Номенклатура дел организации

Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой системы организации является номенклатура дел — "систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения". В номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регистрационно-справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий.

В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки работы организации, в том числе органов и подразделений, действующих на общественных началах (комиссий, советов, общественных отделов и т.д.), а также документы с грифами ограничения доступа к ним; в этом случае номенклатура дел также становится документом ограниченного доступа. В номенклатуру включаются также дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также незаконченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других Организаций для их продолжения.

В процессе работы организации в течение делопроизводственного года могут возникнуть новые документируемые участки и соответственно — новые комплексы документов, которые также должны быть оперативно включены в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые в свою очередь учитываются и хранятся в научно-технических библиотеках, справочно-информационных фондах и других подразделениях.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с экспертной комиссией организации, с Государственной архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки делопроизводственного года (сезон, учебный год и т.д.), и действует в течение 5 лет. Она подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. При отсутствии таких изменений в конце каждого года после соответствующей корректировки номенклатуру вводят в действие автоматически.

Номенклатура дел должна оформляться на бланке организации или с титульным листом в необходимом числе (три-пять) экземпляров. Первый экземпляр является документом постоянного хранения организации; один экземпляр остается в архиве, с которым согласовывается номенклатура дел, число рабочих экземпляров определяется конкретной технологией регистрации документов.

Единая форма номенклатуры дел установлена Государственной архивной службой и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Разделами номенклатуры дел являются как названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии с утвержденной структурой организации, так и направления деятельности в том случае, если организация бесструктурна или структура мало развита. Последовательность расположения разделов должна совпадать с последовательностью, закрепленной в уставных нормативных документах (прил. 2.1).

Сроки хранения документов, не вошедших в типовые и ведомственные перечни, устанавливаются соответствующим архивным органом по представлению организации.