Повышения эффективности организации личной работы

типа «Тайм Менеджер»

«Тайм Менеджер» представляет собой автоматизированную информационную систему эффективной организации личной работы менеджера на основе единой технологической базы для принятия и исполнения решений (цели, функции, задачи, операции) и гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день).

«Тайм Менеджер» является эффективным инструментом управления временем, постановки и достижения целей, делегирования, контроля и обзора, обработки информации и более полной реализации творческих способностей менеджера.

Использование АИС «Тайм Менеджер» позволяет добиться менеджеру следующих результатов: концентрировать все усилия на достижении целей организации; определять свои цели и устанавливать приоритеты; определять свои ключевые области и планировать задачи и мероприятия внутри ключевых областей; сочетать долгосрочные цели и краткосрочные задачи; увязывать поставленные цели и задачи с календарным планированием, управлять людьми и проектами, делегировать полномочия; организовывать свое рабочее место; улучшать коммуникации и повышать эффективность рабочей группы.

В «Тайм Менеджер» разработана простая и практичная методика достижения результатов. Эта методика включает четыре последовательных этапа:

1) формулирование основных целей;

2) установление приоритетов в решении задач;

3) создание надежной базы для решений;

4) установление связи между базой для решений и планированием времени.

В настоящее время созданы программные комплексы, реализующие идеологию «Тайм Менеджер». Одним из наиболее популярных и развитых является программный комплекс - надстройка к пакету планирования личного расписания Microsoft Outlook.

Важнейшими частями «Тайм Менеджер» являются «База для решений» и «Календарь».

«База для решений» содержит цели, ключевые области, основные задачи и мероприятия, связывающиеся с гибкой системой календарных планов (годовых, месячных, недельных и дневных), расположенных в секции «Календарь».

Секция «Разное» предназначена для хранения разнообразной информации, необходимой менеджеру для текущего планирования.

При вводе информации программный пакет «Тайм Менеджер» может использовать специальную систему цветов и символов. Применяемая во всех элементах функциональная система цветов и символов основывается на самых современных концепциях обучения и новейших знаниях о работе мозга. Различные цвета позволяют быстрее найти необходимый раздел.

В терминах «Тайм Менеджер» ключевые области представляют собой функции управления. Каждая ключевая область состоит из ряда задач управления. Ключевые области - основа работы «Тайм Менеджер», дают возможность лучше понять, что является главным, а что - второстепенным, определить, сколько времени менеджер может затрачивать на каждую ключевую область, и, исходя из этого, оптимально спланировать свое время.

Достоинства «Тайм Менеджер»: позволяет добиваться поставленных целей на основе повседневного решения крупных задач; дает возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать время; позволяет повысить творческий потенциал менеджера; помогает развить более гибкое и спокойное отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков; отмечается рост производительности труда управленческого персонала, когда «Тайм Менеджер» становится базовым инструментом работы всего предприятия.

Однако «Тайм Менеджер» имеет и свои недостатки: невозможность применения для широкого круга руководителей и специалистов; «Тайм Менеджер» неприемлем для не очень организованных и малодисциплинированных творческих людей; необходимость специального обучения по «Тайм Менеджер» (минимум двухдневный семинар) и дополнительные расходы времени на внесение информации в «Тайм Менеджер» (не менее 30 мин. в день), оплату стоимости инструмента и обучения могут позволить себе не все предприятия.