для выполнения одновременно двух или более заданий);

­ желание произвести впечатление обещанием быстрых результатов.

Вехи /Показатели хода выполнения

Показатели, включаемые в график действий, именуются показателями хода выполнения (называемыми также вехами). Эти показатели предоставляют основу для мониторинга выполнения проекта и управления им. Простейшими показателями прогресса являются даты, предварительно определенные для завершения каждого действия: например, оценка потребностей в обучении завершается в январе 1998 г. Для указания на общий прогресс в выполнении проекта могут использоваться и более конкретные показатели, связываемые с фазами проекта. Например, проект программы "Темпус" может подразделяться на фазу разработки и фазу осуществления. При установлении показателей прогресса для завершения первой фазы дается измерение общего прогресса, а также ставится задача всему коллективу проекта.

Профессиональный опыт.

Если известно, что должно быть сделано, следует иметь ясное представление о том, какой для этого требуется профессиональный опыт. Часто заранее известно, какой профессиональный опыт имеется в наличии. Тем не менее, здесь представляется хорошая возможность проверить, выполним ли план мероприятий с точки зрения имеющихся человеческих ресурсов.

Распределение заданий.

Теперь следует распределить задания между членами коллектива. Это - нечто большее, чем просто сказать, кто, что будет делать. С получением задания связана ответственность за достижение показателей прогресса. Иными словами, это означает определение сферы ответственности каждого члена коллектива - перед руководителем проекта и перед другими членами коллектива.

Поэтому при распределении заданий должны приниматься во внимание способности, квалификация и опыт каждого члена коллектива. Давая задания членам коллектива, следует удостовериться в том, что они понимают, что от них требуется. Если это не так, можно повысить уровень детализации в определении соответствующих заданий.

Оформление графика действий.

Вся содержащаяся в графике действий информация может быть обобщена в графической форме, именуемой диаграммой Гантта. Ее пример приведен в табл. 14. Формат может быть адаптирован к ожидаемой продолжительности проекта. Общий график проекта может определять действия только по кварталам или месяцам, в то время как в личных рабочих планах может использоваться недельный формат.

Таблица 14. Пример диаграммы Гантта для работ по проекту Темпус

Приведенный выше пример представляет собой электронную таблицу. Существует, однако, специальное программное обеспечение, например, Microsoft Project, где имеется инструментарий для составления графиков действий и бюджетов.

Этап 8. Определение ресурсов. После составления графика работ можно переходить к определению требуемых ресурсов, составлению смет и планов расходов. Формат представления заявок на ресурсы и расходы как правило зависит от порядка, принятого в организации.

Сводный документ готовится переносом списка мероприятий в формуляр плана расходов. Каждое мероприятие будет затем использовано в качестве контрольного листа для обеспечения наличия всех необходимых для его проведения средств. Независимо от формата представления сводных заявок (планов) на ресурсы и расходы, имеется ряд положений, которые следует осветить.

Контрольный список для составления плана расходов.

Подготовка плана расходов включает следующие этапы:

Перечень средств, требующихся для проведения каждого действия.

Перевод средств в категории расходов.

Определение единиц, количества и стоимости единиц.

Определение источника финансирования.

Кодирование расходов.

Составление плана расходов.

Оценка накладных расходов.

Составление сводных таблиц расходов.

Определение средств.

Используемый в графике работ перечень действий копируется в формате плана расходов. Каждое действие затем используется в качестве проверочного списка, для того чтобы предусмотреть все необходимые для проведения данного мероприятия средства (или ресурсы). Ясное и точное описание средств приводится в колонке под заголовком "действие/средства". Как и в случае структуры разбивки, здесь важно правильное определение уровня детализации. Если один и тот же вид ресурсов упоминается в связи со многими действиями (напр., "канцелярские товары"), целесообразно объединить в одно действие, сделав соответствующую отметку в плане. Если существуют действия, для которых не указано расходов, имеет смысл опустить их в плане расходов: они не будут забыты, поскольку упоминаются в графике действий.

Перевод средств в категории расходов.

Целью выделения категорий средств и стоимости является обеспечение базы для анализа предполагаемых расходов и затем - мониторинга форм расходов и производства расходов. С помощью подразделения проекта на компоненты можно определить категории расходов по областям деятельности (напр., управление, исследования, обучение) посредством суммирования результатов для каждого компонента. Требуется, однако, охарактеризовать также отдельные расходы внутри компонента и провести их агрегирование между компонентами. Обычным является, к примеру, желание знать (кроме прочего) общую стоимость персонала, оборудования и материалов, независимо от того, в какой из компонентов проекта они включены. Это достигается путем распределения ресурсов и стоимостей по категориям расходов.

На уровне наибольшей агрегации расходы обычно представлены по категориям "постоянные расходы" и "оперативные расходы". Внутри этих двух категорий расходы подразделяются далее на виды постоянных и оперативных расходов. По общему правилу, в целях представления сводной информации о расходах в плановой документации проекта, лучше всего не разбивать расходы более чем на десять статей. Например:

На практике обычно имеют дело с установленными статьями расходов, с которыми руководителю проекта приходится работать. Важным является полное понимание руководителем проекта того, что входит в эти статьи, а что нет.

После определения статей расходов для каждого действия следует перечислить средства в разбивке по категориям, например:

Подготовка учебных материалов

Стоимость персонала

Использование экспертов из других организаций (гонорары экспертов и административные расходы)

Стоимость оборудования

Фотокопировальные устройства

Накладные расходы

Снабжение офисов

Прочие

Командировки за границу и внутренние поездки

Определение единиц, их количества и стоимости.

После того как уточнены все требующиеся средства, могут быть определены и занесены в таблицу единицы (килограммы, месяцы и т.д.). Затем для расчета действительных квартальных, годовых и общих расходов могут быть использованы данные о стоимости единиц, заносящиеся в план (вновь обращаемся к графику действий) в соответствующих временных рамках. Как и в случае графика действий, промежутки времени могут корректироваться с целью их соответствия периоду планирования, например: для годового бюджета требуется только поквартальный план, тогда как в квартальном бюджете используется недельный формат.

Существенно важно, чтобы расчет стоимости проекта, за которым следуют проведение оценки стоимости и пользы и принятие правильных решений об инвестировании, основывались на точных и реальных цифрах. Расценки ресурсов, закупаемых у частных поставщиков, следует проверять путем соответствующего исследования актуального положения на рынке.

Расценки должны быть определены для всех видов ресурсов. Там, где это трудно проделать (например, в случае разработки учебных материалов), возможно ассигнование по этой статье общей суммы (рассчитанной на основе предыдущего опыта и расхода ресурсов) с указанием на то, что в период разработки материалов требуется одна единица. В таких случаях в колонку "единицы" заносится просто обозначение "общая сумма".

Определение источника финансирования.

Расчет стоимости проекта должен отражать соотнесение расходов с различными источниками финансирования, так чтобы каждая сторона имела ясное представление, в частности, о своем вкладе. Решение о распределении расходов принимается в результате обсуждения, проводимого между партнерами и инвесторами. В плане расходов колонка "источник финансирования" получает буквенный код, указывающий, кем осуществляется финансирование соответствующего вида ресурсов. Этот код затем может использоваться для группировки всех установленных расходов с целью определения общих сумм по каждой группе.

Составление плана расходов.

Затраты рассчитываются в постоянных ценах с отдельным указанием резервных сумм на непредвиденные обстоятельства. План расходов составляется в форме таблицы, с применением простых формул умножения годовых количеств на стоимость единиц.

Оценка эксплуатационных расходов.

Анализ предполагаемых эксплуатационных расходов следует начинать с определения тех затрат, которые, по всей вероятности, будут иметь место по окончании проекта. Ниже перечислены наиболее вероятные области возникновения таких расходов:

Заработная плата сотрудников, ассигнования и расходы на обучение.

Командировочные расходы.

Расходы на техническое обслуживание оборудования.

Расходы на коммунальные услуги (такие как плата за электроэнергию, воду и телефон).

Потребительские товары и обслуживание (такие как канцелярские товары, продукты питания, учебные материалы, медицинское обслуживание).

Примером плана расходов служит табл. 15.

Составление сводных таблиц расходов.

Правильно составленный план расходов значительно облегчает работу по подготовке сводных таблиц расходов. Если план расходов составлен в формате электронных таблиц, большинство программ позволяет произвести группировку расходов по кодам, указывающим на источник финансирования, а также по коду ресурсов/затрат.

В табл.16 в качестве примера приведена логико-структурная матрица рассмотренного выше проекта "Управление инновациями в промышленности"

Таблица 15. Пример плана расходов

МАТРИЦА ПРОЕКТА «УПРАВЛЕНИЕ ИННОВАЦИЯМИ В ПРОМЫШЛЕННОСТИ» (Tempus Project proposal 2000/2001)

Общая оценка логико-структурного подхода к управлению проектами.

Невозможно должным образом разработать проект, учитывающий реальные потребности партнеров, не проводя анализа существующей ситуации. Поэтому на этапе Аналитической фазы важно собрать вместе представителей всех основных заинтересованных сторон.

Ясно понимаемый и профессионально применяемый логико-структурный подход при всех своих преимуществах не представляет собой магического средства идентификации и составления качественных проектов. Его следует рассматривать в качестве динамичного инструмента, подлежащего переоценке и пересмотру в соответствии с ходом проекта и изменением обстоятельств.

Цели должны быть

­ реалистичными,

­ определенными,

­ измеримыми.

Простой постановки цели недостаточно. Для обеспечения измеримости (наблюдаемости) целей и всего проекта в целом указываются показатели качества, количества и времени (часто именуемые ККВ).

В колонке измерений указываются источники информации и средства ее сбора. Сюда должны включаться:

­ формат предоставления информации;

­ предоставляющая информацию инстанция;

­ периодичность предоставления информации.

К средствам относятся человеческие, материальные и финансовые ресурсы, требующиеся для проведения запланированных мероприятий и управления проектом. Для производства точной оценки требующихся для выполнения проекта средств и расходов следует дать достаточно подробную характеристику запланированным мероприятиям, а также мероприятиям, относящимся к управлению проектом.

Составление графика действий является методом представления предпринимаемых в рамках проекта действий с определением их логической последовательности и взаимозависимости. Он используется также как средство определения ответственного за проведение действия. Основное искусство заключается в правильном установлении уровня детализации. Разбивка должна быть завершена, как только у планирующего появляется достаточно деталей для оценки требующегося времени и ресурсов, а лицо, отвечающее за выполнение самой работы, получает достаточно инструкций о том, что должно быть сделано.

Существенно важно, чтобы расчет стоимости проекта, за которым следуют проведение оценки стоимости и пользы и принятие правильных решений об инвестировании, основывался на точных и реальных цифрах.

В конце периода выполнения проекта важно точно оценить предполагаемые эксплуатационные расходы.

Контрольные вопросы по главе

· охарактеризуйте известные методологии структурного анализа и моделирования;

· что такое иерархическое дерево;

· каковы преимущества и ограничения логико-структурного подхода;

· из каких этапов состоит аналитическая фаза логико-структурного подхода;

· из каких этапов состоит фаза планирования логико-структурного подхода;

· дерево проблем и дерево целей;

· строение логико-структурной матрицы;

· приведите пример использования логико-структурной матрицы на аналитической фазе проекта;

· приведите пример использования логико-структурной матрицы на фазе планирования.