Розташування суб'єктів ділового спілкування

При розсадженні учасників офіційних прийомів треба враховувати психологічний аспект. У робочих кабінетах столи часто ставляться буквою «Т». Чим вище положення керівника, тим більше ця буква. Відвідувачеві пропонують сісти за стіл, на чолі якого знаходиться господар даного кабінету. Відразу виявляється відношення домінування. Деколи домінування прагнуть підкреслити. Іноді господар кабінету виступає на рівних із співбесідником. В цьому випадку, якщо дозволяє площа кабінету, можна поставити окремо стіл для переговорів. Він може використовуватися і для нарад з підлеглими, якщо керівник хоче триматися з ними "на рівних".

Форма столу впливає на характер переговорів. Не випадковий вираз "бесіда за круглим столом". Круглий стіл має на увазі рівноправ'я учасників, неформальний характер зустрічі, вільний обмін думками і поглядами. Бесіда за журнальним столиком носитиме ще не формальніший, неофіційний характер. Якщо в ході бесіди господар кабінету пропонує гостю чашку сподіваючись або кава, то тим самим він настроює бесіду на дружній тон. У такій бесіді ділові відносини можуть торкнутися в найзагальнішому вигляді. Якщо в кабінеті є тільки один Т‑ образний стіл, а господар кабінету не бажає демонструвати домінування, то він може покинути крісло і сісти навпроти, або – при менш офіційних розмовах – навскоси від співбесідника.

У мовній комунікації існує чотири зони наближення: · 350 см і більш – публічна (відкрита) зона (відстань, переважна при взаємодії з великою групою людей, з масовою аудиторією); · 120 см - 350 см – соціальна зона (та відстань, на якій ми тримаємося від людей, яких не дуже добре знаємо або зовсім незнайомі, а також при взаємодії з малою групою – 15+- 7 чоловік); · 45 см – 120 см – особиста зона (нормальні комунікаційні процеси між діловими партнерами); · 45 см і менш – інтимна зона (у діловій взаємодії вторгатися в чужу інтимну зону не прийнято).

До фізіологічних аспектів простору відносяться такі компоненти, як наявність стільців, освітлення, оснащення, джерела електрики і так далі Місця для сидіння повинні бути такі оснащені і так встановлені, щоб світло не падало в очі і щоб кожен міг добре бачити всі засоби візуалізації.

Яку ж інформацію можна «прочитувати», спостерігаючи за тим, як розсаджуються ділові люди?

1. Кутова позиція підходить більше всього для дружньої невимушеної бесіди, хоча можлива і для ділової розмови, наприклад: лікар – пацієнт, керівник – підлеглий. Позиція сприяє постійному контакту очей і створює умови для жестикуляції, що не заважає партнерові, дозволяє спостерігати один за одним. Кут столу служить частковим бар'єром: при виникненні конфронтації можна відсунутися далі, в ситуації взаєморозуміння – зближуватися; територіальне розділення столу відсутнє.

2. Така позиція підходить для безпосередньої ділової взаємодії. Коли завдання або проблема вирішуються спільно, людям потрібно сидіти поряд, щоб краще зрозуміти дії і наміри один одного, бачити аналізовані матеріали, обговорити і виробити загальні рішення.

3. Положення ділових партнерів один проти одного створює атмосферу суперництва, при якій кожен з учасників жорстко веде свою лінію, відстоює свою позицію, намагається обіграти ділового партнера. Стіл між ними стає своєрідним бар'єром. Досягти згоди при такій позиції за столом надзвичайно важко, навіть компроміс скрутний, а ось конфлікт цілком можливий.

З іншого боку, така позиція може свідчити про субординацію. Розмова тоді повинна бути короткою і конкретною. Саме так сідають за стіл переговорів: тоді це означає рівноправну позицію і може сприяти конструктивному спілкуванню.

4. У певних ситуаціях ділового спілкування доцільно займати незалежну позицію, тобто по діагоналі через звістку стіл. Ця позиція характерна для людей, не охочих взаємодіяти. Вона свідчить про відсутність зацікавленості або про бажання залишитися непоміченим, наприклад, на діловій нараді, семінарі і ін.

Форма столу теж має значення:

· квадратний стіл сприяє відносинам конкуренції і суперництва між людьми, рівними по положенню; · за прямокутним столом на зустрічі партнерів однакового соціального статусу очолює вважається місце, на якому сидить людина, обернена лицем до дверей; · круглий стіл створює атмосферу неофіційності і невимушеності.

Також в організації та проведенні переговорів значну роль відіграє розміщення учасників за столом. На психічний стан людини впливають оточення, будь-які об'єкти, які потрапляють в зону його уваги. Саме тому від того, як влаштовано простір для ведення переговорів, залежить ймовірність співпраці чи конфронтації. Нижче представлений аналіз наступних розміщень.

Особа В може зайняти 4 основних положення відносно особи А:

— В 1 — кутове розташування;

— В 2 — позиція ділової взаємодії;

— В З — конкурентно-захисна позиція;

— В 4 — незалежна позиція.

А В2

В1

В3 В4

В1 — кутове розташування характерне для людей, що зайняті дружньою, невимушеної бесідою (досягається постійний контакт очей, спостереження за жестами, відсутній територіальний поділ столу). Шанси на успіх переговорів зростають при кутовому розташування співрозмовників. А

В1

В2 — ділова взаємодія, спільна робота, вироблення спільних рішень успішніше здійснюється при цьому розташуванні співрозмовників.

А В2

В3 — викликає оборонне ставлення й атмосферу суперництва, в результаті кожен співрозмовник більш наполегливо дотримується своєї точки зору, скорочуються шанси на успіх переговорів

А

В3

Підлеглий в позиції ВЗ наполегливіше може протистояти своєму керівнику А. Коли люди сидять навпроти один одного, вони підсвідомо ділять стіл на дві рівні частини, і їм не подобається, якщо співрозмовник посягає на їх територію. Тому спочатку краще документ (схему, зразок) покласти на центральну лінію столу. Співрозмовник може відреагувати: 1) або нахилиться вперед і буде розглядати документ; 2) або забере його на свою територію; 3) або пересуне його на вашу територію. Тільки якщо співрозмовник забирає документ на свою територію, то це дає вам можливість попросити дозволу пройти до нього і зайняти кутову позицію чи позицію ділового співробітництва. У всіх інших випадках ваша спроба зблизитися отримає відсіч з боку співрозмовника.

В4 - незалежна позиція, - відсутність зацікавленості, немає бажання взаємодіяти. Якщо співрозмовник під час розмови мимоволі переміщується у позицію В4, то він втратив до вас інтерес чи навіть перейшов у ворожу позицію. Шанси на успіх переговорів у цьому випадку мінімальні.

А

В4

Рекомендується вести переговори на своїй території, в крайньому випадку на нейтральній, але не на території партнера. Важко розраховувати на досягнення мети переговорів, якщо якась частина групи відсутня і її інтереси нікому захистити. Делегації обох сторін повинні бути представлені в рівній кількості – в іншому випадку менша може стати жертвою тиску або маніпуляції. Нарешті присутність доброзичливих для обох сторін глядачів полегшує шлях до взаєморозуміння, врівноважуючи тиск і пом'якшуючи прояви ворожого поведінки. При численній публіці увага учасників переговорів більше зосереджується на завоювання популярності, ніж на самих переговорах. Саме тому краще, якщо переговори ведуться у вузькому колі.

Не завжди переговори йдуть гладко, нерідко вони заходять в глухий кут. У цьому випадку слід враховувати дуже важливий психологічний момент - не варто ототожнювати особистість партнера і що чиниться ним у даний момент вчинок. У будь-яких переговорах, якщо ви сподіваєтеся на тривалу співпрацю, то необхідно гнати від себе думку про «знищення» противника. Вашим «противником» повинна бути сама проблема, яка випливає з ситуації, а не сидить навпроти партнер. Тактично грамотне і психологічно витримане поведінку партнера є гарантією успіху на переговорах. Однією з умов успішних переговорів є чітка конкретна мова учасників, впевнений тон (коли ви виставляєте свої вимоги). Такий підхід змусить співрозмовника шукати шляхи виконання ваших вимог і в той же час створить в нього відчуття, що запропонований ним підхід прийнятий.