УНИВЕРСИТЕТ имени А. И. Герцена

ПРИКАЗ

На основании Федерального закона № 217-ФЗ от 25.01.2000, решения Ученого Совета (протокол №4 от 28.01.2000), и решения президиума профсоюзных комитетов университета (сотрудников – протокол № 1 от 27.01.2000, студентов – протокол № 10 от 20.01.2000) и в связи с праздником 9 Мая «День Победы», в целях более рациональной организации работы и учебного процесса, обеспечения нормальной жизнедеятельности университета в этот период, а также наиболее полной реализации для работающих и обучающихся социальных гарантий

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Объявить всем работающим и обучающимся в РГПУ им. А. И. Герцена дни отдыха с 07.05.2000 по 10.05.2000.

2. Сотрудникам университета всех подразделений, кроме работающих по графику, недоработку рабочего времени, образовавшуюся за счет объявленных нерабочими днями 8, 10 мая 2000 г. отработать 6, 13 мая 2000г.

3. Сотрудникам университета, которым установлена шестидневная рабочая неделя, недоработку рабочего времени, образовавшуюся за счет объявленных выходных дней, отработать в последующий период согласно графикам.

4. Руководителям структурных подразделений в срок до 18.02.2000 г. представить в управление кадров и социальной работы соответствующие индивидуальные графики учебного процесса.

5. Начальнику УМУ Краснову А. Е. обеспечить внесение соответствующих изменений в графики учебного процесса.

6. Проректору по АХР Вилкину В. С. обеспечить соответствующий режим и графики работы подразделений, служб и работников в целях нормальной и безопасной жизнедеятельности университета в нерабочие дни.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на проректоров в части, касающейся подчиненных им структурных подразделений.

17. Ознакомьтесь с «Кратким словарем делового человека». Расскажите о делопроизводстве в учреждении, организации, на предприятии, фирме, используя приведенные слова.

Адресат– получатель.

Адресант– отправитель.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Анкета– документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация– краткое изложение первоисточника.

Архивная выписка– дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Виза– подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внутренний документ– документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ– документ, поступивший в учреждение.

Выписка– копия части текстового документа.

Гриф– пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Дата– число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Деловое письмо– документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние; корреспондентами могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство– ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Депонирование документов– установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

Директивный документ– документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность– документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор– документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка– документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ– информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Дело– единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Досье– документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дублетный документ– один из экземпляров размноженного документа.

Дубликат– экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Заголовок письма– указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом «о».

Записка– краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например, служебная з., памятная з., докладная з., объяснительная з.).

Заявление– документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т. д.

Извещение– документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Индексы– условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация– проставление индекса.

Исходящий документ– документ, отправленный из учреждения.

Ключевые слова– слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.

Коммерческое письмо– название делового документа, принятого в коммерческой практике (капиталистических стран), в международной торговле и в делопроизводстве дореволюционной России.

Консервация документа– предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт– договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Корреспондент– учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Личное дело– дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Машиночитаемый текст– документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Номенклатура– перечень наименований.

Нормативные документы– документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Объяснительная записка1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). 2. Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись– юридически оформленный перечень документов.

Особые отметки– степень секретности, срочность исполнения документов.

Официальные документы– документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо– обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Письмо-извещение– письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем (Извещаем)», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность».

Письмо информационное– письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

Письмо-подтверждение– письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т. д.

Письмо-приглашение– такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

Письмо-просьба– письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: «Прошу (просим)».

Повестка– официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо явиться или учреждению – выслать своего представителя.

Представление– документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Приказ– правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. 2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Приказание– документ, издаваемый в воинских и некоторых других учреждениях от имени командира (начальника).

Проект документа– предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол– документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение:1. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан. 2. Приказание.

Регистрационный штамп– штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрационная карточка– карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа –порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрация документов– запись в учетных формах (журналах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Резолюция– решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т. п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе– письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты– обязательные элементы служебного документа.

Реквизит документа– обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Реферат– краткое письменное изложение первоисточника.

Решение:1. Правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами – коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т. д. 2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже. 3. Резолюция собрания, совещания и т. д.

Служебная записка– записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Сопроводительное письмо– письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Справка:1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Стандарт– нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации.

Стенограмма– дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Тезисы– краткое изложение текста документа или выступления.

Телекс – телеграмма, посланная по телетайпу.

Типовые документы(тексты-аналоги): 1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам. 2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ– документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Указание:1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. 2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Факсимиле:1. Воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки. 2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое лицо– гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Формуляр документа– совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т. п.).

Экспедиция– специальный аппарат учреждения по приемке документов.

Юридическое лицо– учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

(П. В. Веселов. Современное деловое письмо в промышленности. Изд. 3-е, перер. М., Изд-во стандартов, 1990.)

ЛИТЕРАТУРА ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ В АУДИТОРИИ

Веселов П. В. Служебный телефонный разговор // Русская речь 1990. №5.

Веселов П. В., Овчинникова Н. В. Служебная телеграмма // Русская речь. 1990. №3.

Дмитриева О. Л. Как сокращать слова // Русская речь. 1991. № 2.

ДровниковаЛ. Н. «Имеют место быть... персоналии» // Русская речь. 1998. №2.

Колтунова М. В. Какой тип речи преобладает в деловом общении? // Русская речь. 1996. № 6.

Подчасова С. В. Все для офиса // Русская речь. 1995. № 5.

Хан-Пира Эр. Государственный чиновник и письменное делопроизводство // Русская речь. 1998. № 2.