Внутренние аудиты (проверки)

«Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы с целью установления того, что система менеджмента качества:

а) соответствует запланированным мероприятиям (7.1), требованиям настоящего стандарта и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией;

б) внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей (4.2.4) должны быть определены в документированной процедуре.

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечивать, чтобы действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие действия должны включать верификацию предпринятых мер и отчет о результатах верификации (8.5.2)» (ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

Аудит представляет собой планомерный сбор информа­ции из различных источников и ее анализ с той целью, чтобы выявить, все ли в организации делается так, как следует. Основными этапами сбора по­добной информации могут быть:

- изучение соответствующих методик и других документов по управлению процессами;

- наблюдение за протеканием процессов;

- беседы с людьми, отвечающими за эти процессы;

- изучение записей (например, отчетов).

Поиск путей совершенствования системы на этом этапе становится особенно важным, поскольку эта информация должна быть добавлена к данным, которые анализируют в соответствии с п. 8.4. и используют в ме­роприятиях, предусмотренных п. 8.5. Улучшение и п. 5.6. Анализ со сторо­ны руководства.

Информация, получаемая при внутреннем аудите должна использоваться при анализе со стороны руководства. Чем лучше организован аудит, тем больше пользы от анализа со стороны руководства.

Если внутренний аудит выявит те или иные несоответствия и недостатки, должны быть разработаны и проведены соответствующие мероприятия по исправлению (п. 8.5.2). Такими мероприятиями могут быть:

- составление или пересмотр методик или других документов по
управлению процессами;

- пересмотр форм сбора данных для включения в них дополнительной информации;

- организация переподготовки персонала.

Правила проведения аудитов должны обеспечивать охват всех видов деятельности предприятия, связанных с качеством, и все требования стан­дарта. При решении вопросов о том, как управлять графиком аудита и как часто следует проверять отдельные аспекты деятельности, надо ответить наряд вопросов.

Существуют ли какие-либо сложные методики или процессы, заслу­живающие индивидуального аудита?

Имеются ли какие-либо аспекты или области, в которых ранее воз­никали проблемы?

Оправдывает ли себя применяемый в организации подход, основан­ный на постоянном контроле, с точки зрения сокращения частоты аудитов?

По результатам каждого аудита составляют отчет или сводку, в ко­торых перечисляют все вскрытые недостатки и те мероприятия, которые следовало бы предпринять. Отчет необязательно должен быть сложным. Например, может оказаться достаточной простая запись в дневнике руко­водителя. Если предыдущий аудит порекомендовал или потребовал про­вести какие-либо мероприятия, то текущий аудит должен проверить, на­сколько эффективными оказались внесенные изменения, и эта оценка должна быть отражена в отчете. В стандарте присутствует требование о том, что «аудиторы не должны проверять собственную работу». Например, вполне допустимо, чтобы персонал офиса проверял работу производствен­ных и сервисных подразделений и наоборот. Это может принести свои вы­годы в виде лучшего понимания проблем, стоящих перед другими.

Другой подход может заключаться в кооперации с другим малым предприятием для взаимного обмена внутренними аудиторами. Этот под­ход может оказаться плодотворным, если между предприятиями хорошие отношения.

Эффективное применение внутреннего аудита дает возможность ми­нимизировать предстоящие расходы на сертификацию или регистрацию. Если аудитор из органа по сертификации или регистрации обнаружит, что на предприятии используется внутренний аудит для эффективного мони­торинга и контроля системы менеджмента качества, то ему не придется тратить лишнее «время» на проверку ее функционирования. Следует вновь подчеркнуть: единственное, что будет искать внешний аудитор, - это объ­ективные доказательства проведения внутреннего аудита. Примерный план внутреннего аудита представлен на рисунке 14.2.