Заметки и документы

Часто задачу, ресурс или назначение требуется сопроводить заметкой, каким-то комментарием. Чтобы добавить заметки к любому из этих основных элемен­тов плана проекта в MS Project, нужно воспользоваться вкладкой Notes (Заметки) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 2.29), ресурсе (см. рис.2.27) или назначении (см. рис. 2.41). Эти вкладки для разных элементов проекта выглядят одинаково, и мы рассмотрим работу с ними на примере добавления заметки к задаче.

В центре вкладки (рис. 2.31, файл 12.mpp) расположен редактор заметок, в ко­тором можно вводить текст и вставлять файлы. Для форматирования текста предназначены кнопки, расположенные над диалоговым окном: первая открыва­ет диалоговое окно форматирования шрифта, следующие три форматируют рас­положение абзаца, а четвертая расставляет маркеры перед выделенными абза­цами. С помощью последней кнопки вызывается диалоговое окно для вставки объекта (файла) в заметку.

Задачи, содержащие заметки, имеют соответствующий значок в колонке Indi­cators (Индикаторы). При наведении мыши на значок отображается текст заметки, как, например, на рис. 2.32 (файл 12.mрр). Но если бы мы добавили в поле за­метки файл, то при наведении мыши на значок информация о нем не отобража­лась бы.

Рис. 2.31 Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»

Рис. 2.32 При наведении мыши на значок заметки отображается ее текст

Для редактирования заметки можно использовать также поле таблицы Notes (За­метки), если добавить его в таблицу. Правда, при этом нельзя пользоваться рас­ширенными возможностями форматирования, доступными в редакторе заметок.

Чтобы связанные с задачей файлы были видны при просмотре диаграммы, их можно вставлять прямо в диаграмму Ганта, для чего нужно воспользоваться ко­мандой меню Insert > Object (Вставка > Объект). Диалоговое окно вставки объекта идентично тому, что открывается для вставки файла в заметку.

Это диалоговое окно (рис. 2.33, файл 12.mрр) позволяет вставить объект из су­ществующего файла или создать новый. Для выбора режима нужно отметить со­ответствующий переключатель: либо Create New (Создать новый), либо Create from File (Создать из файла). По умолчанию выбран первый переключатель.

Для создания нового объекта нужно выбрать его тип из списка и затем нажать кнопку ОК. Автоматически запустится соответствующее приложение, в котором можно создать нужный файл.

Рис. 2.33 Диалоговое окно вставки объекта в режиме создания нового объекта

Если же вы выберете второй переключатель, то диалоговое окно преобразится: в нем появится поле для ввода адреса файла на диске (рис. 2.34, файл 12.mpp). Нажав кнопку Browse (Просмотр), можно выбрать файл с диска. Если устано­вить флажок Link (Связь с файлом), то содержимое файла, отображенное на диа­грамме после вставки, будет обновляться, если вы отредактируете файл. Если этот флажок будет сброшен, то в проект будут вставлены текущие данные из вы­бранного файла.

Рис. 2.34 Диалоговое окно вставки объекта на основе существующего файла

Если вы не хотите, чтобы на диаграмме или в поле заметки отображались дан­ные из выбранного файла, а вам нужна лишь ссылка на него в виде значка, нуж­но установить флажок Display as Icon (В виде значка).

На рис. 2.35 изображен проектный файл (12.mpp) после того, как мы добавили в него сопровождающие документы. Так, в заметку задачи Передача рекламных анонсов в предыдущий номер был вставлен шаблон для передачи этих анонсов, а на диаграмму был вставлен документ в формате Microsoft Visio.

Документ, добавленный в заметку задачи, относится к задаче, но как определить, к чему относится документ, добавленный на диаграмму? Для этого предназначено диалоговое окно форматирования этого объекта (рис. 2.36, файл 12.mрр), вы­зываемое с помощью команды Properties (Свойства) в его контекстном меню.

Рис. 2.35 Вставка сопровождающих документов в план проекта

Рис. 2.36 Определение расположения внедренного объекта на диаграмме

Диалоговое окно форматирования объекта состоит из двух вкладок. Расположе­ние объекта на диаграмме определяется на вкладке Size & Position (Размер и положе­ние). Расположение можно определить относительно временной шкалы, выбрав переключатель Attach to timescale (Связать со шкалой времени), или относительно задачи с помощью переключателя Attach to task (Связать с задачей).

Если вы установили связь объекта с временной шкалой, то с помощью параметра Vertical (По вертикали) определяется расстояние между ней и объектом, а с помо­щью параметра Date (Дата) — дата, под которой должен быть расположен доку­мент. Если же установлена связь с задачей, то параметры Vertical (По вертикали) и Horizontal (По горизонтали) определяют расстояние между отрезком задачи и объ­ектом. А параметр Attachment point (Точка привязки) позволяет определить, с ка­кой стороны от отрезка будет расположен объект. Номер задачи, к которой будет «привязан» объект, выбирается в поле ID (Ид.).

Параметры Height (Высота) и Width (Ширина) позволяют определить размер объ­екта на диаграмме, а на вкладке Line & Fill (Линии и заливка) (рис. 2.37, файл 12.mрр) можно указать, будет ли на диаграмме особым образом ограничиваться и "закрашиваться отведенное под объект место.

Рис. 2.37 Настройка линий и заливки объекта

В разделе Line (Линия) определяется, будет ли ограничиваться отведенное объек­ту место, и если да, то с помощью какой линии. Для отображения линии нужно выбрать переключатель Custom (С указанными параметрами) и затем определить цвет и тип линии. Аналогично осуществляется работа в разделе Fill (Заливка). Для отмены отображения линии или заливки нужно выбрать в соответствующем разделе переключатель None (Нет).

Например, на рис. 2.37 мы настроили наш объект таким образом, чтобы он об­рамлялся толстой рамкой черного цвета и область внутри нее заштриховывалась по диагонали линиями голубого цвета.