Управление средой MS Access

После запуска Access на экран выводится окно базы данных со списком объектов. Основные объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. С этими объектами можно работать в двух режимах: конструктора и воспроизведения. На рисунке показано окно базы данных "Успеваемость", содержащее четыре таблицы.

Основные объекты окна БД имеют следующее назначение:

• таблица — основное средство для хранения информации в БД;
• запрос — это инструмент для извлечения необходимой информации из исходных таблиц и представления ее в удобной форме;
• форма — это основное средство для ввода данных, управления СУБД и вывода результатов на экран монитора;
• отчет — это специальное средство для формирования выходных документов и вывода их на принтер;
• макросы в Access представляют собой совокупность внутренних команд, предназначенных для автоматизации работы с БД;
• модули являются программами, создаваемыми средствами языка VBA, и похожи на макросы в Word и Excel.

Таблицы и запросы связываются между собой с помощью схемы данных.

Таблицы, запросы, формы и отчеты БД можно создавать в двух режимах: вручную с помощью конструктора или при помощи Мастера. Выбор средства определяется конкретными обстоятельствами, однако следует заметить, что мастер быстро создает заготовку объекта, которую обычно требуется "дорабатывать" вручную.

Технология разработки СУБД содержит несколько этапов, основными из которых являются:

• проектирование структуры БД и связей между таблицами;
• разработка структуры отдельных таблиц и ввод данных в таблицы;
• разработка запросов;
• разработка схемы данных, реализующей запроектированные связи между таблицами и запросами;
• разработка макросов и программных модулей для управления БД;
• разработка форм для реализации интерфейса управления БД;
• разработка отчетов для печати документов.

Приведенная последовательность этапов не является жесткой. Обычно разработчику СУБД приходится многократно возвращаться к одним и тем же этапам, постепенно уточняя проект.

Контрольные вопросы

1. Что называется базой данных (БД)? Как представляются БД?
2. Что такое система управления базой данных (СУБД)?
3. Что представляет собой СУБД Access? В чем его отличие от табличного процессора Excel?
4. Какие БД называются реляционными?
5. Как СУБД Access хранит создаваемые таблицы и средства для обработки данных?
6. Каковы основные элементы БД?
7. В чем заключается первый этап создания таблицы БД? Второй этап?
8. Что определяют поля таблицы?
9. Каковы основные свойства полей?
10. Перечислите типы таблиц и ключей в реляционных БД?
11. Чем характеризуется базовая таблица?
12. Какие таблицы называются промежуточными?
13. Что такое первичный ключ?
14. В каких случаях используется составной ключ?
15. Что такое внешний ключ?
16. Каковы основные объекты окна базы данных, которое появляется после загрузки Access? Каково их назначение?
17. Как можно создавать таблицы, запросы, формы и отчеты?
18. Какие этапы включает в себя технология разработки СУБД?