Учет депозитарных операций

Депозитарный учет (учет депозитарных операций) – учет ценных бумаг с целью получения полной и достоверной информации о ценных бумагах, включая их владельцев, места хранения и применяемых к ним депозитарных операций.

Руководство кредитной организации путем издания соответствующего приказа возлагает ведение депозитарного учета на бухгалтерию или на специальное подразделение, которое предназначено для ведения депозитарного учета и создано в порядке, предусмотренном нормативными документами и уставом кредитной организации.

Все депозитарные операции, проводимые кредитной организацией с эмиссионными ценными бумагами, должны быть отражены в ее депозитарном учете. Это правило распространяется на ценные бумаги, принадлежащие кредитной организации, и на ценные бумаги, переданные депонентами кредитной организации для хранения, учета прав собственности, осуществления доверительного управления, а также с целью проведения брокерских или иных операций.

Основанием для совершения проводок по лицевым счетам депо, на которых учитываются ценные бумаги, принадлежащие кредитной организации, а также ценные бумаги, переданные клиентами для осуществления доверительного управления и брокерских операций, являются первичные документы подразделений кредитной организации, отвечающих за проведение соответствующих действий с ценными бумагами. Эти документы составляются по итогам проведенных кредитной организацией операций с такими ценными бумагами.

Основанием для совершения проводок по основному балансу являются те же первичные документы и отчет депозитария о выполненной проводке по счетам депо.

Учет эмиссионных ценных бумаг в главе Б «Внебалансовые счета не ведется».

Депозитарии ведут аналитический и синтетический депозитарный учет. В аналитическом учете ведутся аналитические счета депо, на которых учитываются ценные бумаги, принадлежащие конкретным владельцам или находящиеся в конкретном месте хранения. Набор счетов аналитического учета и порядок отражения на них депозитарных операций определяются депозитарием самостоятельно.

Целью синтетического учета является подготовка стандартных отчетов в соответствии с планом счетов депо. В синтетическом учете депозитарий фиксирует состояние синтетических счетов депо, на которых в разрезе выпусков ценных бумаг показаны общей суммой все ценные бумаги, учитываемые в депозитарии и отнесенные к данному синтетическому счету в соответствии с регламентом.

Основой депозитарного учета является аналитический учет ценных бумаг. Остатки на синтетических счетах депо определяются исходя из остатков на аналитических счетах депо.

Учет ценных бумаг на аналитических и синтетических счетах депо ведется в штуках. Дополнительно к ведению депозитарного учета ценных бумаг в штуках допускается учет ценных бумаг на счетах депо в тех единицах, в которых определен номинал ценных бумаг данного выпуска.

Ценные бумаги на счетах депо учитываются по принципу двойной записи: по пассиву депо – в разрезе владельцев и по активу депо – в разрезе мест хранения. Каждая ценная бумага в аналитическом учете должна быть отражена дважды: один раз на пассивном счете депо – счете депонента, и второй раз на активном счете депо – счете места хранения.

Для каждого выпуска ценных бумаг, учитываемых в депозитарии, должен соблюдаться баланс: общее количество ценных бумаг этого выпуска, учитываемых на пассивных аналитических счетах депо, должно быть равно общему количеству ценных бумаг этого выпуска, учитываемых на активных аналитических счетах депо. Не допускается наличие отрицательных остатков на лицевых счетах депо после завершения операционного дня.

В зависимости от характера выполняемых действий различаются три основных класса депозитарных операций:

1) административные операции;

2) бухгалтерские операции;

3) информационные операции.

Административные операции – депозитарные операции, приводящие к изменениям анкет счетов депо, а также содержимого других картотек и журналов депозитария, за исключением остатков ценных бумаг на лицевых счетах депо.

Бухгалтерские операции – депозитарные операции, изменяющие остатки ценных бумаг на лицевых счетах депо. Увеличение или уменьшение остатков на лицевых счетах депо называется дебитованием или кредитованием счета депо. Бухгалтерская операция депозитария может состоять из одной или нескольких проводок. Каждая проводка депозитария изменяет остатки на двух лицевых счетах депо и учитывается по принципу двойной записи – по дебету одного и по кредиту другого лицевого счета. Элементарные проводки подразделяются на четыре типа.

1. Дебет одного активного (нового места хранения) и кредит другого активного (старого места хранения) счета депо.

При такой проводке сумма баланса депо не меняется. Эта проводка оформляет операцию перемещения – изменения места или способа хранения ценных бумаг.

2. Дебет одного пассивного и кредит другого пассивного лицевого счета депо.

При этой проводке сумма баланса депо также не меняется. Такая проводка оформляет операцию перевода ценной бумаги на счет депо другого владельца или перевода ценной бумаги на другой лицевой счет депо в рамках одного и того же счета депо депонента.

3. Дебет активного и кредит пассивного счета.

Сумма баланса депо увеличивается. Эта проводка оформляет приходную операцию – прием ценных бумаг на хранение в депозитарий.

4. Дебет пассивного и кредит активного счета.

Сумма баланса депо уменьшается. Эта проводка оформляет расходную операцию – снятие ценных бумаг с хранения в депозитарии.

Допускается осуществление комплексных проводок, когда один кредитуемый счет корреспондирует с несколькими дебетуемыми или один дебетуемый счет – с несколькими кредитуемыми.

Информационные операции – депозитарные операции, связанные с составлением отчетов о состоянии счетов депо, лицевых счетов депо и иных картотек и справочников депозитария, а также об осуществлении депозитарной деятельности.

Возможно исполнение комплексных депозитарных операций, включающих в себя в качестве составляющих элементов операции различных типов – административные и бухгалтерские. При исполнении комплексной операции изменяется содержимое анкет счетов или других картотек и журналов депозитария, а также остатки на лицевых счетах депо.

Основанием для исполнения депозитарной операции является поручение – документ, переданный в депозитарий и подписанный инициатором операции. Поручения на исполнение административных, бухгалтерских или комплексных операций должны быть документами в бумажной форме. Прием в качестве поручений электронных сообщений или сообщений в иной форме допускается в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ в случае и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Началом выполнения депозитарной операции является прием поручения. Завершением депозитарной операции является передача отчета о выполнении операции всем лицам, указанным в регламенте исполнения данной операции.

Информация обо всех исполненных и исполняемых депозитарием операциях должна содержаться в операционном журнале депозитария. В соответствии с регламентом депозитария операционный журнал депозитария может быть единым или состоять из отдельных операционных журналов счетов депо и лицевых счетов депо.

Переданный получателю отчет о совершении депозитарной операции – официальный документ депозитарного учета. Отчет об исполнении бухгалтерской операции является основанием для совершения проводок в бухгалтерском учете получателя отчета.

При ведении депозитарного учета депозитарий обязан принять все необходимые меры по обеспечению сохранности данных депозитарного учета. При ведении учета на бумажных носителях порядок работы с журналами и картотеками определяется Инструкциями Банка России по работе с бухгалтерскими документами. Подготовленный депозитарием список владельцев ценных бумаг данного выпуска, составленный на определенную дату – документ, являющийся основанием для составления реестра владельцев ценных бумаг. Он может служить расшифровкой балансовых счетов кредитной организации.

При ведении депозитарного учета на бумажных носителях депозитарий обязан строго соблюдать требования к составу и форме документов, перечисленных в Указаниях ЦБР от 30.12.1998 г. № 472-У «О порядке переучета векселей Банком России».

При использовании в депозитарном учете ЭВМ депозитарий обязан обеспечить возможность просмотра любого из документов на экране терминала и получения его копии на бумажном носителе, если данный документ на бумажном носителе отсутствует в депозитарии.

Все материалы депозитарного учета должны иметь одну из перечисленных форм:

1) документ на бумажном носителе;

2) электронная запись, признаваемая документом в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ в случае и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон;

3) электронная запись, достоверность которой подтверждается материалами депозитарного учета в двух вышеперечисленных формах.

Депозитарий самостоятельно выбирает форму хранения того или иного вида депозитарных материалов с учетом требований настоящих Указаний и других нормативных документов, регламентирующих порядок ведения депозитарной деятельности.

Все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета (аналитического и синтетического) должны храниться в депозитарии не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи. По истечении этого периода все материалы депозитарного учета передаются в архив, где должны храниться не менее 5 лет с момента передачи. Если запись депозитарного учета изменяется, то в депозитарии должна быть предусмотрена возможность получить все предыдущие состояния записи за нормативный период ее хранения.

В целях ведения аналитического учета депозитарий открывает аналитические счета депо: счета депо депонентов (пассивные счета депо) и счета депо мест хранения (активные счета депо).

Информация депозитарного учета, хранимая в депозитарии, содержится в журналах и картотеках.

При открытии пассивного счета депо между депозитарием и депонентом должен быть заключен депозитарный договор (договор счета депо), содержащий в соответствии с действующими нормативными актами основные права и обязанности сторон.

Депозитарный договор не заключается в случае, когда депонентом является депозитарий, учитывающий в своем депозитарном учете принадлежащие ему ценные бумаги, а также в случае, когда депонентом является филиал или иное подразделение депозитария.

В отдельных случаях допускается открытие пассивного счета депо с отложенным заключением депозитарного договора. Такой порядок открытия пассивного счета депо возможен в случае осуществления этой операции в пользу третьего лица, а также при зачислении ценных бумаг в пользу клиента, ранее не имевшего счета депо в депозитарии, в его отсутствие. Не допускается списание ценных бумаг с такого счета по поручению депонента или его доверенного лица до заключения депозитарного договора между депозитарием и депонентом.

Открытие активного счета депо производится на основании распоряжения администрации депозитария, которое определяет основные характеристики открываемого счета.

Открытие счета депо не обязательно сопровождается немедленным зачислением на него ценных бумаг. Допускается наличие счета депо, на котором не учитываются никакие ценные бумаги.

При открытии счета депо ему присваивается уникальный в рамках депозитария код. Правила кодирования счетов депо определяются депозитарием самостоятельно. Все открываемые счета депо регистрируются в журнале регистрации счетов депо. Журнал регистрации состоит из двух разделов: счета депо депонентов (пассивные) и счета депо мест хранения ценных бумаг (активные). Допускается разбивка разделов на подразделы в целях раздельной регистрации различных типов счетов депо.

При открытии счета депо заполняется анкета счета, которая должна содержать следующие реквизиты:

1) код счета (код счета в кодировке депозитария);

2) тип счета (тип счета по классификации депозитария);

3) номер и дату операции по открытию счета (номер операции указывается по операционному журналу депозитария);

4) владельца счета. Для пассивного счета – депонент. Для активного счета – организация-владелец места хранения, с которой депозитарием заключен договор о хранении ценных бумаг (если место хранения находится вне депозитария). Это поле должно содержать код анкеты соответствующего юридического или физического лица. Если у депонента или у организации может быть открыто в депозитарии не более одного счета, то в этом поле может полностью содержаться анкета соответствующего лица;

5) денежный счет. Денежный счет владельца счета депо, на который перечисляются доходы, полученные владельцем ценных бумаг, учитываемых на счете, или доходы, причитающиеся владельцу за проведение депозитарных операций со счетом;

6) способ получения доходов. В этом поле должен быть указан один из предусмотренных в регламенте депозитария способ получения доходов владельцем счета. Например, переводом на денежный счет, почтовым переводом, наличными и т. п.

7) способ приема поручений от владельца счета. В этом поле должны быть указаны согласованные с владельцем счета способы передачи поручений для проведения депозитарных операций по счету. Например, лично через доверенное лицо, по электронным сетям и т. п.;

8) способ передачи информации владельцу счета. В этом поле должны быть указаны согласованные с владельцем счета способы передачи отчетов о выполненных депозитарных операциях и другой информации, связанной со счетом депо и с ценными бумагами, учитываемыми на счете. Например: лично, по почте, через абонентский ящик и т. п.;

9) распорядители счета. Указываются коды карточек физических лиц, уполномоченных отдавать поручения по данному счету. В случае, если на каждого распорядителя не заводится отдельная карточка, возможно хранение информации о распорядителях счета и образцов их подписей в этом поле;

10) номер и дату последней административной операции со счетом. Последняя операция, проведенная со счетом в целом. После закрытия счета это поле содержит дату и номер операции закрытия счета;

11) статус счета. Указывается код состояния счета по классификации депозитария. Статус счета определяет совокупность допустимых депозитарных операций, которые можно проводить со счетом.

Если депонент ранее не имел счетов депо в депозитарии, то на него заполняется анкета физического или юридического лица. Форма анкеты разрабатывается депозитарием самостоятельно. Если счет депо места хранения открывается на имя организации, до этого не хранившей ценные бумаги данного депозитария, то на эту организацию также заполняется анкета. В случае, если в депозитарии одно лицо, как правило, является депонентом не более чем одного счета, то анкета владельца счета может быть включена в состав анкеты счета. Дополнительно к анкете счета депозитарий может оформить краткую анкету счета, содержащую часть полей анкеты и необходимую депозитарию для ведения оперативной работы. Реквизиты и форма краткой анкеты определяются депозитарием самостоятельно.

При закрытии счета депо в регистрационном журнале счетов депо проставляется дата закрытия.

Не может быть закрыт счет депо, на лицевых счетах которого числятся ценные бумаги.

Закрытие счета депо с нулевыми остатками на лицевых счетах производится по письменному поручению депонента. Счет депо с нулевыми остатками может быть закрыт по инициативе депозитария, если в течение 1 года (или срока, предусмотренного регламентом депозитария) с ним не производилось никаких операций и такой порядок закрытия счетов депо предусмотрен регламентом депозитария.

Не допускается повторное открытие ранее закрытого счета депо.

Информация о закрытых счетах депо должна быть доступна в том же режиме, что и информация об открытых счетах не менее 3 лет с момента закрытия. По истечении этого периода информация о закрытых счетах депо передается в архив, где должна храниться не менее 5 лет с момента передачи в архив. Дата списания счета в архив, а также информация, необходимая для нахождения счета в архиве, заносится в регистрационный журнал закрытых счетов депо.

Не допускается использование кодов закрытых счетов депо до списания счета в архив. Не рекомендуется повторное использование кодов закрытых счетов депо после списания счета в архив.

Для организации учета ценных бумаг в рамках счета депо открываются лицевые счета. Лицевой счет депо является минимальной неделимой структурной единицей депозитарного учета. На нем учитываются ценные бумаги одного выпуска с одинаковым набором допустимых депозитарных операций.

Остатком ценных бумаг на лицевом счете депо является количество (в штуках) ценных бумаг, учитываемых на нем. Депозитарий вправе одновременно с хранением остатка на лицевом счете в штуках дополнительно хранить величину остатка в номинальных единицах данного выпуска ценных бумаг. Остаток ценных бумаг является текущим состоянием лицевого счета.

Открытие лицевого счета происходит в рамках счета депо (в том числе в рамках счета депо депонента) и не требует заключения между депозитарием и депонентом отдельного договора. Порядок открытия лицевых счетов депо определяется регламентом депозитария. При открытии лицевого счета на него заполняется регистрационная карточка лицевого счета, которая помещается в картотеку лицевых счетов счета депо.

При открытии лицевому счету присваивается уникальный в рамках счета депо код. Правила кодирования лицевых счетов определяются депозитарием самостоятельно. Разрешается повторное использование кода после закрытия лицевого счета.

При открытии каждому лицевому счету однозначно сопоставляется синтетический счет депо, на котором отражаются находящиеся на данном лицевом счете ценные бумаги. Правила соответствия лицевых и синтетических счетов депо определяются депозитарием самостоятельно, но не должны противоречить настоящим правилам и иным нормативным документам Банка России, регламентирующим порядок учета депозитарных операций. Для сохранения сведений об операциях, совершенных с лицевым счетом, и о его состоянии в прошлом при лицевом счете ведутся два журнала: операционный журнал лицевого счета и журнал оборотов.

Операционный журнал лицевого счета содержит сведения обо всех бухгалтерских операциях с лицевым счетом. Операционный журнал лицевого счета содержит текущее количество ценных бумаг на лицевом счете.

Сведения об административных и информационных операциях с лицевыми счетами помещаются в операционный журнал счета депо, в рамках которого открыт данный лицевой счет.

Журнал оборотов лицевого счета содержит остатки ценных бумаг и обороты по лицевому счету на конец тех операционных дней, в течение которых было движение по лицевому счету.

Не допускается наличие в течение длительного периода лицевых счетов с нулевым остатком. Лицевые счета, на которых имеется нулевой остаток в течение более чем 30 дней (или в течение иного срока, предусмотренного регламентом депозитария), закрываются. Возможно введение иного порядка закрытия лицевых счетов депо в соответствии с правилами обращения конкретного выпуска ценных бумаг.

Не может быть закрыт лицевой счет с ненулевым остатком ценных бумаг.

При закрытии лицевого счета в его регистрационной карточке проставляется дата закрытия, а в операционном журнале счета депо делается запись о закрытии лицевого счета. Регистрационная карточка закрытого лицевого счета вместе с операционным журналом и журналом остатков помещаются в картотеку закрытых лицевых счетов счета депо.

Разделом счета депо называется учетный регистр, образуемый совокупностью лицевых счетов счета депо, депозитарные операции с которыми регламентированы одним документом.

Порядок открытия разделов счетов депо определяется регламентом депозитария. Открытие раздела счета сопровождается оформлением базового документа, регламентирующего допустимые депозитарные операции с лицевыми счетами, отнесенными к данному разделу. Возможные виды базовых документов разделов определяются регламентом депозитария. Базовым документом может быть: договор (соглашение) между депозитарием и депонентом; договор между депонентом и третьим лицом, удостоверенный депозитарием; договор между депозитарием и оператором; распоряжение администрации депозитария и т. п. Набор используемых разделов счетов депо и типы базовых документов определяются депозитарием самостоятельно.

Открытие раздела счета депо не обязательно сопровождается немедленным отнесением к этому разделу одного или группы лицевых счетов. Раздел, к которому относится лицевой счет, определяется при открытии данного лицевого счета. Если в рамках счета депо открыты разделы счета, то карточки лицевых счетов в картотеке лицевых счетов счета депо хранятся упорядоченными по разделам. Если лицевой счет отнесен к некоторому разделу счета депо, то идентификатор соответствующего раздела должен быть указан в карточке лицевого счета. При открытии разделу присваивается уникальный в рамках счета депо код. Правила кодирования разделов определяются депозитарием самостоятельно. В рамках счета депо коды разделов не должны совпадать с кодами лицевых счетов. Допускается повторное использование кода после закрытия раздела счета.

Все операции с документами, относящимися к разделу счета депо, отражаются в операционном журнале счета депо. Отдельный операционный журнал раздела счета депо не ведется.

При закрытии раздела в его регистрационной карточке проставляется дата закрытия, а в операционном журнале счета депо делается запись о закрытии раздела. Регистрационная карточка закрытого раздела помещается в картотеку закрытых разделов счета депо. Порядок закрытия раздела определяется базовым документом, регламентирующим депозитарные операции с разделом. Не может быть закрыт раздел, к которому отнесены незакрытые лицевые счета.

Разрешается открытие разделов счета депо в рамках ранее открытых разделов – если это предусмотрено регламентом депозитария и соответствует иерархии базовых документов. При открытии раздела в рамках более широкого раздела в регистрационной карточке раздела должен быть указан идентификатор объемлющего раздела. Не допускается частичное пересечение разделов счета депо.

Ценные бумаги в депозитарии могут находиться в открытом или в закрытом хранении. Порядок определения способа хранения ценных бумаг должен быть однозначно сформулирован в регламенте депозитария и в депозитарном договоре с депонентом. Все ценные бумаги, учитываемые на одном лицевом счете, хранятся одним и тем же способом.

При открытом способе хранения на лицевом счете депонента учитывается только суммарное количество ценных бумаг без указания их индивидуальных признаков (таких как номер, серия, разряд) и без указания индивидуальных признаков удостоверяющих их сертификатов. Если ценные бумаги на данном лицевом счете находятся в открытом хранении, то депонент вправе отдавать депозитарию поручения только по отношению к определенному количеству ценных бумаг без указаний индивидуальных признаков. Если способ хранения ценных бумаг для данного лицевого счета определен как закрытый, то, помимо суммарного количества ценных бумаг, депозитарий обязан хранить справочник номеров. Справочник номеров должен содержать информацию, позволяющую выяснить, кто является владельцем конкретной ценной бумаги (ценных бумаг, удостоверенных конкретным сертификатом) и в каком конкретном месте хранения она находится. Справочники номеров ведутся раздельно для всех выпусков ценных бумаг, находящихся в закрытом хранении. При за-крытом способе хранения депозитарий обязуется исполнять поручения депонента в отношении любой конкретной ценной бумаги, учтенной на его счете депо (ценных бумаг, учтенных на его счете депо и удостоверенных конкретным сертификатом). Формат справочника номеров определяется депозитарием самостоятельно.

Для наличных выпусков ценных бумаг правила приема и выдачи сертификатов ценных бумаг, находящихся в открытом и в закрытом хранении, должны быть приведены в регламенте депозитария. Основой для подготовки внутренних инструкций депозитария, описывающих порядок работы с наличными ценными бумагами, сертификаты которых принимаются депозитарием в открытое хранение, являются инструкции, определяющие порядок эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банка. Основой инструкций по порядку работы с наличными ценными бумагами, принимаемыми депозитарием в закрытое хранение, являются инструкции по порядку приема на хранение ценностей.

Для каждого выпуска ценных бумаг, учитываемых в депозитарии, депозитарий обязан хранить анкету выпуска ценных бумаг. Анкета выпуска хранится в картотеке выпусков ценных бумаг. Она должна содержать сведения, достаточные для организации депозитарного учета ценных бумаг данного выпуска. Реквизиты анкеты выпуска устанавливаются депозитарием самостоятельно.

Анкета выпуска ценных бумаг заполняется депозитарием заблаговременно или непосредственно при первом приеме на учет ценных бумаг данного выпуска. Не допускается ведение депозитарного учета ценных бумаг без заполнения анкеты данного выпуска. Датой принятия выпуска ценных бумаг на обслуживание является дата заполнения анкеты выпуска.

После погашения всех ценных бумаг выпуска или в случае, если учет ценных бумаг данного выпуска не предполагается в будущем, выпуск ценных бумаг может быть снят с обслуживания в депозитарии. При этом в анкете выпуска проставляется дата снятия с обслуживания, и она помещается в картотеку выпусков, снятых с обслуживания. При повторном принятии того же выпуска на обслуживание на него должна быть заполнена новая анкета. Не может быть снят с обслуживания выпуск, если хотя бы один лицевой счет содержит ненулевой остаток по данному выпуску ценных бумаг.

Порядок приема поручений, формы отчетов об исполнении депозитарных операций, правила отражения операций в депозитарном учете, промежуточные этапы исполнения операций, состав получателей отчетов и иные особенности выполнения депозитарных операций включаются в операционный регламент депозитария и определяются депозитариями самостоятельно с учетом требований Указаний ЦБР от 30 декабря 1998 г. № 472-У и других документов Банка России, регламентирующих депозитарную деятельность. Дополнительные условия, определяющие порядок исполнения депозитарных операций, могут быть включены в депозитарный договор.

Исполнение депозитарной операции начинается с приема поручения – документа, переданного в депозитарий и подписанного инициатором операции. Возможно также начало исполнения депозитарной операции при наступлении срока или события, предусмотренного депозитарным договором или дополнительным соглашением. Формы поручений определяются регламентом депозитария. Не допускается прием поручений на исполнение административных, бухгалтерских и комплексных операций в устной форме. Прием поручений в электронной форме допускается в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ в случае и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Допускается прием поручений на исполнение информационных операций в устной форме, если это предусмотрено регламентом депозитария. При исполнении операции по инициативе администрации поручение на исполнение должно быть оформлено в порядке, предусмотренном регламентом депозитария.

Принятые поручения сохраняются в картотеке поручений депозитария в течение 3 лет после завершения операции, после чего передаются в архив, где хранятся не менее 5 лет после приема в архив.

Завершением депозитарной операции является передача отчета о выполнении операции всем лицам, указанным в регламенте исполнения данной операции в качестве получателей отчета. Обязательной является передача отчета инициатору операции. При совершении операции со счетом депо депонента, произведенной не по его инициативе и не по инициативе уполномоченного им лица, отчет о совершенной операции должен быть передан, помимо инициатора, депоненту. Так, вне зависимости от инициатора операции отчет об операциях зачисления ценных бумаг на лицевые счета депо должен быть передан депоненту.

Порядок и периодичность передачи отчетов получателям определяется регламентом депозитария (лично, по доверенности, через абонентский ящик, путем отправки по почте и т. п.) и должен быть оговорен в регламенте депозитария и депозитарном договоре с депонентом. Переданный получателю отчет о совершении бухгалтерской депозитарной операции является основанием для совершения проводок в бухгалтерском учете получателя. Претензии по исполненным депозитарным операциям принимаются в порядке, предусмотренном регламентом депозитария и депозитарным договором. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, депозитарий обязан исполнять письменные поручения государственных органов: судебных, дознания, следствия. Поручения государственных органов должны сопровождаться соответствующими документами: решение суда, исполнительный лист, постановление о наложении ареста и т. п.

Контроль за исполнением депозитарных операций, осуществляются с помощью составления на первое число каждого месяца по всем лицевым счетам проверочной ведомости остатков лицевых счетов аналитического учета. Проверочные ведомости подписываются ответственным исполнителем и руководителем депозитария. Допускается хранение проверочных ведомостей в электронной форме.

Лицевые счета в проверочных ведомостях группируются по счетам депо, а внутри счета депо – по выпускам ценных бумаг. Счета депо в проверочных ведомостях группируются по активу и пассиву.

Депозитарий обязан обеспечить на регулярной основе контроль за правильностью аналитического учета. Контроль должен включать в себя проверку заполнения первичных документов и соответствия проведенных операций первичным документам, а также проверку отсутствия технических ошибок при совершении депозитарных операций и правильность отражения на активных счетах реальных активов. Процедуры контроля за правильностью аналитического учета устанавливаются депозитарием самостоятельно и должны быть описаны в служебных инструкциях депозитария.

Для ведения синтетического учета ценных бумаг, находящихся на хранении, в депозитарии открывается новая глава: В. Счета депо.

Для ведения синтетического учета депозитарий самостоятельно устанавливает правила соответствия лицевых счетов депо аналитического учета счетам депо синтетического учета. Эти правила должны быть согласованы с назначением синтетических счетов депо. Отражение в синтетическом учете проводок, совершаемых депозитарием по аналитическим счетам при исполнении депозитарных операций, должно соответствовать требованиям, предъявляемым к отражению депозитарных операций на синтетических счетах депо.

Материалами синтетического учета являются сводные карточки выпусков, балансы депо и оборотные ведомости.

Сводные карточки ведутся отдельно по выпускам ценных бумаг, обслуживаемым в депозитарии, в разрезе синтетических счетов депо внутри выпуска.

В сводных карточках выпусков ценных бумаг регистрируются итоги оборотов за день и остатки на начало и конец операционного дня по синтетическим счетам депо для данного выпуска, сгруппированные по активу и пассиву депо. Сводная карточка выпуска составляется для каждого выпуска ежедневно за исключением 3 дней, для которых по всем синтетическим счетам депо данного выпуска обороты нулевые. В день принятия выпуска на обслуживание заполняется первая сводная карточка, а при снятии выпуска с обслуживания – последняя сводная карточка, которая должна содержать нулевые остатки по всем синтетическим счетам депо на конец дня.

Сводные карточки составляются на основании журналов оборотов лицевых счетов депо до начала следующего рабочего дня. Краткий баланс депо составляется ежедневно по данным сводных карточек в разрезе актива и пассива депо для всех выпусков ценных бумаг, находящихся на обслуживании в депозитарии, с выведением суммарных итогов по всем выпускам. Обобщенный баланс депо является составной частью краткого баланса депо и содержит только итоги по активу и по пассиву по всем выпускам ценных бумаг, находящихся на обслуживании в депозитарии. Обобщенный баланс не составляется и не хранится отдельно от краткого, а в тех случаях, когда требуется предоставление обобщенного баланса, он готовится как выдержка из краткого.

Сводные карточки и краткий баланс депо должны быть составлены, как правило, к началу следующего рабочего дня. Правильность составления краткого баланса депо проверяется равенством итогов по активу и пассиву для каждого выпуска ценных бумаг. Баланс подписывается составившим его сотрудником и руководителем депозитария.

На первое число каждого месяца по данным сводных карточек выпусков в депозитарии составляется полный баланс депо. Полный баланс депо составляется по каждому выпуску ценных бумаг в разрезе синтетических счетов депо с выведением итогов по активу и пассиву депо. Ежеквартально по данным сводных карточек по каждому выпуску ценных бумаг составляется оборотная ведомость, которая содержит в разрезе синтетических счетов депо с выведением итогов по активу и пассиву остатки на начало года, обороты с начала года и остатки на конец отчетного периода. Суммарная оборотная ведомость содержит результаты, получаемые суммированием соответствующих полей по всем оборотным ведомостям выпусков ценных бумаг.

До ежемесячного подписания полного баланса депо и ежеквартального подписания суммарной оборотной ведомости эти материалы должны быть сверены с проверочными ведомостями, составленными по данным аналитического учета.

Кредитные организации, ведущие депозитарную деятельность, представляют материалы синтетического учета депозитарных операций в территориальные учреждения Банка России. Материалы представляются в Главное территориальное управление (Национальный банк) Банка России, зарегистрировавшее кредитную организацию в качестве депозитария. Если кредитная организация не зарегистрирована в качестве депозитария, то материалы передаются в территориальное учреждение Банка России по месту регистрации кредитной организации. На каждом отчете по депозитарным операциям должен быть указан регистрационный номер депозитария, а при отсутствии регистрационного номера – название кредитной организации и номер банковской лицензии.

Не должны представлять материалы синтетического депозитарного учета кредитные организации, которые не хранят и не учитывают ценные бумаги. Кредитные организации, учитывающие в своем депозитарии только принадлежащие им самим ценные бумаги, представляют материалы синтетического депозитарного учета только по специальным запросам Банка России.

Кредитные организации, у которых имеются филиалы, осуществляющие депозитарные операции, подают по месту нахождения кредитной организации отчеты, состоящие из материалов синтетического учета депозитарных операций головного подразделения, всех своих филиалов, а также суммарный отчет. Материалы синтетического учета по депозитарным операциям филиалов кредитных организаций также передаются в территориальные учреждения Банка России по месту нахождения филиала в качестве справочного материала. Кредитные организации обязаны ежеквартально представлять территориальному учреждению Банка России суммарную оборотную ведомость и ведомость остатков на корреспондентских счетах депо.

Территориальные учреждения Банка России обязаны контролировать сроки поступления отчетов, проверить соблюдение формы, целостность и непротиворечивость поступивших в отчете данных.

Материалы синтетического учета депозитарных операций передаются в территориальные учреждения Банка России в двух экземплярах: бумажном и электронном. Ответственность за идентичность поданных материалов возлагается на отчитывающуюся кредитную организацию. Передаче в Департамент контроля за деятельностью кредитных организаций на финансовых рынках подлежит только отчет в электронной форме. Правила кодирования электронных материалов должны соответствовать «Временному положению о депозитарных операциях банков в РФ».