ОСНОВЫ РАБОТЫ СУБД MS ACCESS 2003

Рассмотрим работу СУБД на примере MS Access 2003, входящей в профессиональный пакет MS Office.

В начале работы с Access происходит создание новой базы данных с присвоением файлу базы оригинального имени и расширения .mdb.

В каждой базе данных имеется окно базы (рис. 10.2). В этом окне находится панель Объекты с кнопками Таблицы, Запросы, I Формы, Отчеты, Страницы, Макросы и Модули. Окно базы также содержит свою панель инструментов.

Следующий шаг - создание таблиц для хранения данных. К основным объектам Access, помимо таблиц, относятся запро­сы, отчеты, формы, макросы и модули. Но надо помнить, что таб­лица — основа базы данных и все другие объекты зависят от дан­ных таблиц.

Рис. 10.2. Окно базы данных

Основные объекты базы данных Access можно создавать в ре­жиме Мастер и в режиме Конструктор.

4.8.1. Таблицы

Таблицы — это основные объекты любой базы данных, в кото­рых хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы и свойства). Все другие объекты (формы, от­четы, запросы) зависят от данных таблиц.

Создание таблиц с помощью Мастера таблиц (кнопка Со­здать => Мастер таблиц) производится путем выбора типовой таблицы («Сотрудники», «Клиенты» и др.) и необходимых полей из типовой таблицы или нескольких типовых таблиц (рис. 10.3). Выбранные имена полей можно редактировать. После ввода име­ни таблицы выбирается ключевое поле, позволяющее осуществ­лять связи между таблицами в базе данных.

При создании таблицы в режиме Конструктор (кнопка Со­здать => Конструктор) выводится пустая структура таблицы, в которую необходимо ввести имена полей, указать типы данных в полях и задать размеры полей. В нижней части бланка структу­ры таблицы задаются свойства полей таблицы, позволяющие из­менять способ хранения и отображения данных (рис. 10.4).

Рис. 10.3. Создание таблицы в режиме Мастер таблиц

Рис. 10.4. Создание таблицы в режиме Конструктор

Характеристики полей базы данных. Поля таблиц базы дан­ных не просто определяют структуру базы — они еще определя­ют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принад­лежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свой­ства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Характеристики полей базы данных:

• имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

• тип поля определяет тип данных, которые могут содержать­ся в данном поле;

• размер поля определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

• формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

• маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

• подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

• значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода дан­ных);

• условие на значение — ограничение, используемое для про­верки правильности ввода данных (средство автоматизации вво­да, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);

• сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое вы­дается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных дан­ных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);

• обязательное поле — свойство, определяющее обязатель­ность заполнения данного поля при наполнении базы;

• пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых стро­ковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, на­пример к текстовым);

• индексированное поле — если поле обладает этим свой­ством, все операции, связанные с поиском или сортировкой запи­сей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно уско­ряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дуб­лирование данных.

Созданная таблица имеет вид, представленный на рис. 10.5. Панель инструментов позволяет производить ряд операций данными таблицы, такими, как сохранение, печать, сортировка, фильтрация, поиск. Перед печатью таблицы необходимо установить параметры страницы и сделать предварительный просмотр.

Рис. 10.5. Таблица MS Access

4.8.2. Формы

Формы — это средства для ввода данных. Назначение формы — предоставлять пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему нужно заполнять. Одновременно этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода.

Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка, — это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок. Формы могут содержать графики и диаграммы и меть специальные поля с функциями. В MS Access существует несколько режимов создания формы: Автоформа, Мастер форм, конструктор форм.

Окно программы при работе в режиме Конструктор форм представлено на рис. 10.6. Причем самый простой способ создания формы — Автоформа.

Форма позволяет вводить, просматривать, редактировать и пе-атать данные.

Рис. 10.6. Форма в режиме Конструктор форм

4.8.3. Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и пре­доставления их пользователю в удобном виде. С помощью запро­сов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, а также преобразование данных по заданному ал­горитму, создание новых таблиц, автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, вы­полнение вычислений и многое другое. Для разных действий со­здаются запросы разных типов.

Запрос-выборка предназначен для отбора данных, хранящих­ся в таблицах, и не изменяющего эти данные.

Запрос-изменение используется для изменения или перемеще­ния данных. К этому типу относятся: запрос на добавление запи­сей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Запрос с параметром позволяет определить одно или не­сколько условий отбора во время выполнения запроса.

Ряд запросов строится с использованием мастеров. Возможно создание запросов следующих видов (рис. 10.7):

Рис. 10.7. Выбор вида запроса при создании нового запроса

• простой запрос, позволяющий выбирать поля из несколь­ких таблиц или запросов;

• перекрестный запрос — вычисляет сумму, среднее значе­ние, число элементов и значения других статистических функ­ций, группируя данные и выводя их в компактном виде;

• повторяющиеся записи — выполняют поиск одинаковых записей по какому-либо полю в таблице;

• записи без подчиненных — находят все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.

После выбора Конструктора при создании запроса MS Access предлагается использовать бланк запроса по примеру QBE (рис. 10.8).

Рис. 10.8. Бланк запроса QBE при создании запроса в Конструкторе

Можно создать в запросе вычисляемое поле, в котором будут отображаться результаты вычислений, определенных в выраже­нии. Если выражение содержит имя поля, то это имя необходимо заключить в скобки. Если выражение содержит одну или несколь­ко статистических функций (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), необходимо использовать группировку, вызываемую нажа­тием кнопки Групповые операции на панели инструментов.

Для формирования условий отбора полезным является ис­пользование Построителя выражений, который запускается кнопкой панели инструментов или из контекстного меню, связанного со строкой Поле или Условие отбора на бланке запро­са QBE (рис. 10.9). Особенно удобно пользоваться Построите­лем выражений при конкатенации текста — объединении в фор­ме или отчете текстовых значений из нескольких полей.

Рис. 10.9. Использование Построителя выражений при объединении полей

При составлении выражений используется несколько простых правил. Во-первых, выражение имеет всегда логический тип, т. е. его значение должно быть Да или Нет. В бланке запроса опускается часть выражения, содержащая имя поля, потому что оно задано в той же колонке. Во-вторых, существуют определен­ные требования к синтаксису выражения: имена полей заключа­ются в квадратные скобки, а символьные константы — в кавыч­ки. Имя объекта базы данных (таблицы, формы или запроса) от­деляется от имени поля восклицательным знаком.

Окно Построителя выражений имеет четыре области со сво­ими полосами прокрутки. В верхней области располагается со­здаваемое выражение. Три нижние используются для выбора элементов. Они заполняются по иерархическому принципу. Левая об­ласть содержит список всех источников данных для запроса. Сред­ний список служит для показа элементов, входящих в выбранный объект из левого списка. На рисунке в левом списке указаны имена запросов, таблиц (Сотрудники фирмы) и других объектов базы, а в средней части — имена полей, входящих в этот запрос или таблицу (Фамилия, Имя и др.). Правый список служит для выбо­ра параметров объектов. Кнопки с символами математических операций позволяют быстро вводить соответствующие символы в выражение.

Кроме традиционных математических действий, существует еще несколько специальных операторов.

BETWEEN AND заменяет знаки «больше или равно» и «мень­ше или равно». Например, условие BETWEEN 1985 AND 1989 эквивалентно условию >= 1985 AND <= 1989.

Знак «^» определяет возведение в степень.

Знак «&» используется для сложения данных символьного типа. Для соединения можно использовать и более привычный знак «+». Например, эквивалентны следующие три выражения: Петров, Петр & ов, Петр + ов.

Оператор LIKE используется для создания масок при опреде­лении строк с неизвестными символами и требует дополнительных специальных символов:

? — обозначает любой одиночный символ;

* — обозначает любую последовательность символов;

# — обозначает любую цифру;

[ ] — обозначают символ из определенного набора в квадратных скобках, например [a-d] обозначает одну из четырех букв: а, b, с или d. Восклицательный знак инвертирует смысл выражения, заключенного в квадратные скобки: [!1—5] исключает цифры от 1 до 5.

Также для построения условий отбора могут использоваться логические операторы: AND, EQV, OR.

4.8.4. Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета). Отчеты могут содержать данные из нескольких таблиц или запросов.

Можно создать отчеты следующих видов:

• простая распечатка из режима таблицы или формы, исполь­зуемая как черновой вариант отчета;

• детальный отчет — хорошо подготовленный отчет в нагляд­ном удобном виде, включающий ряд дополнительных элементов;

• специальный отчет, позволяющий подготавливать, к приме­ру, почтовые наклейки и формы писем.

4.8.5. Макросы и модули

Эти категории объектов предназначены как для автоматиза­ции повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для со­здания новых функций путем программирования. В СУБД Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой.

Модули создаются средствами внешнего языка программиро­вания, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может за­ложить функциональные нестандартные возможности, удовлетво­рить специфические требования заказчика, повысить быстродей­ствие системы управления, а также уровень ее защищенности.

Лекция 5. Проектирование реляционных БД

5.