Характерные черты новой информационной технологии обработки учетных задач

Технология электронной обработки учетных задач — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

Современный этап характеризуется созданием новой компьютерной информационной технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Ее отличительные моменты следующие:

— Применение компьютеров, установленных на рабочем месте пользователя, где решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте.

— Формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия.

— Существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой.

— Создание единой распределенной базы данных предприятия для различных подразделений.

— Возможность формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов.

— Интеграция решения комплексов бухгалтерских задач.

— Возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима.

Новая интегрированная технология — сложный информационно-технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи.

Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта. Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.

Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.

Первый вид информационных массивов связан с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПЭВМ появляется возможность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом.

Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.). Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.

Компьютерный учет строится на тех же методических принци­пах, что и ручной учет — в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» и другими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета. Тем самым обеспечивается единство бухгалтерского учета вне зависимости от используе­мой формы. При этом компьютерный учет имеет свои спе­цифические особенности, связанные технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бух­галтерской отчетности. Именно это позволяет говорить о компьютерной форме учета как особой форме счетоводства.

Существуют следующие фундаментальные различия компьютерной и ручных форм учета.

Однократная регистрация первичной информа­ции.В ручном учете доминирует принцип многократной регист­рации учетных данных (не путать с принципом двойной записи), когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журна­лы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки. Такой подход категорически проти­воречит принципам построения компьютерных технологий, пред­полагающих такую организацию информационной системы, при которой любые данные вводятся однократно, но многократно ис­пользуются за счет возможности автоматизации процедур преоб­разования и группирования их компьютером в соответствии с ука­заниями пользователя.

Унифицированный способ обобщения учетной ин­формации.В компьютерной форме учета счет является универ­сальным и достаточным регистром для обобщения учетной ин­формации, позволяющим отказаться от каких-либо других нако­пительных регистров. Все остальные учетные регистры, прису­щие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического уче­та, учетного цикла, технологии получения и способов представле­ния выходной информации. Таким образом, функции ручного пе­реноса хозяйственных операций из одного регистра в другой в це­лях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпада­ют. Старые формы регистров заменяются новыми. Изменяется материальная основа, структура, форма учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактив­ными регистрами-отчетами.

Неограниченная аналитичность учета.При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими ЭВМ и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных. Конечно, данное свойство реализуется лишь потенциально и су­щественно зависит от модели бухгалтерского учета, использован­ной при создании конкретной компьютерной системы. Однако уже сейчас гибкость получения аналитической информации в большинстве серьезных автоматизированных систем намного вы­ше, чем при использовании ручных форм учета, в которых анали­тические группировки предопределены самой формой.

Встроенные бухгалтерские знания.В компьютер­ную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т.е. форма бухгал­терского учета наполняется специфическими бухгалтерскими зна­ниями, которые определяют учетную политику предприятия. Это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных о хозяйственных операциях, отраженных в первичных до­кументах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообра­зие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства хозяйственных операций может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу. Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие в адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия.

Автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода.Возможность по за­просу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутрен­ние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каж­дый момент времени контролировать важнейшие финансовые по­казатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции.

Повышение достоверности учетных данных.При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вво­де данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако внесение исправлений в исходные данные в рам­ках отчетного периода не представляет сложности, так как все дан­ные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки.

Возможность параллельного ведения учета в нескольких различных стандартах.При использовании компьютерной формы бухгалтерского учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: од­ной системы в соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а других — для целей внутреннего анализа хозяйственной деятельности. Уже сейчас в наиболее совершенных системах автоматизации не существует принципиальных ограничений на возможность поддержки и параллельного использования любых учетных методик и стандартов.