Создание таблиц. Таблицы – основные объекты БД

Таблицы – основные объекты БД. Без запросов, форм и проч. Можно обойтись, но если нет таблицы, то данные некуда записывать, а, значит, нет и базы.

Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации:

- Импорт таблиц. Это самый «автоматичный» способ. Он состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не так, как нужно, необходимые правки вносят вручную.

- Связь с таблицами. Этот способ используется в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком.

- Мастер таблиц. Этим способом пользуются опытные разработчики. Мастер – это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов, и руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически.

- Режим таблицы. Открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена Поле1, Поле2,… и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу заполнять информацией.

- Конструктор – наиболее универсальный ручной метод. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства. Закончив создание структуры, можно щелкнуть на кнопке Вид на панели инструментов и перейти в режим таблицы для заполнения ее данными.

Приемы работы с таблицами.

С таблицей можно работать обычными приемами управления с помощью мыши.

Перемещение по таблице осуществляется с помощью клавиш [Tab], [Ctrl]-[Home], [Ctrl]-[End], управления курсора или с помощью кнопок перехода или поля Номер записи, которые расположены в строке состояния в нижней части окна: - в начало таблицы; - в конец таблицы; - на одну запись назад; - на одну запись вперед; - на новую запись.

Каждая запись имеет слева кнопку – маркер записи. Щелчок на нем выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению с помощью команд меню Правка. Щелчок правой кнопкой откроет контекстное меню для операций с записью.

Щелчок по маркеру таблицы выделяет всю таблицу и готовит ее для обработки. Правый щелчок вызывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

Столбец выделяется щелчком на заголовке. Если содержимое столбца не полностью умещается в ячейке таблицы, его можно расширить перетаскиванием границы или двойным щелчком по границе между столбцами. В контекстном меню столбца содержатся команды для операций со столбцами: сортировка данных, установка нужной ширины столбца, поиск требуемых данных в столбце, добавление нового столбца и т.д. Команда Скрыть столбцы не удаляет столбцы из базы, а только не отображает их на экране. Чтобы снова отобразить скрытый столбец надо навести указатель мыши на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок.

Можно проводить поиск информации в таблице. Для этого надо установить курсор в поле, в котором будет выполняться поиск, и щелкнуть на кнопке (Найти) на панели инструментов. Откроется окно Поиск и замена. В поле Образец надо ввести значение, которое следует найти. Для этого можно использовать подстановочные знаки (маску):

- «*» - любой символ в начале или в конце

- «?» - любой символ в любом месте

- «[ ]» - любой символ из заключенных в скобки (например, маска b[ae]ll найдет ball, bell, но не bill)

- «!» - любой символ, кроме заключенных в скобки (например, b[!ae]ll найдет bill, bull, но не ball, bell)

- «-» - любой символ из диапазона (например, b[a-c]d найдет bad, bbd, bcd)

- «#» - любая цифра.

Вкладка Замена этого окна позволяет не только найти какую-либо информацию, но и заменить ее на другую.

Создание связей между таблицами.

Основные преимущества СУБД реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами Access имеет специальное диалоговое окно Схема данных. Открывается оно командой Сервис/Схема данных или щелчком на кнопке на панели инструментов. Если ранее никаких связей не было, то одновременно с окном Схема данных открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей. Если связи уже были заданы, то для введения в схему новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

Связь между таблицами устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле. При этом откроется окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.

Флажок Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Например, если в списке сотрудников числится Соколова, и она, выйдя замуж, сменила фамилию на Воронова, то надо будет сделать только одно изменение в поле Фамилия в одной таблице. В остальных таблицах изменения произойдут автоматически.

Окно Схема данных наглядно отображает связи между таблицами. Для удаления связи надо щелкнуть правой кнопкой мыши на линии связи и в контекстном меню выбрать команду Удалить.