Теоретическая часть. Большинство пользователей компьютеров, работающих с текстовым редактором Word или электронной таблицей Excel порой и не подозревают

Большинство пользователей компьютеров, работающих с текстовым редактором Word или электронной таблицей Excel порой и не подозревают, что у них есть прекрасная возможность применять в своей деятельности элементы программирования. Excel и Word – два офисных приложения, внутрь которых запрятан язык программирования VBA – Visual Basic for Application.

Необходимость перехода от стандартных схем работы в Word или Excel к использованию программ возникает чаще всего при многократном повторении одних и тех же операций с командами меню.

Вторая ситуация – формирование собственных команд, которые необходимы именно этому пользователю в какой-то конкретной ситуации.

Третья ситуация – стандартизация работы нескольких человек с однотипными документами.

Четвертая ситуация – организация различных опросов и создание базы данных. Используя VBA совместно с Excel можно достаточно легко обработать результаты, полученные, например, при тестировании.

Во всех перечисленных случаях речь идет о небольших программах, написанных на языке VBA, и выполняющих самые необходимые функции – макросах.

Макрос (от англ. macros, мн.ч. от macro) - программный объект, при обработке «развёртывающийся» в последовательность действий или команд.

И в Word и в Excel существует режим записи макросов, когда определенную последовательность нажатий клавиш или действий с командами меню можно оформить как программу и запускать с помощью одной клавиши.

Макрос – это запись последовательности нажимаемых клавиш. Во многих «офисных» продуктах (OpenOffice.org, Microsoft Office и др.), в графических программах (например, CorelDraw) при обработке макроса автоматически выполняется заданная для каждого макроса последовательность действий - нажатия на клавиши, выбор пунктов меню и т. д. Предоставляется интерфейс для записи новых и перезаписи существующих макросов.

Корректный перевод термина с английского — «макрокоманда», слово же «макрос» получило распространение благодаря использованию в локализованных продуктах американской корпорации Microsoft

Самый простой способ создать макрос - воспользоваться средством записи макросов. Для этого нужно просто запустить средство записи и затем выполнить операции, которые вы хотите автоматизировать (таким образом можно выделить текст, а также выбирать команды меню или изменить опции диалогового окна.) Средство записи переведет все, что вы сделаете, в соответствующие операторы VBA. Результат записи будет сохранен в отдельной области, называемой модулем, откуда можно будет повторить всю процедуру в любое время.

Для записи макроса выполните следующие действия:

1. Откройте и подготовьте приложение, в котором будет записывать макрос.

2. Выберите команду меню Сервис – Макрос - Начать запись. На экране появится диалоговое окно Запись макроса.

3. В поле Имя макроса по умолчанию предлагается стандартное имя макроса (такое как Макрос1), но его можно заменить любым другим. Тем не менее, есть несколько ограничений на имена макросов. Имя не может состоять более чем из 255 символов. Первым символом в имени должна быть буква или символ подчеркивания "_". В именах не допускается использование точек и пробелов.

4. В Microsoft Office и Excel можно назначить макросу комбинацию клавиш. В Word щелкните на кнопке панели, чтобы связать макрос с кнопкой инструментов, также можно щелкнуть на кнопке клавишам, чтобы назначить комбинацию клавиш для вызова макроса. В Excel введите букву в текстовое поле Сочетание клавиш: Ctrl+.

5. В приложениях Word, Excel и PowerPoint воспользуйтесь раскрывающимся списком «Сохранить в», чтобы указать, где будет сохранен макрос. В Microsoft Word можно сохранить макрос в любом открытом шаблоне (после чего макрос будет доступен в любом документе, использующем этот шаблон) или открытом документе (в результате он будет доступен только в этом документе). В Excel имеется возможность сохранить макрос в текущей рабочей книге, в новой рабочей книге или в личной книге макросов. При выборе последней возможности макрос будет доступен во всех рабочих книгах. В PowerPoint макрос можно сохранить в любой открытой презентации.

Личная книга макросов Excel является скрытой книгой (файл называется Personal.xls), которая открывается автоматически при запуске Excel. Это очень удобно, поскольку каждый макрос, сохраненный в этой книге, будет доступен для всех открытых рабочих книг. Если вы хотите использовать эту книгу, то ее сначала нужно будет отобразить. Для этого выполните команду Окно - Отобразить и убедитесь, что в диалоговом окне «Отобразить» выделена строчка PERSONAL.XLS. Затем щелкните по кнопке ОК.

6. В поле «Описание» можно ввести описание макроса.

7. Щелкните на кнопке ОК. В результате вы вернетесь в документ, а в строке состояния появится надпись «Запись» или ЗАП, а также отобразится панель инструментов «Остановить запись» (появляется приблизительно в центре экрана, а в ее строке заголовка отображается только «Ос»)

8. Выполните действия, которые нужно записать в макросе. Поскольку средство записи записывает все ваши действия (кроме щелчков на кнопках, расположенных на панели инструментов «Остановить запись»), будьте внимательны и не выполняйте никаких лишних действий и команд во время записи макроса.

9. После того как все действия будут записаны, выполните команду Сервис – Макрос - Остановить запись, которая расположена на одноименной панели инструментов.

Когда вы начнете запись макроса, приложение создает «проект VBA». Это контейнер, который содержит документ, используемый для записи макроса, и специальный объект, который называется модуль и содержит операторы макросы.

Чтобы просмотреть записанный макрос, выполните следующие действия.

1. Выберите команду Сервис – Макрос - Макросы (или нажмите комбинацию клавиш Alt+F8), чтобы отобразить диалоговое окно «Макрос»

2. В списке «Имя макроса» выберите имя макроса, который вы только что записали.

3. Щелкните на кнопке «Изменить». Откроется сначала окно редактора Visual Basic, затем - соответствующий модуль, и на экране появится макрос.