Документальное оформление учета основных средств

Существуют следующие типовые формы учетной документации по учету основных средств:

ОС – 1 «Акт приемки–передачи (внутреннего перемещения) основных средств»

ОС – 2 «Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов»

ОС – 3 «Акт списания основных средств»

ОС – 4 «Акт на списание автотранспортных средств»

ОС – 5 «Акт об установке, пуске и демонтаже строительной машины»

ОС – 6 «Инвентарная карточка учета основных средств»

ОС – 7 «Описи инвентарных карточек учета основных средств»

ОС – 8 «Карточка учета движения основных средств»

ОС – 9 «Инвентарный список основных средств»

ОС – 14 «Расчет амортизации основных средств» (для промышленных предприятий)

ОС – 15 «Расчет амортизации основных средств» (для строительных организаций)

ОС – 16 «Расчет амортизации автотранспортных средств».

Основные средства предприятий формируются в результате:

– капитальных инвестиций (сооружения, изготовления, приобретения);

– взноса учредителей в уставный капитал предприятия;

– в порядке безвозмездной передачи другими хозяйствами.

На каждый принятый в эксплуатацию объект основных средств комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, составляется «Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств» (ф. № ОС-1), в котором указывается первоначальная стоимость объекта, краткая техническая характеристика, место эксплуатации. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту.

Каждому объекту присваивается инвентарный номер, который наносится на сам объект (устойчивой краской, путем прикрепления металлического жетона с номером и т.д.) и в дальнейшем проставляется во всех документах, которыми оформляется движение объекта, а также в инвентарной карточке и в инвентарных списках. Инвентарный номер, присвоенный объекту, сохраняется за ним в течение всего времени нахождения в хозяйстве.

При оформлении приемки основных средств акт (накладная) составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемной комиссией, назначенной руководителем предприятия. Составление общего акта, который оформляет приемку нескольких объектов основных средств, допустимо в случае учета хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют

одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт (накладная), после его оформления, с прилагаемой технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию предприятия, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия или уполномоченным лицом.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт (накладная) выписывается в двух экземплярах работником отдела (цеха) – сдатчиком. Первый экземпляр с росписями получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй – остается в отделе (цехе) – у сдатчика.

При передаче основных средств другому предприятию за определенную плату акт составляется в трех экземплярах: первые два остаются у предприятия, которое сдает основные средства (первый - для отчета, второй - для уведомления на передачу), третий экземпляр передается лицу, которое принимает основные средства.

Типовая форма № ОС-2 «Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» применяется для оформления приема-сдачи основных средств из капитального ремонта, реконструкции и модернизации.

Акт, подписанный работником цеха (отдела), уполномоченный принимать основные средства, и работником цеха (предприятия), который выполнял ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию предприятия. Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет другое предприятие, то акт составляется в двух экземплярах, второй экземпляр передается предприятию, осуществившему ремонт основных средств.

Для оформления выбытия основных средств (кроме автотранспортных средств) при полном или частичном их списании используется Типовая форма № ОС-3 «Акт на списание основных средств». Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной руководителем предприятия. Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй экземпляр остается у лица, несущего ответственность за сохранность основных средств. Затраты по списанию, а также стоимость материальных ценностей, которые поступили от износа и разборки домов, демонтажа оборудования и т.п., отображаются в акте в разделе «Расчет результатов списания объектов».

«Акт на списание автотранспортных средств» (форма № ОС-4) применяется для оформления списания автомобиля грузового или легкового, прицепа или полуприцепа при их ликвидации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией, которая назначается руководителем предприятия (автохозяйства) и утверждается руководителем организации или ответственным лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у ответственного за сохранность основных средств лица.

Типовая форма № ОС-5 «Акт об установке, пуске и демонтаже строительной машины» составляется при установке, пуске и демонтаже строительной машины, взятой напрокат. Подписывается представителем машинопрокатной базы и механиком строительного участка. В указанной форме отражаются также сведения о состоянии машины до ее сдачи напрокат и после возврата.

На каждый объект основных средств открывается «Инвентарная карточка по учету основных средств» (ф. № ОС-6), являющаяся регистром аналитического учета. В карточке содержится наименование и номер объекта основных средств, номер акта и дата приемки, первоначальная стоимость, норма амортизации, краткая характеристика, а также делаются отметки о проведенных ремонтах, перемещении и выбытии. На однотипные объекты небольшой стоимости (инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь и т.п.), поступившие в хозяйство в одном месяце и имеющие одинаковую стоимость, разрешается открывать одну общую инвентарную карточку.

В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» записывают только качественные и количественные показатели основного объекта, а также условия использования и применения, которые к нему относятся, ограничиваясь двумя-тремя наиболее важными для данного объекта показателями, исключая копирование данных, которые имеются на предприятии, технической документации на данный объект.

При значительных изменениях качественных и количественных показателей в характеристике объекта в результате реконструкции (модернизации), проведении перестройки бывшую инвентарную карточку в случае невозможности отображения в ней всех показателей, которые характеризуют реконструированный объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Для обеспечения сохранности инвентарные карточки регистрируются в специальных описях (ф. № ОС-7), записи в которых осуществляют по классификационным группам основных средств. Зарегистрированные в описях карточки хранятся в картотеке, где размещаются по классификационным группам и местам эксплуатации. Карточки недействующих основных средств (в запасе, на консервации) помещаются отдельно.

Ежемесячно итоговые данные инвентарных карточек на поступившие объекты записывают в карточки учета движения основных средств (ф. № ОС-8), которые ведут в размере групп основных средств. Эти карточки заменяют аналитические ведомости по счету «Основные средства». Поэтому их общий итог ежемесячно сверяется с итогами синтетического учета данного счета. На основе итоговых данных карточек учета движения основных средств заполняются отчетные формы движения основных средств.

«Инвентарный список основных средств» (ф. № ОС-9) содержит краткие сведения о каждом объекте по местам их использования (эксплуатации) материально-ответственными лицами. Данные инвентарного списка должны соответствовать записям в инвентарных карточках учета основных средств, которые ведутся в бухгалтерии.

Типовые формы № ОС-14 «Расчет амортизации основных средств» (для промышленных предприятий), № ОС-15 «Расчет амортизации основных средств» (для строительных организаций), № ОС-16 «Расчет амортизации по автотранспорту» используется для расчета амортизации основных средств. Эти регистры являются единственными для расчета амортизации при любой форме ведения бухгалтерского учета в условиях ручной обработки информации. Только при использовании журнально-ордерной формы счетоводства вместо указанных форм для расчета амортизации можно применять одноименную разработочную таблицу № 6.

При документальном оформлении хозяйственных операций и связанных с ними изменений на предприятии происходит движение учетной информации между первичной документацией, регистрами синтетического и аналитического учетов и отчетностью.