Ясность целей является главным определяющим фактором обеспечения эффективности.

Цели (показатели планов) являются исходной базой для планирования; они ложатся в основу построения организационных отношений, на цели опирается система мотивации; цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда (деятельности) отдельных работников, подразделений и организаций в целом.

Цели для придания им определенности и четкости структурируют по различным признакам. По временному признаку выделяют два типа целей: долгосрочные и краткосрочные, которые имеют большое различие и свои особенности.

Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация в таких вопросах как кто, что и когда должен выполнять. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливают еще и промежуточные цели, которые называют среднесрочными.

Цели формируются ситуационно и обычно охватывают следующие области:

· Экономические результаты деятельности

· Эффективность использования ресурсов

· Взаимодействие с потребителями

· Положение на рынке

· Потребности и благосостояние сотрудников

В крупных организациях, имеющих ряд различных структурных подразделений и несколько уровней управления, формируют иерархию (дерево) целей, представляющую собой декомпозицию (разбитие/детализацию) целей более высокого уровня в цели более низкого уровня. При правильном построении иерархии целей (дерева целей), каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в достижение общих целей организации.

Цели должны отвечать некоторым обязательным требованиям, а именно: быть достижимыми, гибкими, измеримыми, конкретными, совместимыми и приемлемыми.

Установление целей предполагает прохождение следующих трех фаз:

· Анализ и выявление тенденций в окружающей среде

· Установление общих для организации целей

· Построение иерархии (дерева) целей

Управление по целям (УПЦ)

Целевое управление – это профессиональный подход к управлению, позволяющий посредством систематического формирования и реализации программ (комплексных планов) или целевых планов – устанавливать:

1. – что должно быть сделано (после анализа – почему это должно быть сделано);
2. – как это должно быть сделано;
3. – когда это должно быть сделано;
4. – сколько это будет стоить;
5. - какие показатели результатов следует считать удовлетворительными;
6. – что сделано для достижения целей;
7. – какие и когда должны быть предприняты корректирующие действия.

УПЦориентировано на конечный результат и представляет собой процесс определения целей для каждого подразделения\должности и координации усилий по их достижению.

Определение целей и разработка планов их достижения должна осуществляться с максимальным привлечением персонала. Менеджеры должны регулярно анализировать ход выполнения планов действий по достижению целей, вносить коррективы, а в конце периода - производить окончательный анализ и подведение итогов, в ходе которых полученные результаты соотносятся с намеченными целями и делаются выводы на будущее. Затем устанавливаются новые цели на следующий период (обычно на месяц\год).

УПЦ используется как подход к управлению всей фирмой, а также – к оценке эффективности\производительности работников\подразделений и как основа для вознаграждения подразделений\работников и руководителей.

УПЦ основано на той предпосылке, что чем яснее понимается цель, тем больше вероятность ее достижения, а прогресс можно измерить только по отношению к поставленной цели.

УПЦ, распространенное на всю организацию, является также способом интеграции (взаимоувязки, согласования и объединения) действий различных функциональных подразделений компании. Кроме того, на Западе УПЦ пропагандируется также и как наилучший метод оценки исполнения, позволяющий подчиненному участвовать в определении возможных результатов, а для руководителей - определять их роль по отношению к подчиненным больше как помощников, а не как судей.

В этом подходе цель и результат неразделимы. Управляя работами по достижению целей, следует постоянно учитывать достигнутые результаты (принцип – «от достигнутого»). Перечисленные в начале этого подразделе 7 задач целевого управления отражает это единство, так как первые 4 из них относятся к функции планирования, а последние 3 – к функции контроля.

Таким образом, управление по целям (УПЦ) – это метод управления, предусматривающий системное определение менеджерами и сотрудниками целей для каждого подразделения\проекта и работника, которые затем используются для планирования и наблюдения за результатами деятельности организации. Модель УПЦ представлена на следующей схеме.

Эффективный процесс УПЦ включает 4 стадии:

1. Постановка целей: формулирование количественных и качественных целей – конкретных и реалистичных. За решение поставленных целей / задач должны нести ответственность конкретные сотрудники. Целесообразно участие ответственных в формировании целей\заданий.

2. Разработка планов\программ действий, т.е. конкретных шагов – планы / графики / меры по достижению целей со сроками и ответственными. Планы лучше формировать в 2-х разрезах:

- Оперативные планы (текущие) – основная деятельность

- Перспективные планы – совершенствование, повышение эффективности, развитие.

3. Контроль над движением к целям.Периодически менеджеры должны контролировать»графики движения» к целям, оценивая состояния продвижения. При необходимости вносятся коррекции.

4. Оценка результатов деятельности (может полагаться в основу системы вознаграждения). В целом служит для оценки результатов, уточнения целей и постановки целей на последующие периоды в новом цикле.