Запросы.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы.

Предположим, на крупном предприятии есть огромная БД Кадры, в которой содержатся подробнейшие сведения о каждом сотруднике. Там может быть и конфиденциальная информация. Все данные хранятся в базовых таблицах. Работать с ними могут разные подразделения предприятия, и всем им нужны разные данные. Не все то, что положено знать службе безопасности предприятия, должно быть доступно главному врачу, и наоборот. Поэтому доступ пользователей к базовым таблицам закрывают.

Для доступа к данным есть другое, более гибкое и удобное средство – запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, и каждый из них сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима. Например, у сотрудника бухгалтерии должен быть запрос, по которому можно определить, сколько дней в году по болезни отсутствовал работник, но у него не должно быть запроса, позволяющего узнать, чем он болел и где лечился, а у главного врача такой запрос должен быть.

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу. При создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из БД, но и обрабатывать ее (сортировать, фильтровать, объединять, разделять, изменять). При этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

При создании таблиц нет возможности вставить новую запись между другими. Записи всегда добавляются только в конец базы. Но в упорядочивании таблиц нет необходимости, потому что для этого существуют запросы. Совершенно неважно, под каким номером внесена в таблицу та или иная запись. Если ее надо видеть в строго определенном месте (например, рядом с аналогичными), значит надо создать запрос, который сгруппирует записи по заданному признаку.

Как и другие объекты Access, запросы можно создавать автоматически, с помощью мастера или вручную.

Для создания запросов к БД существует специальный язык запросов SQL (Structured Query Language) – структурированный язык запросов. Пользователи Access могут позволить себе не изучать этот язык, т.к. вместо него в Access есть простое средство, которое называется бланком запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запрос простыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами.