Задачи внутрифирменной информационной системы

· Определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных

· Определение основных направлений развития технологии обработки информации

· Координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом

Коммуникационный процесс - в широком смысле - обмен информацией между людьми через системы символов и осрознание ее.

Коммуникации в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение.

Классификация организационных коммуникаций:

По отношению к организации: внутренние и внешние;

Внешние к: направлены на СМИ, властные структуры, торговую сеть, профессиональные сообщества, акционеров, партнеров, потребителей. При этом коммуникации должны отвечать принципам достоверности, открытости и динамичности. Большое значение имеет создание позитивного образа организации в общественном сознании. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур.

Внутренние к: обмен информацией между элементами организации: взаимодействие члена организации с ее структурными подразделениями, а также структурных подразделений организации между собой. Для налаживания коммуникаций внутри компании используются самые разные методы и способы: почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем на страницах местной печати.

По организационному признаку: вертикальные, горизонтальные;

Вертикальные к: передача информации с одного уровня организации на другой.

Горизонтальные к: – это коммуникации между различными подразделениями организации. Значение их заключается в том, что они связывают равноправные элементы организации и формируют отношения координации и кооперации между ними, что является важной составляющей удовлетворенности работников.

По направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации;

Нисходящая к: передача информации с высших уровней иерархии на низшие.

Восходящая к: с низших уровней руководства к высшим. Обмен информацией осуществляется в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

По каналам общения - формальные и неформальные.

Неформальный канал к (слухи).: основан на личных, неслужебных отношениях, и существует в любой организации наряду с формальным. Неформальные коммуникации имеют самую высокую скорость распространения и достаточно большую аудиторию, а также низкую достоверность информации.

По форме общения - вербальные и невербальные коммуникации;

Вербальные к: словесное взаимодействие сторон с помощью знаковых систем, символов, главным среди которых является язык. Невербальные к.: поза, жесты, мимика, выражение лица, взгляд.

Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникантов.

Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, информация, канал передачи информации, получатель.

Отправитель – тот, кто задумал передать информацию. Он проектирует и кодирует информацию, предназначенную для передачи другому или другим участникам процесса.

Информация – сообщение, имеющее определенную форму и закодированное с помощью соответствующих символов.

Канал передачи информации – средство передачи информации. Каналом может быть устное обращение, телефонная связь, собрания, митинги, уличная или другая любая реклама.

Получатель– лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации: этапы:

1.формулирование идей: важно проанализировать какие идеи предназначены к передаче, оценить адекватность и уместность идей с учетом конкретной ситуации и цели коммуникаций.

2.кодирование информации: преобразование сигнала в форму, обеспечивающую оптимальную передачу сигнала по определенному каналу коммуникации.

3.выбор канала: процесс обмена информацией протекает по планируемой, формализованной или непланируемой, неформальной схеме. (формализованный- бланки, формы)

4.восприятие закодированного сообщения: Понимание зависит от того, как происходит декодирование информационного сообщения. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

5.интерпретация сообщения и формулирование идеи сообщения: отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель – получателем, ожидающим сообщения – ответа

6.передача ответа отправителю: сформулированный ответ передается по выбранному каналу связи и замыкает цикл коммуникации. Процесс коммуникации с обратной связью более точен и эффективен, чем коммуникации с односторонней связью. Обратная связь повышает эффективность всего коммуникационного процесса и позволяет компенсировать шум в канале.

Шумом (барьер)называют то, что искажает смысл передаваемой информации. Это может быть чисто механическая неисправность (физические барьеры), разница в образовании участников процесса (люди не понимают терминологию или понимают ее по-своему), разница в восприятии(индивидуальные), организационные(инф.перегруженность, недостаток времени). Шум присутствует, практически, всегда. Поэтому руководителю нужно знать возможные источники шумов и способы их устранения.