Ревизия подотчетных сумм

Особое внимание ревизоры уделяют проверке внутренних расчетных операций, которые относятся к зонам с повышенным контрольным риском.

Так как при расчетах с подотчетными лицами в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна.

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными ли­цами являются:

- установление правильного и целевого использо­вания подотчетных сумм;

- выявление незаконных и нецелесооб­разных с хозяйственной точки зрения расходов;

- соблюдение ус­тановленного порядка возмещения командировочных расходов.

Дополнительными источниками проверки являются:

- приказы и распоряжения по организации,

- авансовые отчеты с приложенными к ним оправда­тельными документами об использовании подотчетных сумм,

- от­четы кассира.

Ревизия расчетов с подотчетными лицами проводится сплош­ным способом в такой последовательности:

- проверяют правильность выдачи денег под отчет; проверяют остатки этих сумм по счету 71 на 1-е число последнего месяца перед датой проведения этой ревизии, проверяют законность и целесообразность расходования подотчетных сумм;

- проверяют правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов и своевременность представления их в бухгалтерию организации, проверяют состояние учета расчетов с подотчетными ли­цами,

- выявляют остатки неиспользованных авансов на момент проведения ревизии.

Ревизор устанавливает, определен ли круг лиц, которые име­ют право получать деньги в подотчет и проверяет использования подотчетных сумм по целевому назначению.

Проверяется также наличие приказов о направлении сотрудников в командировку, правильность оформ­ления и своевременность представления авансовых отчетов, на­личие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кас­су неиспользованных сумм. По регистрам аналитического учета, авансовыми отчетами ревизор устанавливает, не числятся ли подотчетные суммы за лицами, уволенными с работы, не выдава­лись ли деньги работникам в счет заработной платы.

Для установления реальности и законности расходов на операционно-хозяйственные потребности следует сопоставить дан­ные авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату денежной наличностью за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, приобретение материальных цен­ностей с данными документов, которые подтверждают фактичес­ки выполненную работу и поступление материальных ценностей на склад организации. Для этого сравнивают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с карточка­ми складского учета, с отчетами заведующего складами.

Ревизор устанавливает, были ли оприходованы приобретен­ные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания не­посредственно на счета затрат стоимости этих предметов без под­тверждения факта передачи в производство или эксплуатацию.

При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения и предъявления бюджету НДС. Кроме того, проверяющий прослеживает выделе­ние НДС во всех первичных документах для подтверждения обо­снованности предъявления НДС к зачету.

Тщательно проверяют авансовые отчеты о расходах на ко­мандировку. При этом устанавливают наличие отметок в удосто­верении о командировке относительно прибытия и убытия и све­ряют эти даты с проездными билетами.

При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий

• наличие сметы на представительские расходы утверж­денной на отчетный год в пределах рассчитанных норма­тивов,

• наличие актов, составленных по утвержденной руково­дителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

• наличие оправдательных документов.

Заканчивается ревизия подотчетных сумм выявлением остат­ков неиспользованных авансов на момент ее проведения, установ­лением их реальности и возможности своевременно возвратить в кассу организации или использовать их по назначению.