Элементы субъекта управления и функции управления

Рисунок 1.2 показывает, что с информацией, в основном, связан субъект управления. Его элементами служат:

1) персонал– сотрудники разной степени квалификации и уровней управления – от секретарей до менеджеров, принимающих стратегические решения. Каждый сотрудник является служащим определенного структурного подразделения (например, преподаватель вуза числится на одной из кафедр) и выполняет ряд функциональных обязанностей, в которые входит, в частности, решение производственных задач (для преподавателя такими обязанностями является проведение учебных занятий, промежуточного и итогового контроля знаний и т.п.). При этом между отдельными представителями персонала, или между ними и структурными подразделениями, или между самими структурными подразделениями устанавливаются отношения подчинения, с помощью которых реализуются управленческие решения (например, каждый преподаватель кафедры подчиняется заведующему кафедрой, каждая кафедра входит в состав того или иного факультета). Отношение подчиненности, заданное на структурных подразделениях производства или отдельных персоналиях, формирует организационную структуру СУ, а функциональные обязанности как набор производственных задач – его функциональную структуру;

2) субкультура– совокупность представлений, принципов, типов поведения персонала;

3) оргтехника и материальные средства,используемыепри реализации задач управления (компьютерная и телекоммуникационная техника, рабочие столы и помещения, канцелярские принадлежности и т.д.);

4) стандартные процедуры– точно определенные правила выполнения заданий в различных ситуациях: от технологических операций по ведению деловой переписки (для секретарей) до выполнения собственно управленческих функций, связанных с решением производственных задач (для менеджеров различных уровней управления).

Самипроизводственные задачи по степени сложности и возможности их автоматизации делятся на три вида:

1) структурированные задачи - те, для которых можно задать алгоритм решения, известны входные и выходные параметры. Подобные задачи персоналу приходится решать многократно, они носят рутинный характер. Их решение можно полностью автоматизировать, т.е. свести роль человека к нулю;

2) частично структурированные задачи - те, для которых применяются и строгие алгоритмы решения части подзадач, и эвристические методы, например, профессиональные знания специалистов. Такие задачи можно и целесообразно автоматизировать, что и происходит на практике;

3) неструктурированные задачи –те, для которых либо невозможно создать алгоритм, либо его создание сопряжено с большими сложностями. Возможности автоматизации здесь невелики, поскольку для их решения человек использует собственный опыт и интуицию (т.е. эвристические методы), которые практически не поддаются формализации или позволяют строить грубые модели.

Примером структурированной задачи может служить назначение стипендий в студенческой группе по результатам сессии. В самом деле, алгоритм ее решения достаточно ясен, входные данные – это оценки за экзамены, размер базовой стипендии и правила назначения надбавок, а выходные – список фамилий студентов с назначенными стипендиями.

Неструктурированная задача, например, - это задача формирования рабочей группы для реализации некоторого проекта. Для ее решения необходимо включить в группу профессионалов различного уровня квалификации и распределить их на разные, наиболее подходящие для них, направления работ, учитывая при этом фактор человеческих взаимоотношений в коллективе. Опытный руководитель часто и успешно решает подобные задачи, но автоматизировать их практически невозможно.

Частично структурированная задача может быть проиллюстрирована задачей составления расписания занятий в вузе, которая успешно решается специалистами диспетчерской службы. Одновременно существуют известные алгоритмы составления расписания, которые могут быть использованы для автоматизации.

Стандартные процедуры отвечают следующим функциям управления:

1) учетная(учет) – получение, регистрация, накопление, простейшая первичная обработка фактической информации о реальных производственных процессах;

2) контрольная(контроль) – выявление отклонений фактической информации от плановой;

3) аналитическая(анализ) – выявление причин тех отклонений, которые обнаружены при контроле;

4) нормативная(нормирование) – разработка норм и нормативов для дальнейшего планирования и организации производства;

5) плановая(планирование) – разработка планов по выполнению задач и достижению целей управления. В зависимости от временного периода, на который составляется план, различают виды планирования: долгосрочное – более года; текущее – от месяца до года; оперативное – меньше месяца;

6) организационная(организация) – принятие конкретных мер по выполнению планов. Может включать мотивационную функцию – применение различных методов стимулирования труда: финансовые стимулы, психологические стимулы.

Взаимосвязь функций управления показана на рисунке 1.3. В результате выполнения каждой из них формируется определенная информация, названная далее по имени соответствующей функции.

Обозначения:

- информационная связь, Включает учетную (УИ), контрольную (КИ), аналитическую (АИ), нормативную (НИ), плановую (ПИ), организационную (ОИ) информацию, а также информацию о состоянии ОУ;

- управляющая связь.

Рисунок 1.3 - Взаимосвязь функций управления

Учетную функцию выполняет, в частности, преподаватель, когда отмечает в учетной карточке группы присутствующих на лекции студентов. Учетная информация – это отметки о присутствии или отсутствии студентов. Контроль тогда состоит в выделении отсутствующих студентов в общем списке, поскольку, как правило, посещение лекций является обязательным (т.е. плановым) для студентов. Контрольная информация в этом случае может фиксироваться в памяти преподавателя или в виде выписки с фамилиями отсутствующих. Поскольку причина отсутствия студента может быть уважительной, за контролем следует анализ, в результате которого вырабатывается аналитическая информация, например, в виде записи о причине отсутствия. Предположим, что отсутствие студента вызвано непосильной учебной нагрузкой, заложенной в учебном плане, что привело к физическому срыву и болезни. Тогда следует пересмотреть нормы нагрузки, что выполняется при нормировании процесса обучения. Нормативная информация тогда – это часовые нормы, выделяемые на выполнение самостоятельной работы и аудиторной нагрузки студента. Следует отметить, что нормирование – не обязательная функция СУ. Часто нормы и нормативы «спускаются» на производство из вышестоящей организации, например, общее число часов на обучение, состав обязательных дисциплин и т.п. зафиксированы в Государственном образовательном стандарте специальности или направления. После получения таких норм и нормативов следует планирование учебного процесса – составление учебного плана для специальности конкретного года приема (это долгосрочное планирование – на все время обучения), разработка планов обучения на семестр в виде расписания занятий (это текущее планирование), а также оперативное планирование, например, дополнительных занятий со студентами отдельным преподавателем. Совокупность всех планов составляет плановую информацию. Когда планы составлены, следует организационная функция. Она заключается, например, в вывешивании расписания занятий для студентов, информировании преподавателей об их нагрузке и т.д. Можно сказать, что организационная информация есть управляющая информация для ОУ (по крайней мере, в данном случае).

Показанные на рисунке 1.3 управляющие связи – это сигналы о возможности начала выполнения следующей функции. По существу это также информационные связи, но количество информации в них минимально – она может быть представлена лишь одним битом.