Информационные технологии в библиотечном деле

Автоматизированная информационно-библиотечная система (АИБС «МАРК») предназначена для автоматизации наиболее трудоемких процессов, связанных с обработкой первоисточников от оформления предварительного заказа до списания. Система позволяет заменить привычный карточный каталог литературы так называемым электронным каталогом, с помощью которого можно высокоэффективно организовать следующие процессы:

- научная обработка литературы;

- элементы обслуживания читателей;

- автоматическая подготовка каталожных карточек, книжных формуляров, бюллетеней, указателей, библиографических справок;

- ведение различных форм учета и печать соответствующих выходных форм;

- управление фондом (в том числе анализ книгообеспеченности литературой);

- создание вспомогательной картотеки кадров библиотеки, а также картотеки читателей.

Электронный каталог является доступным и понятным для пользователя отображением на экране содержимого базы библиографических данных. В системе предусмотрены следующие режимы:

- просмотр описаний первоисточников на экране;

- режим поиска документа по запросу, сформированному пользователем.

- получение стандартизованных выходных форм.

Данная ИТ формирует единое информационное пространство, которое представляет возможность «сквозного» отслеживания прохождения любого вида ресурса (книга, электронный носитель и т.п.) и автоматизирующая путь прохождения книги в библиотеке от момента заказа до момента списания. Фундаментальная библиотека с 1,5 млн. единиц хранения и численностью персонала около 200 человек представляет собой классическую ЛФС, включающую отделы: комплектования, научной обработки литературы, отдела хранения, читальных залов. Традиционно литература и информация о ней проходит через отдел комплектования (заказ и первичная обработка), отдел научной обработки (библиографическое описание), отделы читальных залов и абонемента и возвращается в отдел комплектования для окончательного списания после срока службы. При внедрении ИТ, образовании единого информационного пространства, стремительно претерпевают изменения, трансформируются, сливаются функции отдела комплектования и отдела научной обработки (кто, как и когда должен заносить информацию о заказе книги, постановке на учет, библиографическом описании, как отслеживать путь прохождения партии книг и т.д.– целый спектр вопросов). Таким образом, качественно изменяются производственные нагрузки на сотрудников этих отделов, что порождает сопротивление инновациям, требующим качественных изменений в производственной деятельности при прежнем служебном положении сотрудников, тем более, что они сопряжены с обучением совершенно новым технологиям, а поэтому непонятны. Симптоматично, что из 120 позиций (полей «МАРК»а) задействовано, как правило, около 20 позиций, касающихся лишь библиографического описания книги. Эти проблемы достаточно легко преодолеваются в сравнительно небольших библиотеках, где один сотрудник отслеживает путь прохождения книги от момента получения до момента списания, работая с целой партией книг.

Известно, что ЛФС консервативны, с трудом подвергаются реструктуризации, что является самым высоким барьером. Этот барьер прекрасно виден разработчикам MAРK - SQL, продолжающим совершенствовать семейство этих программ и предусмотревшим вариант поэтапной обработки информационных ресурсов. Этот вариант отражает требования линейно – функциональной структуры – специализацию трудового процесса.

Наиболее проблемным вопросом является реорганизация деятельности отделов комплектования и научной обработки фондов. Именно в этом месте организационная структура испытывает воздействие ИТ. Создание режима «этапы» является искусственным. Это утверждение следует пояснить. В самом деле, при работе с бумажными носителями, часть работников отдела комплектования выполняет заказ, получает его, заполняя далее соответствующие записи в книги учета. Это уже часть заполненных полей «МАРК»а, характеризующих первый этап. Второй – передача книг в отдел обработки. Там фактически заполняются новые поля в базе данных и должны редактироваться старые.

На самом деле «MAPK» внутри не содержит никаких этапов (нет ни первого, ни второго этапов, есть режим «каталогизация», в котором по максимуму следует заносить данные об информационном ресурсе) и являет собой пример идеологии WORKFLOW , когда каждый пользователь может выполнять последовательность заданий «от и до». Этот аспект совершенно прозрачен в отделе иностранной литературы, где поток изданий автономен и один человек, заказывая и описывая этот поток, совершенно не нуждается в режиме «этапы». Есть примеры, когда деятельность отдела комплектования и отдела обработки моделируется двумя сотрудниками, описывающими партии книг. Но как быть с двумя крупными отделами библиотеки, где много сотрудников, привыкших и умеющих работать только в круге своей компетенции, не владеющих компьютерной технологией. Здесь конфликт неизбежен. Как он преодолевается? Например, он решен был административным путем, когда сотрудникам в приказном порядке было предложено либо увольняться, либо переучиваться. В другой библиотеке такого конфликта не возникло, т.к. ее структура изначально была основана на локальной сети, и это новая форма организации, так называемая «сетевая» структура. В эту структуру изначально набираются люди, имеющие компьютерное образование, их следует только обучить специфике работы в данной ИТ.

В хорошо развитой ЛФС, когда должностные функции (заказ литературы, научная обработка, абонемент и др.) существенно специализированы по отделам, и каждое совещание по вопросу внедрения ИТ натыкается на непреодолимый барьер нежелания рядовых работников совмещать, брать на себя дополнительные операции, приходится прибегать к технологии этапов.

Технология этапов не что иное, как отражение компромисса ИТ и ЛФС.

Весь процесс создания документов разбивается на несколько этапов. На каждом этапе в документ заносятся значения только тех полей, которые определены для данного этапа. После того, как все поля этапа введены, документ передается на следующий этап. На последнем этапе документ списывается, что означает полностью завершенное формирование документа. Каждое рабочее место каталогизатора может быть настроено как на работу с определенным этапом, так и на работу без использования технологии этапов.

Если пользователь системы не использует технологию этапов, то ему доступны все документы базы данных для создания, удаления, просмотра и корректировки, он может вводить и корректировать любые поля документа. Естественно, это возможно в том случае, если пользователю разрешено использовать соответствующие функции.

Если пользователь системы использует технологию этапов, т.е. ему назначен номер определенного этапа, то он может корректировать документы только своего этапа, причем добавлять и корректировать только те поля, которые определены в текущем шаблоне документов. Он может удалять документы только своего этапа. При создании библиографического описания документу приписывается номер этапа пользователя, который его создал.

Поэтому переобучение сотрудников библиотеки, особенно, сотрудников вышеназванных отделов, может идти по двум направлениям: либо по пути освоения технологии этапов, либо по пути превращения их в «универсалов», способных работать на любом участке трудового процесса. Сотрудники абонемента, научно-методического отдела, информационно-библиографического отдела, читальных залов должны сравнительно легко адаптироваться в ИТ, т.к. они выступают в качестве потребителей информации.